Учет рабочего времени в Excel. I

Учет рабочего времени в ExcelУчет рабочего времени в Excel. часть I.

Кадровики организаций обязаны вести табели учета рабочего времени.

При этом, сам учет рабочего времени своих сотрудников обязаны вести руководители.

И, зачастую, время тратится на совершенно бесполезное переписывание одной и той же информации.

Было бы намного проще, если бы данные о рабочем времени сотрудников заносились единожды, а вся переработка этой информации и формирование утвержденных законодательством форм учета происходили автоматически. И это вполне возможно с использованием MS Excel. В серии статей я подробно опишу порядок создания такой таблицы, а в самой последней статье выложу файл, который у нас получится. Тем, кто ищет информацию о создании графика сменности, прошу ознакомиться со статьей «График смен«, в котором выложен соответствующий готовый файл.

Подготовка структуры таблицы

Табель учета рабочего времени Т-12

Для начала, скачаем с интернета форму табеля рабочего времени в Excel. Кому-то может понравится форма табеля Т-13, но я использую форму Т-12. Можно использовать любую — жестких требований здесь нет.  Найти ее несложно, например, вот здесь. Вообще, кадровикам я рекомендую использовать справочные системы типа «Гарант» или «Консультант» в своей работе. Все, что необходимо там имеется.

В файле, который мы скачали, несколько листов. На первом указаны коды рабочего времени. Назовем этот лист «Коды«. На втором — собственно, табель. Так и назовем его — «Табель«. Третий лист посвящен оплате труда. Назовем его «Расчет» (он нам пригодится на следующих уроках). Четвертый лист назовем «Итоги«. Здесь будут подсчитываться итоговые значения по отработанному времени.

Итак, посмотрим, что мы имеем. Стандартные формы вещь, конечно, хорошая, но не всем это бывает удобно. К примеру, если руководитель отмечает ежедневно время выхода сотрудника на работу, время обеденного перерыва и время окончания работы, то табель учета рабочего времени для этого неудобен. Поэтому нам нужно будет продумать удобную таблицу для ввода этих значений.

Создание таблицы для ввода данных

Для ввода данных об отработанном времени добавим лист, и назовем его, например, «учет». Переместим его в самое начало нашей книги (навести курсор мыши к ярлычку листа, зажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести ярлычок в самое начало). Вот такой порядок у нас должен получиться (см. картинку).

Теперь подумаем, как руководителю, который будет вести ежедневный учет рабочего времени своих сотрудников, было бы удобнее вносить данные по своим работникам. Необходимо предусмотреть:

  • время начала работы;
  • время окончания работы;
  • продолжительность обеденного перерыва.

При желании, можно предусмотреть различные варианты ввода данных. Например, руководитель может выбирать ФИО из выпадающего списка, и заносить время начала и окончания работы этого сотрудника. А при выборе другого сотрудника, будут отображаться только поля для ввода данных о времени только этого сотрудника. Но такую таблицу будет сложнее создать, а задача этой статьи прописать алгоритм, который будет понятен большинству.

Набросок таблицы ввода данных об отработанном времени

Поэтому ограничимся относительно простым вариантом ввода данных в таблицу. Предусмотрим поле для ввода наименования подразделения. Пусть, в нашем случае, это будет «Магазин №1«.  Ниже предусмотрим место для названия месяца. Далее — начинаем создавать таблицу. В ней будут следующие поля:

  • Порядковый номер;
  • ФИО сотрудника;
  • Наименование должности сотрудника;
  • Табельный номер сотрудника;
  • Далее будут располагаться данные о времени. Предусмотрим время начала рабочего дня, время окончания, продолжительность обеденного перерыва и колонку для внесения кода рабочего времени.

Таблица ввода данных об отработанном времени

Последние четыре колонки относятся к первому числу месяца. Нам необходимо будет повторить их 31 раз (по максимальному количеству дней в месяце). Однако, вначале, выше наименования колонок нашей таблицы поставим цифру 1. Теперь выделим четыре колонки, которые необходимо продублировать 31 раз, подведем курсор мыши к черному квадратику справа вверху и протянем диапазон до того момента, пока блоков из четырех колонок не будет 31. Должно получится как на картинке внизу.

Для наглядности и облегчения дальнейшей работы внесем данные вымышленных сотрудников. Нарисуем границы полей и таблицы.

Таблица для ввода данных создана. В следующей статье я опишу, как  обеспечить ее защиту от ошибочного ввода данных.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *