Что такое excel и word - Учим Эксель

5 программ для совместной работы с документами

В период удалёнки почти все коллективы разъехались по домам, в то время как необходимость работать никуда не пропала. Для работы из дома, нужны надлежащие инструменты: многофункиональные приложения для обработки документов и общения. Разбираемся, какие из их идеальнее всего подступают для домашнего кабинета.

5 программ для совместной работы с документами

Мы собрали функциональные платформы, дозволяющие не только лишь работать с офисными документами, но и делать куда наиболее широкий диапазон задач: вести коммуникаций снутри группы, работать с клиентской базой, заниматься проектной деятельностью и почти все другое.

«Р7-Кабинет»

Было бы упущением обойти вниманием платформу российскей разработки — «Р7-Кабинет». Функциональность приложения дозволяет отнести его к решениям широкого профиля. Тем наиболее, что оно находится в реестре российского ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств), что дозволяет воспользоваться им и в госструктурах.

Большенный плюс данной для нас платформы — красивая сопоставимость с документами формата OOXML, базисного для офисного ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств) от Microsoft. Периодически, если приходится работать с документами, содержащими сложное форматирвоание, сопоставимость оказывается даже лучше, чем в Office Online от той же Microsoft. Редакторы «Р7-Кабинет» являются полнофункциональными что в оффлайн, что в онлайн-версиях.

«Р7-Кабинет» — это не только лишь про работу с офисными документами. В составе платформы находится также система документооборота, настоящий почтовый сервер, CRM, модуль проектной работы, средства коммуникаций, в том числе видеоконференций (модуль «Команда») также инструменты управления. Все это доступно как онлайн, так и при помощи дексктопных приложений (это относится к офисной части и к модулю «Команда»). Приложения кросс-платформенные, работают как под Windows, так и под Mac и Linux (животрепещуще в свете перехода на ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств) российских производителей, сборки GNU/Linux входят в перечень российского софта). Мобильные версии у «Р7-Кабинет» тоже есть, как для Android, так и для iOS.

Стоит всё это в сопоставлении с забугорными аналогами весьма маленьких средств. Так, годичная подписка на 1-го юзера обойдётся всего в 249 рублей. Есть и остальные плюсы: серверную часть ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств) можно установить on-premise, на своём своем сервере, что даёт больше убежденности в том, что ваши файлы не будут доступны третьим лицам (всё относительно, естественно). Таковая возможность есть, нужно сказать, и у Micosoft.

Microsoft 365

Эта платформа выросла из всем известного Microsoft Office — фактически, до недавнешних пор она и называлась Microsoft Office 365. Пакет включает Word, Excel и PowerPoint, причём как в десктопной (не во всех вариантах подписки), так и в мобильной и онлайн-версии. Для ПК (Персональный компьютер — компьютер, предназначенный для эксплуатации одним пользователем) также доступен Access (СУБД), а для хранения данных в облаке — OneDrive.

Коммуникационные способности тут также обширно представлены — Exchange берет на себя вопросцы с корпоративной электрической почтой, а Outlook дозволяет отлично с ней работать. Teams (этот продукт поменял предлагавшийся ранее Skype для бизнеса, который до этого носил заглавие Lync) — отвечает за наиболее современные форматы онлайн-общения, в том числе видеоконференции, настолько животрепещущие в сегодняшнее сложное время.

Плюс, естественно же, обширно узнаваемый в узеньких кругах «швейцарский ножик» SharePoint, который выступает и контент-менеджером корпоративного масштаба, и интранет/веб-конструктором, и порталом совместной работы, и много еще чем.

Явное преимущество решения от Microsoft — это экосистема. Компания производит широкий диапазон программного обеспечения, включая отдельные продукты класса CRM и управления предприятием (семейство Dynamics), для проектной работы (MS Project) и остальные.

Стоит, но, иметь ввиду, что не все варианты подписки Microsoft 365 полнофункциональны. К примеру, самый доступный пакет сервисов Microsoft 365 бизнес базисный (312,5 рублей на юзера за месяц при подписке на год), не содержит в себе десктопные офисные программы. У онлайн-версий традиционного Word и Excel функциональность ограничена, а документы со сложным форматированием, сделанные в десктопных версиях ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств), могут отображаться некорректно. Полнофункциональный же Microsoft 365 бизнес эталон обойдется уже в 781,3 рубля за юзера.

Гугл Workspace

Платформа Гугл Workspace также выросла на базе офисных онлайн-приложений, а Гугл Документы и по сей денек составляют важную ее часть. Текст-процессор, таблицы и презентации, совместное редактирование — с Гугл всё это было уже доступно тогда, когда таковая функциональность не была мэйнстримом. Плюс мощная и только обширно популярная почтовая платформа Gmail (со своим корпоративным адресом, естественно), пасмурное хранилище Drive.

В составе пакета находятся развитые средства коммуникации: сервис видеоконференций Meet, групповой мессенджер с совсем необычным заглавием Chat и остальные полезные «фишки» типа заметок и виртуальной презентационной доски. Есть также конструктор веб-сайтов Sites и средство проведения самых различных опросов и анкетирования Forms.

Тарифные планы различаются по размеру предоставляемого места, наибольшему количеству участников видеоконференции, уровнем поддержки и некими доп «плюшками» по части сохранности (будут увлекательны, наверняка, богатым и большим компаниям). И, что любопытно, Гугл никак не демпингует: так, подписка Business Standard будет стоить $10.8 за юзера за месяц, по текущему курсу это приблизительно столько же, сколько и у Microsoft (вкупе c десктопными приложениями Office). Естественно, состав набора сервисов различается и сопоставление не совершенно корректно, но всё же.

Интересно почитать:  Excel vba список файлов в папке

Достоинства решения от Гугл явны — со почти всеми сервисами компании юзеры уже знакомы и могут в их работать (взять ту же почту). Гугл — одна из больших ИТ-компаний в мире, что даёт основания рассчитывать на неплохой уровень доступности и стабильности сервиса. Невзирая на широкие способности по совместной работе с офисными документами, корректное отображение документов, поступивших снаружи (сделанных в Microsoft Office, к примеру) не постоянно может быть: еще не все вопросцы сопоставимости решены.

«МойОфис Личное скопление»

МойОфис выпускает решения для неопасной совместной работы с документами и коммуникациями. В отличие от Microsoft либо Гугл, которые предпочитают подключать юзеров в свои общественные облака, МойОфис практикуется на личных облаках. Русский производитель дает три пасмурных продукта, которые могут быть развернуты на инфраструктуре компании либо доверенного напарника. Это принципное отличие, которое обеспечивает надежное хранение и полный контроль собственных данных.

Юзеры могут выбирать меж «МойОфис Личное скопление», «МойОфис Защищенное скопление» и «МойОфис Проф». 1-ые два продукта различаются меж собой наличием сертификатов, которые подтверждают прохождение сертификационных испытаний ФСТЭК Рф: «МойОфис Защищенное скопление» можно применять в муниципальных информационных системах первого класса защищенности и на объектах критичной инфраструктуры.

«МойОфис Личное скопление» состоит из сервера совместной работы для редактирования текстовых документов, электрических таблиц и просмотра презентаций, системы хранения и обмена данными, также почтовой системы с календарем и адресной книжкой. Управление личным облаком осуществляется при помощи панели управления для админов.

«МойОфис Проф» — очень полная версия товаров МойОфис, которая кроме компонент «МойОфис Личное скопление» включает еще и настольные приложения для редактирования документов и клиент электрической почты.

Совместное редактирование дозволяет группе служащих работать с документом в одном из 2-ух режимов: режим резвого редактирования с мгновенным принятием правок либо режим рецензирования, в каком все правки участников выделяются цветом и могут быть приняты либо отклонены обладателем документа.

При совместном редактировании участникам группы доступны все функции форматирования документов, в том числе комментирование. МойОфис поддерживает аудиокомментарии, которые можно записывать в мобильных приложениях «МойОфис Документы», а прослушивать — как на телефонах, так и в настольных и веб-редакторах МойОфис.

Стоимость «МойОфис Личное скопление» и «МойОфис Проф» очень зависит от характеристик конфигурации и количества юзеров, приобрести решение можно у хоть какого напарника по дистрибуции, полный перечень которых приведен на веб-сайте.

Платформа Zoho на данный момент насчитывает 10-ки онлайн-решений, созданных для самых различных задач. В её состав входят в том числе и онлайн-редакторы, дозволяющие работать с офисными документами — Writer, Sheet и Show для текстовых документов, таблиц и презентаций соответственно. Но по сути чудес функциональности и сопоставимости с форматами документов Microsoft эти приложения не демонстрируют, и известна платформа Zoho до этого всего конкретно доп решениями (относительно базисной способности вместе работать с документами онлайн).

Гугл Docs, либо как безвозмездно работать с документами Word, Excel и PowerPoint без установки Microsoft Office

Ранее Word, да и пакет Microsoft Office в целом, был словом нарицательным для всех имеющихся текстовых микропроцессоров владеющих большей функциональностью чем обычный блокнот. Но по мере развития цифровой промышленности сделалось ясно, что рядовые граждане использую только малую толику офисного пакета, что породило целую массу других вариантов, любой из которых владеет своими преимуществами и недочетами.

Так возникли и яблоковый iWork (Pages, Numbers, Keynote), доступный совсем безвозмездно по адресу icloud.com и бесплатные OpenOffice и LibreOffice, и узкоспециализированные инструменты для журналистов вроде Ulysses, Byword, iA Writer так дальше. Но по большей части их соединяет воединыжды одно — наличие приложения как такого. Последующим шагом развития, в который мы уже издавна вступили, стали пасмурные технологии. И в этом направлении уже есть непревзойденно зарекомендовавший себя сервис Гугл Docs, на котором мы и остановимся в этом обзоре.

Что такое Гугл Документы (Гугл Docs)?

Гугл Docs — это таковой же настоящий офисный пакет как и Microsoft Office, Apple iWork и дальше по списку. Его основой так же являются текстовый и табличный микропроцессор, также редактор презентаций. Основное отличие — бесплатность и отсутствие программной части. Вся работа будет происходить только в границах браузера. В качестве базы для хранения файлов выступает пасмурное хранилище Гугл Drive с предоставляемыми 15 Гб бесплатного дискового места.

Google Документы

Исходя из этого есть и ограничения по хранимым данным:

  • 1 020 000 знаков либо 50 МБ — для текстовых документов;
  • 2 000 000 ячеек — для таблиц;
  • 100 МБ (около 400 слайдов) — для презентаций;
  • 5 ТБ — остальные файлы.

Google Документы

Этих объёмов наиболее чем довольно для ублажения нужд рядового юзера и маленького корпоративного сектора. Не стоит забывать о том, что при оперировании довольно большенными документами, в особенности при маленькой скорости интернет-соединения, работа будет протекать медлительнее.

Google Документы

Как вы уже осознаете, все данные будут храниться в сети и это здорово, ведь в таком случае вы можете получить доступ к хоть каким документам из хоть какой точки планетки где есть веб и какое-нибудь цифровое устройство (комп, планшет либо телефон). Нет необходимости устанавливать доп, а в случае с Microsoft Office — платное программное обеспечение. Не любой может повытрепываться приобретенной лицензией, но при работе в компании это принципиально. В случае дисконнекта вы можете продолжить работу, а опосля восстановления соединения все данные на сервере обновятся.

Google Документы

Совместная работа в Гугл Docs

О надёжности волноваться не стоит — любой введённый знак здесь же отчаливает в онлайн-копию документа, потому что это обосновано возможностью кооперативного редактирования 1-го файла (например, в пакете iWork Apple лишь на данный момент ввела эту возможность и то пока на стадии общественного бета-тестирования). Все конфигурации сохраняются в истории, причём постоянно будет отображено кто и где внёс свою лепту.

Интересно почитать:  Как в excel сделать уровни

Google Документы

Групповое редактирование на высоте. Можно добавлять комменты, отправлять советы по редактированию материалов (к примеру, если начальник воспретил заносить правки), а любому юзеру назначается собственный цвет.

Google Документы

Что касается сопоставимости, то здесь всё в полном порядке. Поддерживаются все пользующиеся популярностью форматы офисных данных:

  • тексты: DOC, ODF, RTF, PDF, HTML и ZIP;
  • таблицы: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML;
  • презентации: PPT, PPS, PDF и TXT.

С какими файлами работает Гугл Docs

Google Документы

Что касается инвентаря, то естественно он будет не таковым богатым как в том же редмондовском кабинете, но здесь есть полностью все самые принципиальные функции дозволяющие с уютом создавать и редактировать самые сложные документы. Даже позволено ставить кастомные шрифты, чему почти все откровенно удивляются.

Google Документы

Единственное о чём хотелось бы упомянуть — Гугл Формы. Благодаря ним вы без заморочек можете сделать форму-опрос и выслать её подписчикам либо же расположить на веб-сайте. Весьма обычной и нужный сервис аналога которого у конкурентных офисных пакетов нет.

Google Документы

Остальные способности Гугл Docs

  • голосовой ввод (доступен лишь Гугл Chrome) — облегчит жизнь любителям надиктовывать. Определение речи, признаться, на высоте;

Google Документы

  • закладки — интерактивные ссылки отправляющие сходу в подходящую часть документа без необходимости мучительно прокручивать материал;

Google Документы

  • автозамена — ускоряет процесс набора путём преждевременного сотворения шаблонов более применяемых слов и выражений;

Google Документы

  • поиск значения слов — благодаря функции «Найти» вы постоянно можете поглядеть значение слова, а в привесок сервис подберёт синонимы.

Google Документы

Гугл Docs — это бесплатный самодостаточный кроссплатформенный офисный онлайн-пакет, позволяющий с подабающей толикой удобства ощутить все красоты пасмурных технологий. Для мобильных людей, групповой и удалённой работы он фактически безупречен.

Функции Microsoft Word, которые посодействуют оформлять документацию на 100 баллов

В наше время нужно уметь верно и прекрасно оформлять различную документацию. Почаще всего для сотворения документов употребляется текстовый микропроцессор Word. Разглядим главные функции Word, которые посодействуют оформить хоть какой, даже самый непростой, документ.

1. Редактирование текста в Word (меню «Шрифт»)

Редактирование текста в Word — это самый обычной, но нужный пункт статьи. Любой человек, работающий с документацией сталкивался с необходимостью поменять шрифт либо задавался вопросцами типа как поменять цвет текста, прирастить/уменьшить размер букв, создать их жирнее и т.д. Все эти функции находятся во вкладке «Основная», в левой высшей части окна.

При наведении курсора на клавиши, всплывает подсказка, так что не стоит страшиться запамятовать предназначение какой-нибудь клавиши. Не считая того, обычно клавиши сопровождаются понятными иллюстрациями (значками).

Для внедрения шрифта нужно выделить подходящий участок текста, потом избрать заглавие шрифта, цвет, размер и начертание.

Время от времени возникает необходимость преобразования строчных букв в большие, к примеру, при оформлении титульного листа.

Для того чтоб не перепечатывать текст поновой, можно выделить подходящий фрагмент текста, потом надавить правой клавишей мыши и избрать в показавшемся меню «Шрифт».

Опосля нажатия покажется окно с разными опциями шрифта. Тут тоже можно поменять шрифт, начертание и размер. Нас интересует пункт «все строчные», который находится в правой части окна.

Необходимо установить «галочку» в этом поле и надавить «ОК». Все буковкы в выделенном слове станут большими.

Бывает такое, что меж знаками в слове должны быть огромные расстояния. Некорректно наращивать эти расстояния при помощи пробелов. Для этого существует особая настройка в меню «Шрифт».

Выделяем необходимое слово, жмем правую клавишу мыши, избираем «Шрифт». В уже знакомом окне избираем вкладку «Добавочно».

В данной вкладке необходимо в поле «Интервал» избрать «Разреженный» интервал и указать необходимое расстояние меж знаками.

В нижней части окна показан пример того, как будет смотреться выделенный фрагмент при применении опций.

Опосля нажатия «ОК» опции будут использованы к избранному тексту.

2. Меню «Абзац»: как настроить поля

Нередко возникает и вопросец о том, как настроить поля. Чтоб это создать, необходимо перейти на вкладку «Макет». В левом углу будет клавиша «Поля». При нажатии на неё покажется перечень доступных полей, а понизу этого перечня – клавиша «настраиваемые поля».

Если в перечне нет подходящих полей, то отступы можно задать в меню «Характеристики странички» в Word (клавиша «настраиваемые поля»).

Для прекрасного расположения текста на страничке необходимо установить сглаживание.

Таковым образом, если есть необходимость создать заголовок посреди, то его не нужно двигать пробелами, необходимо просто выделить его, открыть вкладку «Основная» и избрать сглаживание по центру.

В любом длинноватом тексте, уместно созодать абзацы. Как понятно, у первой строчки всякого абзаца есть некий отступ – красноватая строчка. При наличии бардовых строк в документе людям проще ориентироваться, чем в сплошном тексте. Красноватые строчки не надо созодать при помощи пробелов всякий раз, довольно зайти в меню «Абзац» (см. картину ниже) и указать в поле «1-ая строчка» «Отступ» и указать его численное значение, если документ новейший.

Если необходимо отредактировать уже написанный текст, нужно его поначалу выделить, а уже позже открыть меню «Абзац» (надавить правой клавишей мыши, избрать «Абзац») и указывать там красноватые строчки.

Не считая бардовых строк данное меню дозволяет устанавливать междустрочный интервал в Word.

Интересно почитать:  Excel скрыть лист в

Междустрочный интервал в Word можно установить, перейдя на вкладку «Основная» и нажав на подобающую клавишу.

3. Стили документа в Word

Почаще всего в организации есть единые требования к оформлению документации: схожие поля для однотипных документов, один и этот же шрифт и т.д. Если поля, настроенные юзером, сохраняются и показываются в перечне доступных, то как быть со шрифтами?

Для этого есть Стили документа в Word. Их можно избрать на вкладке «Основная».

Можно пользоваться одним из предложенных, а можно сделать собственный, нажав «Сделать стиль».

Если выделить слово, а уже потом надавить на клавишу «Сделать стиль», создастся стиль с тем форматированием, которое использовано к слову.

По кнопочке «Поменять» можно внести доп опции.

4. Автоматическое оглавление в Word

Необходимо создать лишь маленькую предварительную работу:

· выделить все заглавия (можно по одному, можно, зажав ctrl, выделить все);

· применить к ним стиль Заголовок 1 уровня (2 либо 3, если это подпункты) либо стиль, основанный на нём (при использовании обычного стиля заголовка может пригодиться настройка подходящего шрифта).

Опосля этого необходимо зайти на вкладку «Ссылки» и в левом углу надавить на клавишу «Оглавление».

Потом необходимо избрать более подходящее. Покажется оглавление с избранными заголовками. Время от времени заголовок «Оглавление» некорректен, потому его можно поменять на иной (к примеру, «Содержание»), просто нажав на область с оглавлением. При подмене заголовка, нужно обновить оглавление. Для этого необходимо надавить «Обновить таблицу» и избрать пункт «обновить полностью». Если подмены заглавий не было, но документ был дописан, необходимо опосля нажатия «обновить таблицу» избрать 1-ый пункт.

5. Нумерация страничек в документе

Чтоб читать документ было комфортно, необходимо добавить нумерацию страничек в документе. Для этого на вкладке «Вставка» выберем пункт «номер странички». Опосля выбора пригодного расположения номера страничек покажутся во всём документе, также покажется новенькая вкладка «Конструктор». Потому что на титульном листе номер странички обычно не пишут, необходимо поставить «галочку» на пт «особенный колонтитул для первой странички».

Опосля закрытия колонтитулов (красноватая клавиша в конструкторе справа) время от времени возникает необходимость возвратиться на неё. Для этого довольно два раза щёлкнуть по нижней части листа (рабочей области), где обычно и размещаются колонтитулы.

6. Подложка и картина

Во вкладке «Конструктор» есть клавиша «Подложка». Подложка – картина либо текст, находящиеся на фоне документа. Нередко там написано слово «Эталон» либо изображён логотип организации/герб страны.

Word дозволяет избрать из шаблона либо применять свою картину подложки (клавиша «настраиваемая подложка»).

В неких видах документации есть рисунки. Если есть необходимость составить перечень всех иллюстраций документа, то картинки лучше подписывать так:

o надавить правой клавишей мыши на набросок;

o в перечне избрать пункт «Вставить заглавие»;

o ввести заглавие в показавшемся окне.

7. Работа с таблицами: создание в тексте таблиц, операции с ячейками

Если есть текст, который необходимо конвертировать в таблицу, нужно его выделить и на вкладке «Вставка» надавить клавишу «Таблица». В перечне избрать «конвертировать в таблицу». Стоит направить внимание на то, что данные должны отделяться друг от друга каким-то одним эмблемой, а строчки друг от друга отделяются при помощи Enter.

В показавшемся окне необходимо избрать разделитель либо указать иной (запятая, пробел и т.д.).

Опосля нажатия «ОК» данные будут преобразованы в таблицу. Её необходимо пристально проверить, т.к. время от времени появляются ошибки с преобразованием.

Для сотворения таблицы в тексте время от времени нужно разбивать и соединять воединыжды ячейки. Для этого необходимо избрать ячейку (ячейки) и надавить правую клавишу мыши. В показавшемся перечне избрать необходимое действие.

Если необходимо разбить ячейки на несколько, опосля нажатия на «поделить ячейки» в показавшемся окне нужно указать, сколько строк и столбцов обязано получить в итоге деления ячейки.

Если необходимо создать косую линию в ячейке (такое нередко встречается в первой колонке), нужно избрать подходящую ячейку, нажав на неё, на вкладке «Конструктор» надавить на «Граница», а потом избрать подходящую границу.

Для прибавления ссылки необходимо выделить слово (текст/картину), которое обязано стать ссылкой. Надавить на правую клавишу мыши. В показавшемся перечне избрать «ссылка» и, раскрыв её, избрать «вставить ссылку». В поле «Адресок» написать ссылку, если нужна ссылка на веб-сайт. Если нужна ссылка на что-то другое – избрать необходимое.

8. Формулы в документе Word

В технической документации время от времени нужно применять формулы. Но в формулах встречаются знаки, которых нету на клавиатуре. Не считая наличия особых знаков есть и иная неувязка, которая состоит в том, как писать дроби: числитель и знаменатель на различных строчках? Такое читать неловко. Специально для этого существует удачный механизм прибавления формул в документ Word.

Для прибавления необходимо зайти на вкладку «Вставка», в правой её части будет написано «Уравнение». Нажав, можно узреть перечень узнаваемых формул.

Очевидно, в арифметике и физике формул еще больше. Время от времени вписать необходимо свою свою. Есть два варианта прибавления собственной формулы: написать её вручную либо «собрать» в конструкторе.

Разглядим самый обычной вариант – написать (клавиша «рукописное уравнение»). Он малоэффективен, если необходимо написать «многоэтажную» дробь либо что-то сложное.

2-ой метод (клавиша «вставить новое уравнение») наиболее тяжелый, но исключает любые ошибки с определением почерка.

Опосля исследования данной для нас статьи вопросцев по использованию функций Microsoft Word обязано стать меньше. Оформлять документацию сейчас будет еще проще.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector