Ежедневник в Excel. II часть

Ежедневник в ExcelЕжедневник в Excel часть II.

Продолжим разбираться с ежедневником.

Первая часть статьи здесь.

Грех было бы не использовать возможности форматирования в Excel  для большей наглядности.

Вот что здесь можно сделать:

  • Автоматическое отображение текущей даты. В Excel есть функция СЕГОДНЯ(), которая сама выводит текущую дату. Для наглядности, эту функцию можно улучшить, чтобы отображалась не просто числа, а целый текст и указывался день недели. Для этого в ячейку просто нужно внести формулу
    =СЦЕПИТЬ(«Сегодня «;ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();»дддд, «);ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();»[$-FC19]Д ММММ ГГГГ \го\да\.»)).
  • На основании сегодняшней даты, необходимо добиться, чтобы таблица автоматически сигнализировала о целях и задачах, срок которых уже приближается к критическим. Для долгосрочных целей, если указан срок, сигнал должен появиться за месяц. Для среднесрочных — за неделю. Также, если какая-либо запланированная встреча должна произойти сегодня, то она должна быть выделена аналогичным образом.
    • Я долго не думал, а просто определил правило окрашивания выделяемых ячеек в красный цвет. Для этого в Excel версии 2007 года и выше имеется инструмент условного форматирования ячеек.
    • Для начала нам необходимо в какой-нибудь свободной ячейке внести функцию СЕГОДНЯ. Это необходимо для того, чтобы сравнивать даты. Формула, которую мы внесли для отображения текущей даты в удобном для нас виде не годится. Внесем функцию в ячейку Е11, а затем установим белый цвет шрифта, чтобы запись нас не отвлекала.
    • Теперь определяем правило форматирования для блока долгосрочных задач:
      1. Выделяем все ячейки блока
      2. Нажимаем на кнопку «Условное форматирование» и выбираем из выпадающего списка «Создать правило».
      3. В открывшемся окне выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
      4. В поле для ввода формулы вносим: =И(($B2-$E$11)<=30;($B2-$E$11)>0). Как видим, мы установили два условия для окрашивания — срок должен быть меньше или равен 30 дням (месяц) и быть больше нуля (чтобы исключить окрашивание незаполненных ячеек).
      5. Нажимаем на кнопку «Формат», открываем закладку «Заливка» и выбираем красный цвет.
    • Для блока среднесрочных задач все проделываем аналогично, но формула здесь будет чуть другая: =И(($E2-$E$11)<=7;($E2-$E$11)>0).
    • Для блока встреч формула должна сравнивать текущую дату с числом, указанным для встречи. но, предварительно, мы должны округлить значение даты встречи, чтобы исключить из сравнения время. Ведь время, если перевести его в числовой формат, эквивалентно дробным значениям. В противном случае даже если дата сегодняшняя, сравнение укажет разные значения. Формула будет следующей: =ОКРУГЛВНИЗ($H2;0)=$E$11

Ежедневник готов!

Как им пользоваться

Каждое утро открывайте его, и определяйте план на сегодня. Вечером корректируйте текущие задачи в зависимости от их выполнения, планируйте встречи. Выполненные задачи складывайте в корзину и отмечайте дату ее выполнения и ценные идеи, возникшие в ходе ее выполнения.

Каждую пятницу проводите ревизию корзины и блока среднесрочных задач. Если приходите к мысли, что сроки не реальны или мероприятие потеряло актуальность, не бойтесь их редактировать. Планировщик для того, чтобы не забывать и управлять своей жизнью. Мы его хозяева, а не наоборот.

В последний день месяца анализируйте, насколько вы приблизились к выполнению долгосрочных целей. Принимайте решение о коррекции, при необходимости. Редактируйте среднесрочные цели.

Когда есть свободное время, обращайте внимание на блок идей. Возможно, они послужат поводом для новых задач или изменению стратегии.

Если специфика вашей деятельности предполагает перемещения, распечатайте эту страницу и носите ее вместе с записной книжкой. Все необходимые заметки вносите сюда, и переносите на компьютер вечером.

Мой вариант ежедневника можно скачать здесь.

Желаю вам успехов!

Пожелания пишите в комментариях. Если статья понравилась — прошу вас нажать на одну из кнопок ниже.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *