График смен. I часть

График смен в ExcelГрафик смен. Часть I.

Как показывает анализ посещений страниц этого сайта, читателей интересуют готовые файлы для офисной работы.

А описание порядка их разработки, и, уж тем более, разбор макросов спросом не пользуются.

Поэтому я решил ограничиться выкладыванием готовых решений Excel и описанием порядка их использования.

Думаю, так будет практичнее. А о том, как создавать такие файлы, можно пообщаться отдельно в комментариях.

А сейчас вернемся к инструментарию кадровиков. В я писал об учете рабочего времени. Точнее – о создании автозаполняемого табеля рабочего времени Т-12. Хотя там и предлагалась форма ввода данных об отработанном времени сотрудников, но она не позволяла вести, например, посменный учет. Для планирования графика смен и расчета отработанного времени в соответствии с выбранным графиком, лучше использовать файл, созданный специально для этих целей. О нем и речь. Как всегда, в конце статьи имеется ссылка на скачивание.

Итак, что умеет делать созданный мной файл? Сразу оговорюсь, что для его нормального функционирования потребуется включить макросы (похожий файл без макросов можно скачать ). В параметрах Excel есть пункт «Центр управления безопасностью».

Выбрав эту вкладку, нажимаем на кнопку «Параметры центра управления безопасностью», находим и выбираем пункт «Параметры макросов». Далее можете выбрать пункт «Отключить все макросы с уведомлением», если не желаете допускать работу макросов «без разрешения».

Теперь, в случае наличия макросов в файле, программа будет выводить уведомление и кнопку включения макросов в открываемом файле.

Начинать работу целесообразно с заполнения списка сотрудников. Заходим на лист «График» и выбираем месяц из списка. Год вносим вручную. Наименование подразделения также вносим вручную. Обратили внимание, что в заголовках таблицы графика появились числа того месяца, который был выбран? А если это текущий месяц, то число с сегодняшней датой окрашено в светло-зеленый цвет. Это первая, далеко не самая интересная возможность.

Затем вносим фамилии, имена и отчества работников в соответствующую колонку. При внесении ФИО сотрудника, автоматически добавляется строка и порядковый номер этой строки. В календарной части строки ячейки, соответствующие выходным дням, окрашиваются в бледно-розовый цвет. Если в месяце имеются праздничные дни, то ячейки, соответствующие им, окрасятся в красный цвет.

К вопросу о праздниках – государств и республик много. У каждого свои порядки. Поэтому в файле предусмотрена возможность коррекции списка праздников. Достаточно просто в колонку «А» внести наименование праздника, а в колонку «В» внести дату. Если к одному празднику относятся несколько дней (как в новогодние каникулы, например), то придется продублировать все эти дни отдельными строками. Интервалы дат таблица не поймет.

После ввода фамилии можно ввести наименование должности и выбрать смену на месяц для этого сотрудника. Но для выбора необходимо настроить списки. Список должностей вносится на листе«Списки». Зайдите на него и просто отредактируйте имеющийся список должностей в соответствующей таблице. А вот для настройки необходимых смен потребуется отдельная тема.

На листе «Смены» можно настроить любое количество смен. Для этого введите наименование смены в соответствующей колонке. К таблице автоматически добавится строка с соответствующим порядковым номером.

В колонки «Время начала» и «Время окончания» вносим, соответственно, время начала ежедневной работы в данной смене, и время ее окончания. Можно вводить значения от 0:00 до 23:59 только в формате времени (часы и минуты, разделенные двоеточием). При вводе любых других значений и в другом формате программа выдаст сообщение об ошибке и не даст внести данные.

Аналогичным образом внесите продолжительность обеденного перерыва. Здесь возможен ввод временного интервала от 0:00 до 2:00 часов (время перерыва, допускаемого законодательством).

Также, как и в предыдущей таблице, при создании новой строки, в календарном графике выходные и праздничные дни автоматически окрашиваются в бледно-розовый или красный цвета.

Переходим к заполнению дней, являющихся рабочими для настраиваемой смены. Для этого просто кликните на необходимой ячейке, и в ней автоматически отобразится количество часов, предусмотренных в этой смене (в зависимости от времени начала и окончания, и продолжительности обеденного перерыва, указанных ранее). Так, кликая по необходимым ячейкам, настраиваем режим выхода на работу в текущей смене. Если кликнули на ячейку ошибочно, то просто удалите появившееся значение с помощью клавиши Delete.

В колонке ИТОГО автоматически будет считаться общее количество часов, накопленных за месяц в настраиваемой смене. Это удобно при настройке, учитывая, что мы ориентируемся на нормативное количество рабочих часов в месяце, установленных законодательством.

После настройки всех смен, возвращаемся на страницу «График».

В колонке «Должность» предусмотрен выбор должности из списка. Нажимаем на кнопку с правой стороны ячейки, и выбираем из списка должностей, внесенных нами ранее на странице «Списки».

Аналогичным образом выбираем из списка наименований смен. Этот список формируется автоматически, по мере настройки смен. При выборе той или иной смены, график автоматически заполняется часами, настроенными нами ранее для отобранной смены.

Но если бы мы ограничились только лишь простановкой часов, соответствующих той или иной смене, то вряд ли бы инструмент был пригоден для управления. В течение месяца происходит многое, и график отработанного времени приходится редактировать. Для этого кликнете мышкой на ячейке, соответствующей сотруднику и корректируемому дню. Появится окно, позволяющее либо ввести количество часов, либо установить код, соответствующий причине отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Поскольку табельный учет, в соответствии с дополнениями к трудовому законодательству, уже необязателен, то я не стал вносить весь список кодов из форм табельного учета. Нам они потребуются лишь для внутренней отчетности.

Формирование отчета

Отчет об отработанном времени формируется на странице «Отчет» при нажатии на кнопку «Сформировать отчет». Отобразится список сотрудников, количество отработанных ими часов в течение месяца, количество дней отсутствия по той или иной причине. Этот отчет можно использовать для последующей кадровой отчетности.

Так работает созданный файл. Разумеется, его можно продолжать дорабатывать под специфику организации. Например, в некоторых копаниях, время начала и окончания работы в разные дни в одной смене могут отличаться. В данной таблице это не предусмотрено, но, при желании — можно настроить.

Я постарался предусмотреть возможные ошибки, и предотвратить их появление. Но, возможно, в процессе эксплуатации вы, все-таки, их обнаружите. Очень вас прошу – напишите об этом в комментариях к статье. Тем самым, вы поможете мне их исправить и опубликовать более совершенную версию.

И, как обещал, выкладываю  на скачивание созданного файла.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *