Учет заявок на персонал в Excel. I часть

Учет заявок на персонал в ExcelУчет заявок на персонал в Excel. Часть I.

Этой статьей я начинаю цикл, полностью посвященный автоматизации деятельности служб персонала.

На мой взгляд HR, после менеджмента, самая уникальная область, сочетающая разноплановые работы, предусматривающие наличие несопоставимых навыков.

В каких еще видах деятельности требуются высокий уровень коммуникативных навыков, с одной стороны, и способность выдерживать рутину? А аналитические навыки?

Поэтому, чтобы обеспечить одно, приходится каким то образом компенсировать другое. И сделаем мы это за счет автоматизации рутинных работ и создания аналитических инструментов. Пройдемся по максимальному функционалу службы персонала. А начнем с функции поиска и подбора новых сотрудников.

Создание шаблона

Упрощенно, поиск и подбор нового сотрудника проходит следующие стадии:

  1. обработка заявки на вакансию;
  2. выбор каналов поиска (продвинутые планируют бюджет);
  3. публикация объявлений или взаимодействие с кадровыми агентствами;
  4. организация и проведение собеседований с кандидатами;
  5. принятие решения по кандидатам и переход на стадию оформления сотрудника.

Начнем с заявки. Вовремя поданная и правильно составленная заявка на поиск персонала определяет скорость и качество ее исполнения. А чтобы поспособствовать этому, предлагаю использовать шаблон заявки на подбор персонала, размещенный в общем доступе во внутренней корпоративной сети. Для этого создадим документ в Excel, и сохраним его в формате шаблона;

  • выбираем в главном меню «Сохранить как» и в выпавшем окне кликаем на пункте «Другие форматы«;
  • в открывшемся окне находим пункт «Тип файла» и выбираем из списка «Шаблон Excel 97-2003» (с новым форматом шаблонов у меня возникали неполадки, поэтому я выбрал старый формат. Для наших целей это не принципиально);
  • выбираем папку для размещения сохраняемого шаблона.

На первом листе шаблона у нас будет размещаться сама форма заявки (так и назовем его — «Заявка«). Но, прежде чем формировать ее, создадим лист «Списки«, на котором будут размещаться все наименования, используемые в этой форме (о списках читайте здесь). У меня получилось три таблицы со списками (см.рис.):

  • Должность — здесь наименования должностей и перечень функций, соответствующих этим должностям;
  • Подразделения — собственно, список подразделений;
  • ПричПоиска — список возможных причин, из-за которых появилась необходимость в поиске кандидатов.

Все списки в шаблоне сотрудник службы персонала должен будет заполнить сам. Поэтому, если заказчик не найдет необходимого варианта в каком-либо списке и пополнит его самостоятельно, не забудьте обновить и шаблон. После внесения изменения в шаблон, сохраните его таким же способом, который описан выше.

Создание формы заявки

Возвращаемся на страницу «Заявка» и заносим необходимые наименования ячеек. В моей практике использовалась следующая информация:

  1. Заявитель — ФИО того, кто заполняет заявку;
  2. Дата заявки;
  3. Название должности — в этой ячейке будем выбирать из списка
  4. Подразделение — тоже выбираем из списка;
  5. Непосредственно будет подчиняться (должность и ФИО);
  6. Чем вызвана потребность новом сотруднике — это может быть увольнение прежнего сотрудника или открытие новой штатной единицы, выбираем из списка;
  7. Функции сотрудника — здесь нежелательно предоставлять возможность ввода функционала, поскольку перечень обязанностей должен соответствовать должности. При выборе должности все функции должны отображаться автоматически. Поэтому используем функцию «ВПР«, которая на основании выбранного наименования должности вытянет его функционал из таблицы «Должность«. Формула здесь будет такой: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ВПР(B3;Должность;2;ЛОЖЬ));»»;ВПР(B3;Должность;2;ЛОЖЬ));
  8. Схема начисления з/п;
  9. Общий размер начисленной з/п — установим защиту на ввод только числовых значений;
  10. Оплата на период испытательного срока — тоже устанавливаем ввод только числовых значений;
  11. Дата открытия вакансии (предполагаемый выход сотрудника) — устанавливаем возможность ввода таты, начиная от текущей;
  12. Необходимое количество сотрудников — ввод только чисел;
  13. Где предполагается размещение сотрудника? — сюда вводится информация о кабинете, в котором будет работать сотрудник .

Форма подготовки рабочего места

Кроме требований к должности, необходимо позаботиться и о рабочем месте нового сотрудника. Хозяйственным службам может потребоваться время для приобретения оборудования. Почему бы не воспользоваться периодом, пока отбираются кандидаты? Поэтому создаем еще один лист, и назовем его «РабМесто».

Сюда входят следующие пункты:

  • Рабочее место — необходимые к приобретению вещи – стол, стул, канц.принадлежности;
  • Компьютерное обеспечение — компьютерная техника, которую необходимо приобрести, телефонный аппарат;
  • Права доступа по внутренней и внешней сети — необходимые для работы права доступа в локальной и внешней сети;
  • Прочее — другие элементы рабочего места, не указанные ранее и необходимые к моменту выхода сотрудника.

Мы сохранили файл в формате шаблона Excel. Это означает, что каждый раз, когда он будет открываться и заполняться, система сохранит не изменения в этом файле, а его копию в обычном формате Excel.Таким образом, шаблон останется в неизменном виде.

Файл готов, осталось разместить его в общем доступе. Теперь руководителю достаточно заполнить шаблон, сохранить его и отправить сотруднику службы персонала. Сотрудник службы персонала организует поиск кандидатов и подготовку рабочего места. А этот файл в дальнейшем будет использован для автоматической обработки и учета. Но об этом мы поговорим в следующей статье.

Файл с шаблоном можете скачать отсюда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *