Оформление командировки в Excel

Оформление командировки ExcelОформление командировки в Excel.

В один, не очень прекрасный день, в бытность мою HR-ом, после очередного конфликта между представителями трех разных подразделений по поводу отсутствия необходимых документов по командировке, я задумался о том, как облегчить процесс оформления командировки.

Кадровики и бухгалтера знают, сколько там совершенно тупой работы по переносу одной и той же информации с одного документа на другой. Немудрено, что часто в этих документах совершаются ошибки.

Кроме того, руководители, нередко, начинают теряться при оформлении документации. Уж не знаю, как у вас, а почти все известные мне руководители, чтобы не впадать в ступор от необходимости заполнения чего бы то ни было официального, постоянно сваливали эту головную боль на подчиненных.

Порядок действий по процессу «Оформление командировки»

Я начал с изучения порядка выполнения действий по оформлению командировки. Вот что, примерно, у меня получилось:

  • Руководитель должен обозначить цель командировки, продолжительность, определить командируемого.
  • Все это перечисляется в служебной записке, которая, затем, согласовывается с директором.
  • Согласованная с директором служебная записка передается в отдел кадров.
  • Кадровик проверяет, уточняет и переписывает все данные в служебное задание (форма Т-10А).
  • Затем, те же данные заносит в командировочное удостоверение (форма Т-10).
    Актуальная поправка — с 2015 года правительство отменило командировочные удостоверения. Теперь, для отчетности, достаточно будет предъявить проездные документы. Если сотрудник использует личный автотранспорт, то для отчетности принимается служебная записка, подкрепленная документами о расходах (квитанция, или кассовый чек).
  • Далее, кадровик оформляет приказ на командировку (форма Т-9). Большинство данных в приказе снова дублируются.
  • Все документы распечатываются (если заполнялись на компьютере) и подписываются директором.
  • На основании документов и внутренних положений бухгалтер производит расчеты и выплачивает денежные средства на командировку.
  • Секретарь в командировочном удостоверении делает отметки об убытии и прибытии сотрудника, и регистрирует приказ на командировку.
  • После приезда, сотрудник отчитывается по командировке и заполняет авансовый отчет.
  • Документы согласуются с руководителем, и передаются в бухгалтерию.
  • Бухгалтер производит окончательные расчеты.

Сразу же бросается в глаза совершенно тупое переписывание кадровиком трех идентичных документов — служебного задания, командировочного удостоверения и приказа на командировку. Хорошо, что в моей фирме это делал один человек, а если это делают три разных подразделения без ведома, как это обычно бывает, друг друга?

И нужна ли служебная записка, которую руководители нередко затруднялись составлять, если можно сразу же составить служебное задание? Ведь вся информация, которая должна быть в служебном задании, начальнику должна быть уже известна (ну, если этот начальник хоть как-то соответствует своей должности).

Создание новых форм

Я предложил, чтобы руководитель сразу оформлял служебное задание в Excel. Ну, а теперь нужно сделать так, чтобы во всех других документах занесенная ранее информация отобразилась автоматически. Это сделать проще простого, создав необходимые формы (T-9, Т-10 и Т-10а) в том же файле на разных страницах, а в необходимых местах создав ссылки на ячейки с требуемой информацией.

К слову говоря, все необходимые формы документов в формате Excel есть в интернете, и их можно скачать.
Ячейка с примечанием

Ячейка с примечанием

Примечание, появляющееся при наведении курсора

Примечание, появляющееся при наведении курсора

Чтобы заполняющему служебное задание было легче сориентироваться в форме, там, где необходимо внести какие-либо данные, вставлено примечание, отображающееся при наведении курсора (в правом верхнем углу ячейки с примечанием виден красный маленький треугольник). Вставить примечание можно с помощью закладки меню «Рецензирование«. Там есть кнопка «Создать примечание».

Для того, чтобы сделать ссылку, необходимо внести знак «=«, а потом открыть нужную страницу, и кликнуть мышкой по той ячейке, ссылка на которую нужна. Можно, конечно же, вручную внести адрес ячейки, например «=А23».

Правда, если в ячейке, на которую ведет ссылка, отсутствуют значения, то отобразится «0». Нам это не нужно, поэтому с помощью функций «ЕСЛИ» и «ЕПУСТО» зададим условие, которое, если отсутствует запись (ячейка пустая), тоже будет оставлять ячейку пустой. Формула выглядит так: =ЕСЛИ(ЕПУСТО(А23);»»;А23)

Две кавычки в формуле как раз и обозначают отсутствие записи.

Теперь, чтобы заполняющие формы сотрудники не повредили саму форму и вносили данные только туда, куда можно, необходимо защитить листы, отменив предварительно защиту с тех ячеек, где вносить и исправлять значения можно.  Для этого ставим выделяем ячейку, которую, как мы предполагаем, можно будет изменять, нажимаем правую кнопку мыши (вызываем контекстное меню), и выбираем пункт «Формат ячеек». Выбираем закладку «Защита» и отжимаем галочку с пункта «Защищаемая ячейка«.

После того, как все необходимые поля освобождены от защиты, там же, в меню «Рецензирование» находим кнопку «Защитить лист«, нажимаем ее и, при необходимости, вносим пароль для отмены защиты листа.

Все, форма готова. Теперь процесс будет намного проще, а именно:

  • руководитель заполняет служебное задание, и пересылает его по электронной почте кадровику (при необходимости, также по электронной почте, предварительно согласовав с директором);
  • кадровик проверяет правильность заполнения служебного задания, заносит оставшуюся необходимую информацию и распечатывает документы;
  • распечатанные документы передаются командируемому сотруднику, который собирает необходимые подписи и с командировочным удостоверением благополучно отправляется в командировку.

Время на оформление документов сокращается минимум раза в два!

Форма, о которой здесь говориться, находится по ссылке. Все листы в этом файле защищены от изменений, кроме ячеек, где эти изменения должны осуществляться. Пароля нет, поэтому вы можете легко снять защиту через меню «Рецензирование«-«Снять защиту листа«.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *