Создание каталогов в Excel (электронная библиотека) II

Создание каталогов Excel (электронная библиотека)Создание каталогов в Excel (электронная библиотека) II часть.

В прошлой статье мы продумали и создали таблицу для каталога книг.

Осталось совсем немного — настроить выбор из списка в колонках «Жанр» и «Формат«, и наполнить таблицу содержанием.

При этом, каждая запись в таблице должна ссылаться на файл. И файл должен автоматически открываться при нажатии на запись.

Начнем со списков.

Создание списков

Создавать сразу идеальную группировку я не советую. Все равно, со временем, вы сами пожелаете что-то дополнить. Поэтому создавайте его, ориентируясь на те книги, которые у вас уже имеются. Посмотрите, что получилось у меня:

Обратите внимание, записи из списка «Группа1» являются заголовками трех остальных списков (по количеству записей в первой группе). Каждый из списков вставьте в таблицу и дайте им в точности те же имена, что написаны в заголовках.

Впоследствии, если список «Группа1» у вас будет дополняться, то каждой новой записи должна соответствовать отдельная таблица с точно таким же именем.

Если с настройкой выбора формата трудностей не возникнет (см. статью «Защита от ошибочного ввода данных«), то список выбора жанров потребуется настроить отдельно. Ведь нам нужно его группировать по трем группам, каждая из которых зависит от выбора предыдущей.

Для начала с помощью меню «Проверка данных» настраиваем ссылку на таблицу с первой группой группировки жанров. К сожалению Excel не дает ссылаться на таблицу по имени, поэтому используем для формирования списка функцию ДВССЫЛ.

Эту же функцию будем использовать и для второго уровня группировки. Только вместо ссылки на таблицу со списком, сошлемся на ячейку первого уровня группировки. На надпись о возможной ошибке не обращаем внимания. Теперь, при выборе записи на первом уровне группировки, второй уровень будет отображать только тот список, который соответствует первому.

Заполнение каталога и настройка ссылок

Шаблон для библиотеки сформирован. Теперь можно начинать вносить сюда данные о хранящихся у нас книгах. Вначале занесем данные о книге в поля таблицы. Затем устанавливаем табличный курсор на названии книги (или на любой ячейке, которая вам будет удобнее для открытия файла) и жмем на правую кнопку мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Гиперссылка«.

В открывшемся окне должен быть активирован в колонке «Связать с:» пункт «файлом, веб-страницей«. Ближе к правому краю находим иконку открытой желтой папки (Поиск файла) и жмем ее. Во втором открывшемся окне, во-первых,  находим кнопку выбора отображаемых форматов файлов, и выбираем пункт «Все файлы«. Находим файл электронной книги и жмем ее. Нажимаем «ОК«.

Можно проверить — работает ли гиперссылка. Проделываем аналогичную операцию со всеми остальными книгами.

После наполнения каталога поиск или выбор любой записи по любому признаку труда не составит. Достаточно нажать на серый квадратик с черным треугольником на любом заголовке, чтобы настроить фильтр, проранжировать список по алфавиту и т.д.

С помощью поиска (кнопку «Найти и выделить» в правой части закладки меню «Главная«) можно отыскать необходимую запись по названию или автору.

Словом, возможностей навигации в этом каталоге намного больше, чем в обычном проводнике. А нажатие мышкой на названии сразу откроет файл с содержанием книги для чтения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *