Ежедневник в Excel. I часть

Ежедневник в ExcelЕжедневник в Excel часть I.

Многие из нас ведут ежедневники.

Вещь очень полезная, но не всегда удобная.

У меня, например, ежедневник неизбежно превращался в записную книжку.

А планы, даже если я их там вел, регулярно перечеркивались. Более удобным для планирования я считаю различные электронные варианты. Один из них — Excel.

Конечно, если уж говорить об электронном планировщике, то почему бы не использовать предназначенный исключительно для этого MS Outlook?

Однако:

  • во-первых, он удобен далеко не всем;
  • во вторых, его требуется специально осваивать;
  • в-третьих, его затруднительно перемещать с одного рабочего места на другой (если, к примеру, постоянное рабочее место отсутствует).

А таблица Excel настолько проста и понятна с точки зрения интерфейса, что можно сесть за компьютер, и тут же накидать план хоть на день, хоть на год.

Идея использовать Excel для ведения ежедневника принадлежит не мне. Впервые я с этим столкнулся на сайте известного тайм-менеджера Глеба Архангельского www.improvement.ru.

Подчеркну — это только идея. Прелесть Excel в том, что он гибок, и каждый может настроить ежедневник под себя.

Я же расскажу о своем варианте, и объясню, почему он именно такой. Первоначально планировщик выглядел точно так, каким его предложил Глеб архангельский. Однако, со временем, что-то было изменено под меня лично, а от чего-то я попросту отказался.

Логика ежедневника-планировщика

Логика планировщика в ExcelЛогика планировщика в Excel включает следующие принципы:

  1. Основной принцип предложенного подхода — ежедневник должен входить в экран и иметь возможность быть распечатанным на одной странице (А4 или А5 — это на ваш выбор).
  2. Должны быть верно учтены зоны распределения внимания — первоначально мы смотрим в левую верхнюю зону, проходим слева на право, переключаемся в центр. Держим в поле зрения левую сторону и в самую последнюю очередь обращаем внимание на правую нижнюю зону.
  3. Человек одномоментно может держать в зоне своего внимания не более трех единиц информации.
  4. Планирование должно учитывать стадии — долгосрочное планирование, среднесрочное планирование, краткосрочное планирование.
  5. За максимальный период планирования принимаем год. На мой взгляд, это наиболее оправдано для регулярного тайм-менеджмента. Впрочем, если пожелаете, можете сверху посередине написать задачи из разряда жизненных целей. В этом случае планировщик будет иметь более целостный вид.
  6. Любой план может меняться. Это не должно нарушать структуру планировщика.

Структура ежедневника в Excel

Таким образом получаем следующий вариант структуры ежедневника (нетерпеливые в конце второй части этой статьи могут скачать его образец):

Структура ежедневника Excel

Что мы здесь имеем:

  1. Левая верхняя часть для долгосрочных планов. Это задачи наиболее высокого уровня обобщения. О них мы должны постоянно помнить. Из них формулируются среднесрочные цели. Их ревизию мы проводим 1 раз в месяц, в зависимости от выполнения среднесрочных целей. При желании, можно указать срок.
  2. Верхняя средняя часть для среднесрочных целей. Они логически вытекают из долгосрочных. Нередко среднесрочные цели не связаны с долгосрочными, если в организации, в которой вы работаете, задачи вам ставятся без учета стратегии. Но это уже другая тема. В идеале, конечно, среднесрочные цели призваны способствовать достижению долгосрочных. В этом блоке срок указывать очень желательно. Ревизия блока проводится еженедельно.
  3. Правая верхняя часть для планирования встреч. Здесь все просто — пишем, с кем и где встречаемся, и указываем время встречи. Зона должна привлекать внимание в день, когда встреча запланирована. О том, как это сделать, поговорим ниже.
  4. Средняя зона для оперативного ежедневного планирования. Как можно уже догадаться, ежедневные задачи вытекают из среднесрочных целей. В России, конечно, очень часто срочные связаны с авралами в результате отсутствия долгосрочного планирования и выставления приоритетов. Но это тоже отдельная тема. Для выделения этой зоны, я окрасил ее в желтый цвет.
  5. Левая нижняя сторона отведена для внесения возникающих идей для их последующего более глубокого обдумывания. Маленькая записная книжка. Очень важный творческий инструмент.
  6. Правая нижняя сторона — своеобразная мусорная корзина. Когда задача выполнена, она помещается сюда. В колонке «Примечания» можно написать дату выполнения (полезно для отчетов руководству), а также обзор ошибок и идей для дальнейшего планирования. Рекомендую проводить ревизию корзины еженедельно, удаляя пункты, по которым отчет или анализ уже сформированы.

В следующей статье я расскажу как дополнительно настроить ежедневник в Excel и как им пользоваться.

Пожелания пишите в комментариях. Если статья понравилась — прошу вас нажать на одну из кнопок ниже.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *