Учет кандидатов на вакансии в Excel. I часть

Учет кандидатов на вакансии в ExcelУчет кандидатов на вакансии в Excel. Часть I.

В предыдущих мы разработали шаблон заявки на вакансию, базу учета заявок на вакансии и базу учета затрат службы персонала. Самое время подойти к непростой теме учета кандидатов.

Непростая она потому, что вся информация, занесенная в базу, пересекается со множеством других данных. Кроме того, вчерашний кандидат сегодня может стать полноценным сотрудником, а, это значит, из базы кандидатов он должен каким-то образом перекочевать в базу сотрудников. И, очень желательно, чтобы эта смена статуса осуществилась автоматически, при малейшей необходимости ручного вода данных.

Наиболее удачным вариантом было бы использование не MS Excel, а MS Access, так как эта программа специально и предназначена для ведения баз данных. Но, поскольку мы ведем здесь речь об Excel, то и работать будем с этой программой. Кроме того, кому-то освоение новой программы может показаться сложным.

Давайте продумаем возможности этой базы:

  • Хранение необходимых данных о кандидате на вакансию;
  • Возможность быстрого поиска и фильтрации по разным признакам;
  • Возможность быстрого открытия полного резюме о выбранном кандидате;
  • Возможность экспорта данных при изменении статуса кандидата на статус сотрудника;
  • Желательно – автоматическая загрузка данных о кандидате из анкеты;
  • Увязывание источника информации о вакансии с базой затрат (с данными о контрагентах);
  • Возможность быстрого вывода списка кандидатов при выборе той или иной вакансии в списке вакансий.

Список можно продолжить, и, вероятно, в процессе работы мы обязательно столкнемся с новыми пожеланиями. Пока же займемся тем, что уже перечислено.

Создание таблицы и списков

Для начала создадим таблицу для хранения данных о кандидатах. В нее войдут только те поля, которые мы будем использовать в отчетах и для быстрой ориентации в кандидате. Подробная информация будет храниться в резюме или в анкетах, ссылки на которые мы настроим прямо из таблицы. Поля ее будут следующими:

  • — порядковый номер записи;
  • Фамилия – фамилия кандидата;
  • Имя – имя кандидата;
  • Отчество – отчество кандидата;
  • Дата обращения – дата обращения в службу персонала;
  • Дата рождения;
  • Образование – уровень образования (начальное, среднее и т.д.);
  • Специальность – специальность по образованию;
  • Текущее (последнее) место работы;
  • Настоящая должность – должность, в которой в настоящее время работает кандидат либо последняя должность, в которой он работал;
  • Текущая ЗП – размер заработной платы, которую кандидат получает (получал) на последнем месте работы;
  • e-mail – контактный адрес электронной почты;
  • Телефон – контактный телефон;
  • Источник – источник информации о вакансии;
  • Вакансия – вакансия, на которую претендует кандидат;
  • Ожидаемая ЗП – размер ожидаемой заработной платы;
  • Итог 1 – результат первого собеседования (телефонного интервью);
  • Итог 2 – результат 2-го собеседования;
  • Итог 3;
  • Итог 4;
  • Итог 5;
  • Итоговый результат (статус);
  • Дата выхода – дата выхода кандидата на работу по взаимной договоренности.

Для следующих полей создадим списки:

  • Образование – уровень образования (начальное, среднее и т.д.);
  • Источник – источник информации о вакансии, на которую отреагировал кандидат;
  • Итог 1 – результат первого собеседования (телефонного интервью);
  • Итог 2 – результат 2-го собеседования;
  • Итог 3;
  • Итог 4;
  • Итог 5;
  • Итоговый результат (статус);

А вот значения поля «Вакансия» должны браться из файла «База вакансий». Это необходимо для того, чтобы обеспечить идеальное совпадение списков в разных файлах. В противном случае невозможно будет обеспечить взаимосвязь разных таблиц в отчетах или других обработках.

Импорт списка

Воспользуемся списком, который мы создавали в шаблоне заявки, ведь именно из этого шаблона формируется база вакансий. Можно сделать прямые ссылки на этот список, но, в этом случае, при изменении исходных данных, ссылки на них будут давать сбои. Поэтому единственный вариант, который я вижу – использовать для обновления списка макрос (подробнее о создании макросов ).

Задача макроса будет состоять в том, чтобы при каждом открытии файла обновлять списки, ссылающиеся на другой файл. Незаметно открывать файлы мы научились . Воспользуемся тем же алгоритмом. Единственное, что необходимо изменить в макросе – это ссылки. Во-первых, мы будем не выбирать файл вручную (ведь нам уже известно, что это за файл и где он расположен), а укажем сразу к нему путь, чтобы он запускался без нашего участия. Во-вторых — мы будем ссылаться не на диапазон ячеек, а на колонку таблицы «Должность», чтобы при изменении списка удаленные или добавленные его элементы были учтены в дублирующем списке. Вот текст макроса, который необходимо добавить:

Как видите, он незначительно отличается от прежнего. Отсюда делаем важный вывод – все макросы, которые вами создавались когда-либо, полезно с комментариями и описаниями хранить в какой-нибудь отдельной папке для дальнейшего использования.

Последний штрих – необходимо обеспечить запуск макроса при каждом открытии книги. Для этого необходимо в списке объектов редактора VBA найти пункт «Эта книга», подвести к нему курсор и нажать правую кнопку мыши. Выберите пункт View Code и нажмите на него. В открывшемся окне внесите следующий макрос (см.рис.):

Чтобы этот макрос работал, придется обеспечить работу макросов в центре управления безопасностью. По умолчанию все макросы отключены. Войдите в меню «Параметры», выберите пункт «Центр управления безопасностью» и в открывшемся окне найдите «Параметры центра управления безопасностью». При нажатии откроется новое окно, где необходимо выбрать пункт «Параметры макросов» и поставить галочку напротив пункта «Включить все макросы». Это позволит бесперебойно работать макросам, которые вы создали.

На этом мы прервемся. Создание списка закончено, а последующими обработками и отчетами займемся .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *