Учет заявок на персонал в Excel. III часть

Учет заявок на персонал в ExcelУчет заявок на персонал в Excel. Часть III.

В прошлых двух статьях было описано как создать шаблон заявки на персонал и как данные из этой заявки автоматически перенести в специальную таблицу для последующей обработки.

Сегодня займемся, собственно, этой обработкой.

Давайте подумаем, какие отчеты по заявкам на персонал нас могут заинтересовать?

Это могут быть:

  1. Отчет по количеству заявок за период или за несколько периодов (день, месяц, квартал и т.п.);
  2. Отчет по количеству заявок на ту или иную должность;
  3. Отчет по количеству заявок на то или иное подразделение;
  4. Отчет по нарушению сроков предоставления заявок (срок от даты заявки до даты предполагаемого выхода сотрудника составляет меньше установленного);
  5. Средние ЗП на ту или иную должность.

Любой из них легко формируется с помощью сводных таблиц. Единственное — по нарушениям сроков необходимо добавить колонки в исходную таблицу. В них будет подсчитываться период, предоставляемый заказчиком на поиск персонала, и фиксироваться отклонение этого периода от установленных сроков.

Доработка исходной таблицы

Для начала, нужно предусмотреть отдельную ячейку, в которой будет указан срок, достаточный для подбора персонала. Эту ячейку можно разместить над таблицей. Если помните, у нас как раз имеется свободная строка, на которой слева расположена кнопка запуска макроса. Вот справа от нее и расположим ячейку для указания необходимого нам значения.

Пишем «Срок подбора персонала:», а справа вносим значение, например, 10. Неплохо было бы уточнить – чего именно 10. Входим через контекстное меню в формат ячеек, и в закладке «Число» выбираем пункт «Все форматы». Затем в поле «Тип» вносим следующие символы: #* «раб. дней». Для удобства дадим имя ячейке – «СрокПодбора»

Следующий шаг – подсчет количества дней между датами написания заявки и предполагаемой датой выхода сотрудника. Считаем только рабочие дни, поэтому используем функцию «ЧИСТРАБДНИ». Для учета праздничных дней предлагаю создать отдельную страницу «Праздники», и туда занести все праздничные дни в году. Этот список назовем аналогично – «Праздники». Формула будет следующей:

=ЧИСТРАБДНИ([@[Дата заявки]];[@[Дата открытия вакансии]]; Праздники)

Хочу обратить внимание — поскольку мы ссылаемся на ячейки так называемой «умной» таблицы, то и ссылки у нас привязаны не к адресам ячеек, а к колонкам и строкам этой самой таблицы. Чтобы не запутаться, когда пишете формулу, просто выделяйте мышкой нужные вам ячейки, а ссылки на них в формуле отобразятся автоматически.

Теперь создадим еще одну колонку (назовем ее «Отклонение от нормы«), в которой будет появляться сигнал о том, что срок слишком мал. Воспользуемся функцией «ЕСЛИ»:

=ЕСЛИ([@[Срок на подбор]]<СрокПодбора;1; «»)

Предлагаю, также, чтобы отклонение бросалось в глаза, использовать условное форматирование. Я долго не думал – выделил колонку таблицы, нажал на пункт «Условное форматирование» во вкладке меню «Главная», и выбрал цветовую шкалу «Красный-желтый-зеленый». Поскольку промежуточных значений в этой колонке у мня нет, то все ячейки с единицами окрасятся в красный, а пустые не будут закрашены.

Формирование сводных таблиц

Остается создать сводные таблицы и графики (подробнее об этом можно почитать здесь). Начнем с таблиц. Заходим на вкладку меню «Вставка» и нажимаем на пункт «Сводная таблица». В открывшемся окне заносим наименование таблицы (если курсор в момент создания сводной уже располагался в таблице, то ее имя уже будет внесено) и ставим галочку на пункт «На новый лист».

В этой таблице будем считать количество заявок, поэтому лист так и называем.

В область сводной таблицы «Названия строк» вносим поле «Название должности». В область «Названия столбцов» вносим «Дата заявки». Чтобы сгруппировать даты по месяцам, устанавливаем курсор в наименование колонки (там, где указана дата) и вызываем контекстное меню. Здесь выбираем пункт «Группировать» и метод группировки – «месяц» и «квартал».

В область значений заводим поле «Необходимое количество сотрудников» и настраиваем его как сумма значений.

Таблица настроена. Не уводя курсор за пределы таблицы выберите любой график во вкладке меню «Вставка». График сформируется автоматически. Можно изменить его параметры тут же, в окне отладки.

Теперь, аналогичным образом, но на другой странице, сформируем таблицу отклонений от установленных сроков. Так и назовем этот лист – «НарушениеСроков». В качестве строк используем наименования подразделений, а в качестве наименования колонок, также, как и в прежней сводной, дату заявки, сгруппированную по месяцам и кварталам.

В область значений заводим поле «Отклонение от нормы» и настраиваем его как сумма значений.

График нам здесь не нужен, впрочем, можете его сформировать по своему усмотрению.

И последняя сводная таблица – средние значения по зарплате. Этот лист я назвал «СредняяЗП». В строках у нас будут наименования должности, в колонках я ничего не указал. Впрочем, можно установить даты, сгруппированные поквартально.

В области значений здесь будет поле «Размер ЗП», а настроим его не как сумма, а как средние значения.

Структура хранения файлов

В дальнейшем мы будем создавать новые файлы, которые будут взаимодействовать друг с другом. Чтобы это взаимодействие осуществлялось без проблем, уже сейчас пора обдумать структуру хранения этих файлом. Этим и займемся.

Для всей системы файлов службы создайте отдельную папку. Пусть она будет называться HR. Ее разместите на своем компьютере либо в сетевой папке, но с доступом только сотрудников службы персонала.

Для общего доступа создайте папки, в которых сотрудники будут сохранять свои заявки, служебные записки и другие документы. Из них мы эти документы будет вытягивать для создания собственных баз данных.

Для файлов, в которых будут храниться данные, предусмотрим папку «Базы».

Третью группу документов назовем «Отчеты». Здесь будут скапливаться отчетные документы, сформированные на основании обработки баз.

На сегодня это все. Выкладываю файл с базой по учету заявок на персонал. В следующей статье будем считать затраты на поиск и подбор персонала.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *