Ежедневник в Excel. I часть

Ежедневник в ExcelЕжедневник в Excel часть I.

Многие из нас ведут ежедневники.

Вещь очень полезная, но не всегда удобная.

У меня, например, ежедневник неизбежно превращался в записную книжку.

А планы, даже если я их там вел, регулярно перечеркивались. Более удобным для планирования я считаю различные электронные варианты. Один из них — Excel.

Конечно, если уж говорить об электронном планировщике, то почему бы не использовать предназначенный исключительно для этого MS Outlook?

Однако:

  • во-первых, он удобен далеко не всем;
  • во вторых, его требуется специально осваивать;
  • в-третьих, его затруднительно перемещать с одного рабочего места на другой (если, к примеру, постоянное рабочее место отсутствует).

А таблица Excel настолько проста и понятна с точки зрения интерфейса, что можно сесть за компьютер, и тут же накидать план хоть на день, хоть на год.

Идея использовать Excel для ведения ежедневника принадлежит не мне. Впервые я с этим столкнулся на сайте известного тайм-менеджера Глеба Архангельского www.improvement.ru.

Подчеркну — это только идея. Прелесть Excel в том, что он гибок, и каждый может настроить ежедневник под себя.

Я же расскажу о своем варианте, и объясню, почему он именно такой. Первоначально планировщик выглядел точно так, каким его предложил Глеб архангельский. Однако, со временем, что-то было изменено под меня лично, а от чего-то я попросту отказался.

Логика ежедневника-планировщика

Логика планировщика в ExcelЛогика планировщика в Excel включает следующие принципы:

  1. Основной принцип предложенного подхода — ежедневник должен входить в экран и иметь возможность быть распечатанным на одной странице (А4 или А5 — это на ваш выбор).
  2. Должны быть верно учтены зоны распределения внимания — первоначально мы смотрим в левую верхнюю зону, проходим слева на право, переключаемся в центр. Держим в поле зрения левую сторону и в самую последнюю очередь обращаем внимание на правую нижнюю зону.
  3. Человек одномоментно может держать в зоне своего внимания не более трех единиц информации.
  4. Планирование должно учитывать стадии — долгосрочное планирование, среднесрочное планирование, краткосрочное планирование.
  5. За максимальный период планирования принимаем год. На мой взгляд, это наиболее оправдано для регулярного тайм-менеджмента. Впрочем, если пожелаете, можете сверху посередине написать задачи из разряда жизненных целей. В этом случае планировщик будет иметь более целостный вид.
  6. Любой план может меняться. Это не должно нарушать структуру планировщика.

Структура ежедневника в Excel

Таким образом получаем следующий вариант структуры ежедневника (нетерпеливые в конце второй части этой статьи могут скачать его образец):

Структура ежедневника Excel

Что мы здесь имеем:

  1. Левая верхняя часть для долгосрочных планов. Это задачи наиболее высокого уровня обобщения. О них мы должны постоянно помнить. Из них формулируются среднесрочные цели. Их ревизию мы проводим 1 раз в месяц, в зависимости от выполнения среднесрочных целей. При желании, можно указать срок.
  2. Верхняя средняя часть для среднесрочных целей. Они логически вытекают из долгосрочных. Нередко среднесрочные цели не связаны с долгосрочными, если в организации, в которой вы работаете, задачи вам ставятся без учета стратегии. Но это уже другая тема. В идеале, конечно, среднесрочные цели призваны способствовать достижению долгосрочных. В этом блоке срок указывать очень желательно. Ревизия блока проводится еженедельно.
  3. Правая верхняя часть для планирования встреч. Здесь все просто — пишем, с кем и где встречаемся, и указываем время встречи. Зона должна привлекать внимание в день, когда встреча запланирована. О том, как это сделать, поговорим ниже.
  4. Средняя зона для оперативного ежедневного планирования. Как можно уже догадаться, ежедневные задачи вытекают из среднесрочных целей. В России, конечно, очень часто срочные связаны с авралами в результате отсутствия долгосрочного планирования и выставления приоритетов. Но это тоже отдельная тема. Для выделения этой зоны, я окрасил ее в желтый цвет.
  5. Левая нижняя сторона отведена для внесения возникающих идей для их последующего более глубокого обдумывания. Маленькая записная книжка. Очень важный творческий инструмент.
  6. Правая нижняя сторона — своеобразная мусорная корзина. Когда задача выполнена, она помещается сюда. В колонке «Примечания» можно написать дату выполнения (полезно для отчетов руководству), а также обзор ошибок и идей для дальнейшего планирования. Рекомендую проводить ревизию корзины еженедельно, удаляя пункты, по которым отчет или анализ уже сформированы.

В следующей статье я расскажу как дополнительно настроить ежедневник в Excel и как им пользоваться.

Пожелания пишите в комментариях. Если статья понравилась — прошу вас нажать на одну из кнопок ниже.

Ежедневник в Excel. II часть

Ежедневник в ExcelЕжедневник в Excel часть II.

Продолжим разбираться с ежедневником.

Первая часть статьи здесь.

Грех было бы не использовать возможности форматирования в Excel  для большей наглядности.

Вот что здесь можно сделать:

  • Автоматическое отображение текущей даты. В Excel есть функция СЕГОДНЯ(), которая сама выводит текущую дату. Для наглядности, эту функцию можно улучшить, чтобы отображалась не просто числа, а целый текст и указывался день недели. Для этого в ячейку просто нужно внести формулу
    =СЦЕПИТЬ(«Сегодня «;ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();»дддд, «);ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();»[$-FC19]Д ММММ ГГГГ \го\да\.»)).
  • На основании сегодняшней даты, необходимо добиться, чтобы таблица автоматически сигнализировала о целях и задачах, срок которых уже приближается к критическим. Для долгосрочных целей, если указан срок, сигнал должен появиться за месяц. Для среднесрочных — за неделю. Также, если какая-либо запланированная встреча должна произойти сегодня, то она должна быть выделена аналогичным образом.
    • Я долго не думал, а просто определил правило окрашивания выделяемых ячеек в красный цвет. Для этого в Excel версии 2007 года и выше имеется инструмент условного форматирования ячеек.
    • Для начала нам необходимо в какой-нибудь свободной ячейке внести функцию СЕГОДНЯ. Это необходимо для того, чтобы сравнивать даты. Формула, которую мы внесли для отображения текущей даты в удобном для нас виде не годится. Внесем функцию в ячейку Е11, а затем установим белый цвет шрифта, чтобы запись нас не отвлекала.
    • Теперь определяем правило форматирования для блока долгосрочных задач:
      1. Выделяем все ячейки блока
      2. Нажимаем на кнопку «Условное форматирование» и выбираем из выпадающего списка «Создать правило».
      3. В открывшемся окне выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
      4. В поле для ввода формулы вносим: =И(($B2-$E$11)<=30;($B2-$E$11)>0). Как видим, мы установили два условия для окрашивания — срок должен быть меньше или равен 30 дням (месяц) и быть больше нуля (чтобы исключить окрашивание незаполненных ячеек).
      5. Нажимаем на кнопку «Формат», открываем закладку «Заливка» и выбираем красный цвет.
    • Для блока среднесрочных задач все проделываем аналогично, но формула здесь будет чуть другая: =И(($E2-$E$11)<=7;($E2-$E$11)>0).
    • Для блока встреч формула должна сравнивать текущую дату с числом, указанным для встречи. но, предварительно, мы должны округлить значение даты встречи, чтобы исключить из сравнения время. Ведь время, если перевести его в числовой формат, эквивалентно дробным значениям. В противном случае даже если дата сегодняшняя, сравнение укажет разные значения. Формула будет следующей: =ОКРУГЛВНИЗ($H2;0)=$E$11

Ежедневник готов!

Как им пользоваться

Каждое утро открывайте его, и определяйте план на сегодня. Вечером корректируйте текущие задачи в зависимости от их выполнения, планируйте встречи. Выполненные задачи складывайте в корзину и отмечайте дату ее выполнения и ценные идеи, возникшие в ходе ее выполнения.

Каждую пятницу проводите ревизию корзины и блока среднесрочных задач. Если приходите к мысли, что сроки не реальны или мероприятие потеряло актуальность, не бойтесь их редактировать. Планировщик для того, чтобы не забывать и управлять своей жизнью. Мы его хозяева, а не наоборот.

В последний день месяца анализируйте, насколько вы приблизились к выполнению долгосрочных целей. Принимайте решение о коррекции, при необходимости. Редактируйте среднесрочные цели.

Когда есть свободное время, обращайте внимание на блок идей. Возможно, они послужат поводом для новых задач или изменению стратегии.

Если специфика вашей деятельности предполагает перемещения, распечатайте эту страницу и носите ее вместе с записной книжкой. Все необходимые заметки вносите сюда, и переносите на компьютер вечером.

Мой вариант ежедневника можно скачать здесь.

Желаю вам успехов!

Пожелания пишите в комментариях. Если статья понравилась — прошу вас нажать на одну из кнопок ниже.

Календарь в Excel

Календарь в ExcelРазличных офисных приложений с календарями немало.

Но, возможно, кому-то придется по вкусу нехитрый календарь в Excel, дополненный полезным функционалом. Скачать файл можно здесь.

Опишу, что он умеет:

Как видно из рисунка, календарь охватывает три месяца – прошлый, текущий и следующий.

Смена месяцев происходит автоматически. Также автоматически происходит и смена года. То есть 1 января 2016 года заголовок сменится на число 2016.

Расположение чисел относительно дней недели при каждом обновлении месяца также будет обновляться, в соответствии с тем, к какому дню недели соответствует то или иное число месяца.

Ежедневно текущее число в текущем месяце будет выделяться двойным подчеркиванием.

Все числа, соответствующие субботе и воскресению окрашены красным цветом.

Все числа, соответствующие праздничным дням, выделены жирным шрифтом и окрашены красным цветом. Даты праздничных дней берутся из любого производственного календаря и заносятся в соответствующую таблицу на листе «Памятные».

Кроме того в календаре можно настроить отображение любых других памятных дат. Для этого на листе «Памятные» имеется вторая таблица. Соответствующие этим датам ячейки на листе «Календарь» будут окрашены светло-зеленым фоном.

Оба списка на листе «Памятные» расширяются автоматически при добавлении записей.

Таким образом, календарь всегда будет указывать актуальную дату, сигнализировать о праздничных днях и других памятных событиях из вашей жизни.

Обратите внимание, при обновлении года даты памятных дней и праздников не обновятся. То есть, если наступит декабрь 2015 года, то праздничные дни января (который будут относиться уже к 2016-му году) не выделятся.

Для того, чтобы их выделить, необходимо в списке праздников добавить даты новогодних каникул (и прочих праздников) с датами 2016-го года. Удалять даты прошлогодних праздников и памятных дней из списков не обязательно. Это можно сделать в феврале, когда прошлый год полностью уйдет из календаря.

Пользуйтесь на здоровье :-)