Защита от ошибочного ввода данных

Защита от ошибочного ввода данных ExcelЗащита от ошибочного ввода данных в Excel.

Когда я создавал формы для ввода данных другими сотрудниками, они неизбежно совершали там массу ошибок, искажающих конечный результат.

То букву вместо цифры занесут, то пробелов понаставят.

А дело было очень ответственное — все-таки таблицы расчета заработных плат сотрудников. Сами понимаете — малейшая ошибка, и демотивированный сотрудник нам обеспечен. Excel позволяет максимально снизить вероятность подобных ошибок. И, поверьте моему печальному опыту, этим лучше не пренебрегать.

Рассмотрим образец защиты от ошибочного ввода данных на примере формы табеля рабочего времени. Нам необходимо добиться, чтобы отработанное время указывалось в специально предназначенных для этого строках (желтые ячейки). А код рабочего времени необходимо заносить в другие строки (зеленые ячейки).

Для начала, необходимо ограничить ввод числовых значений. Другими словами — сделать так, чтобы в ячейки для чисел невозможно было ввести буквы или слова. Кроме того, не помешает, если мы запретим вносить числа больше 24. Если руководитель напишет число 41, то, очевидно, что это опечатка.

Выделим все ячейки, в которые необходимо разрешить ввод только чисел от 0 до 24. В линейке меню выберите закладку «Данные» и в блоке «Работа с данными найдите пункт «Проверка данных«. При нажатии на этот пункт появится окошко для настройки ограничения на ввод.

В поле «Тип данных» выбираем пункт «Действительное«, если допускается внесение дробных значений, или «Целое число«, если дробные значения не допускаются.В поле «Значение» выбираем «Между«. В поле «Минимум» вносим «0«, в поле «Максимум» вносим «24«.

При желании можно настроить появление сообщения при наведении табличного курсора на ячейку. Для этого перейдите в закладку «Сообщение для ввода«, поставьте галочку в пункте «Отображать подсказку, если ячейка является текущей» и внесите заголовок и текст сообщения. Похожим образом можно настроить сообщение, появляющееся в случае, если введено неверное значение.

С кодами, лучше всего использовать заблаговременно подготовленный список. Формируем его на какой-нибудь отдельной странице. В общем-то он уже должен иметься, если форма табеля была скачана из официальных ресурсов. Просто открываем эту страницу, выделяем все коды, и задаем выделенному диапазону имя «Коды» (просто пишем это наименование в адресной ячейке).

Теперь идем на страницу табеля, выделяем интересующие нас ячейки, и снова выбираем пункт «Проверка данных«. В поле «Тип данных» выбираем пункт «Список«. В поле «Источник» вносим после знака «=» имя нашего списка.

Если вы отмените галочку в пункте «Игнорировать пустые ячейки«, то программа не даст оставлять ячейки пустыми. Этого нам не надо. А вот в пункте «Список допустимых значений» нам галочка ни к чему. Если мы ее оставим, то в ячейке появиться кнопка выпадающего списка, из которого необходимо будет выбирать необходимое значение. Поскольку список у нас очень большой, то выбор из списка будет неудобным. Кроме того наши ячейки очень узкие, и кнопка выпадающего меню будет только мешаться (см. картинку справа).

Также, при желании, вносим текст, появляющийся при наведении табличного курсора на ячейку. Текст, появляющийся при вводе ошибочного значения, лучше продумать и составить. В случае с кодами отработанного времени он может быть таким, как на рисунке.

Так настраиваем всю таблицу.

В ячейках, в которых внесены формулы, целесообразно полностью запретить какие бы то ни было изменения. Для выборочного запрета изменений в ячейках мы используем команду «Защитить лист» в группе «Изменения» закладки «Рецензирование«.

Но предварительно необходимо отметить ячейки, изменения в которых мы хотим разрешить. Выделяем все эти ячейки, и нажимаем правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню. Выбираем пункт «Формат ячеек«. Открываем закладку «Защита«.

По умолчанию, во всех ячейках стоит галочка напротив пункта «Защищаемая ячейка«. Эту галочку мы отжимаем, разрешив, таким образом, изменения в выделенных ячейках. Нажимаем «ОК«. Теперь можно заняться защитой листа.

После выбора команды «Защитить лист» открывается окошко, позволяющее выбрать параметры защиты:

Назначить пароль я рекомендую, а прочие пункты можно оставить в том виде, в котором они заданы. Нажимаем «ОК«, и проверяем. Попробуйте внести какую-нибудь запись вне того блока, который мы выделяли. Должно появиться окошко, как на рисунке. Если появилось, значит все проделано верно.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *