Создание каталогов в Excel (электронная библиотека) I

Создание каталогов Excel (электронная библиотека)Создание каталогов в Excel (электронная библиотека) I часть.

С помощью Excel можно создавать различные списки и каталоги, позволяющие систематизировать данные вашего компьютера.

Что это, например, может быть? Давайте подумаем, чего на компьютере может храниться очень много, и требует систематизации? У меня, например, это — электронные книги, фотографии, аудио и видео записи.

Что нам даст создание списка и его систематизация? Облегчение поиска необходимого в дальнейшем. Допустим, нам захотелось послушать спокойную музыку. Если у нас есть список, то мы просто отфильтровываем его по признаку «Спокойная музыка«, и получаем то, что требуется.

Нередко требуется фильтровать список по более сложным признакам. Например, спокойная классическая музыка, написанная в 19-м веке. Ну и, разумеется, должна быть возможность поиска любого конкретного музыкального произведения по названию или по исполнителю.

То же самое и с личной электронной библиотекой — иногда хочется почитать чего-нибудь, и поиск нужной книги по, например, жанру, или автору был бы кстати.

Безусловно, есть специализированные программы-каталоги, позволяющие хранить и сортировать фотографии, аудиофайлы, фильмы и т.п. Но зачем тратить деньги на то, что можно сделать своими руками и именно так, как тебе это удобно?

Итак, приступим.

Продумывание формы каталога

Ничего особенно сложного в создание каталогов Excel нет. Все, что нам потребуется, это создание гиперссылок, списков, продумывание признаков, по которым будем каталогизировать, и удобный интерфейс.

Что касается последнего, на мой взгляд, очень удобен табличный режим, имеющийся в Excel. Это своеобразные умные таблицы, позволяющие осуществлять множество операций, связанных, в том числе, и с навигацией. Вот небольшое видео о возможностях такого формата структурирования данных.

Будем создавать каталог электронных книг. Не знаю, как у вас, а у меня таких скопилось великое множество. И хранятся они, признаюсь, в совершенном беспорядке. Единственное, что более-менее упорядочено, это электронная библиотека книг в формате FB2. Я уже и не скажу, где именно искать ту или иную книгу.

Для начала составим список признаков, по которым мы, в дальнейшем, будем каталогизировать.

Все эти признаки будут у нас колонками таблицы-каталога:

  1. ФИО автора — сортировка по автору используется чаще всего;
  2. Название книги — для поиска конкретной книги;
  3. Год написания — иногда бывает необходимо;
  4. Год издания;
  5. Издатель;
  6. Жанр — по нему будем сортировать, когда есть желание почитать из определенного жанра;
  7. Формат (аудио/текст) — иногда хочется не читать, а слушать;

В дальнейшем, возможно, появится необходимость дополнить список признаков. Тем и хорош самодельный каталог, что его можно настроить под себя в любое время.

Создание таблицы

Теперь приступим к созданию таблицы. Помимо колонок с признаками, добавим колонки с дополнительной информацией, которая облегчит ориентацию в каталоге. Это, например, может быть краткая аннотация и собственные примечания.

Чем меньше данных мы будем вводить вручную с клавиатуры, тем лучше. Поэтому создадим отдельный лист, на котором будем вводить списки, из которых настроим выбор значений. Пока это колонки «Жанр» и «Формат (аудио/текст)». Однако по жанру сделаем две ступени группировки, иначе список получится слишком большим и им неудобно будет пользоваться.

Здесь мы ненадолго прервемся. В следующей статье мы поработаем над созданием связанных списков, чтобы выбор элемента списка по первому уровню группировки, автоматически сужал список по второму уровню группировки. Затем наполним каталог содержанием с возможностью прямых ссылок на необходимые файлы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *