Как уменьшить размер Excel-файла? Работа в Экселе для начинающих

Как уменьшить размер Excel-файла? Работа в «Экселе» для начинающих

По всей видимости, почти все юзеры, работающие с табличным редактором Excel, весьма нередко замечали, что время от времени размер сохраняемого либо редактируемого файла может значительно возрастать без видимых (как кажется) на то обстоятельств. При всем этом файлы могут раздуваться до такового размера, что с ними становится не только лишь неловко работать, скажем, в плане пересылки по электрической почте, да и делать какие-либо деяния в самой программке, которая начинает несусветно тормозить. Давайте попытаемся разглядеть главные простые деяния, дозволяющие несколько уменьшить конечный размер табличного объекта, и будем исходить из осознания работы в «Экселе» для начинающих. Некие способы могут показать довольно сложными и трудозатратными, потому в качестве средства упрощения их выполнения будут приведены готовые решения.

Уменьшение размера файла Excel: главные направления действий

Итак, до этого чем принимать решение по поводу конфигурации размера табличного файла, попытаемся узнать, что все-таки в ней быть может такового, что чертовски наращивает занимаемое файлом пространство на твердом диске либо съемном носителе. Обычно, не говоря о неких специфичных качествах, почаще всего на конечный размер в наивысшей степени оказывают воздействие последующие причины:

устаревший формат файла;
ведение журнальчика конфигураций для общего доступа к файлу;
ненадобное форматирование пустых ячеек (строк и столбцов);
очень огромное количество вставок-рецензий;
наличие в книжке укрытых листов, объектов и имен;
огромное количество формул и связей;
огромные размеры вставленной графики и т. д.

При выполнении неких ниже описываемых действий следует учитывать, что они могут быть рассчитаны только на версии Microsoft Excel 2007 и выше. Но некие операции могут применяться и в наиболее старенькых пакетах вроде модификации 2003 года.

Изменение формата сохраняемого файла

Начнем, пожалуй, с самый простых решений. Базы работы в «Экселе» для начинающих как раз касаются нюанса выбора формата сохраняемой табличной структуры. Некие рядовые юзеры, в особенности те, кто дает предпочтение устаревшим версиям офисного пакета, привыкли считать, что главным по дефлоту является формат XLS. До некого времени так оно и было. Но этот тип файлов, хоть и употребляется до сего времени, безвыходно устарел. Заместо него в качестве основного при сохранении таблицы предлагается относительно новейший формат XLSX, который по сопоставлению со старенькым имеет наименьший размер.

Как уменьшить размер файла Excel в этом случае, по всей видимости, уже додумались все. Необходимо просто при сохранении документа в поле типа избрать как раз формат XLSX.

Но не достаточно кто понимает, что в программке есть некоторое количество «родных» форматов, и самым увлекательным исходя из убеждений уменьшения размера смотрится двоичный формат XLSB. Он по размеру еще меньше.

Таковым образом, при сохранении документа можно избрать и его. Но здесь есть свои трудности. Учтите, что в случае, если для вас требуется произвести импорт данных из файла Excel, к примеру, в программке «1С», формат двоичной книжки применять недозволено, так как в «1С» он не поддерживается.

Проверка общего доступа к документу

Одной из главных заморочек, которые обычно могут встречаться на предприятиях либо в кабинетах, является открытие к таблице общего доступа для редактирования файла несколькими юзерами. В этом случае повышение размера тоже может быть, но уже из-за того, что все деяния по изменению содержимого таблицы фиксируются в особом журнальчике, который сохраняется конкретно в документе и является его неотъемлемой частью.

В принципе, самым обычным и логичным решением станет закрытие общего доступа, но если он все-же нужен, можно отключить ведение журнальчика.

В том же Microsoft Excel 2007 либо в хоть какой иной версии редактора создать это можно через меню рецензирования, в каком выбирается пункт управления доступом к книжке, а через доп вкладку делается отключение ведения журнальчика (по дефлоту в нем сохраняются все пользовательские деяния в 30-дневный срок).

Как уменьшить размер файла Excel за счет сокращения рабочего спектра?

Еще одна исконная неувязка почти всех юзеров заключается в том, что они совсем запамятывают о том, что полностью все ячейки, присутствующие на листе либо в книжке, не необходимы. Для удобной работы требуются лишь те, в каких есть данные. Другие при открытии либо выполнении остальных действий пересчитываются автоматом, что и приводит к понижению скорости работы. Найти конец спектра можно методом внедрения в Excel жарких кнопок Ctrl + End, схожих для всех программ офисного типа. При всем этом рамка {перемещается} на самую последнюю ячейку с учетом и строчки, и столбца.

Интересно почитать: Как отсортировать данные в таблице excel по дате

Если конец спектра находится весьма далековато по всем фронтам, выделите строчки, расположенные ниже крайней строчки, содержащей данные, потом используйте сочетание Ctrl + Shift со стрелкой вниз, и удалите выделенный спектр, к примеру, выбрав в меню ПКМ подобающую команду. Ту же функцию следует сделать с излишними столбцами, но применять жаркие клавиши Excel со стрелкой на право.

Примечание: направьте внимание, что применять кнопку удаления Del недозволено. Это приведет лишь к чистке ячеек, а не к фактическому удалению их самих. Выделять нужные строчки и столбцы можно с помощью мыши при зажатой левой кнопочке, двигаясь конкретно по вертикальной и горизонтальной панелям с цифровыми либо буквенными обозначениями ячеек. Переводить в Excel строчки в столбцы и напротив для удобства работы либо отображения инфы не надо, хотя здесь – по желанию. Опосля выполнения всех действий файл необходимо непременно сохранить.

Что созодать с лишним форматированием?

Файл Excel весьма огромного размера уменьшить можно и за счет удаления ненадобного форматирования (внедрения различных шрифтов, заливок, стилей, отступов и т. д.) как для пустых ячеек рабочего спектра, так и для содержащих данные. В этом случае нужно выделить нужные ячейки, а потом на главной вкладке из блока инвентаря редактирования в выпадающем перечне избрать пункт чистки форматов.

Удаление рецензирования

Вставка ненадобного количества рецензий, внедрение которых целенаправлено далековато не постоянно, тоже добавляет веса конечному файлу. Для удаления всех объектов такового типа воспользуйтесь для выделенного спектра ячеек вкладкой рецензирования и пт удаления. Если же рецензии по каким-то причинам необходимы, лучше занесите их в отдельный столбец и вставляйте для каждой строчки по мере надобности.

Удаление укрытых листов

Сейчас давайте поглядим, как уменьшить размер файла Excel за счет выполнения неких операций со сокрытыми листами. Некие юзеры могут сделать возражение по поводу их присутствия в книжке. А что, если таблицу делали не вы? То, что листы не показываются посреди активных, это еще полностью не означает, что их в книжке нет, либо они не являются пустыми.

В таковой ситуации произведите ПКМ на ярлычке листа понизу окна и из контекстного меню изберите пункт «Показать». Аналогичную операцию можно выполнить из раздела «Формат». По мере необходимости просто удалите листы, в каких нет данных.

Удаление формул и связей

В конце концов, приступим к самому сложному варианту действий. Время от времени бывает целенаправлено избавиться от применяемых в ячейках формул и связей, заменив их обыкновенными значениями. Как уменьшить размер файла Excel? Для этого довольно выделить подходящий спектр строчки либо столбца, потом скопировать его в буфер обмена через ПКМ либо сочетание Ctrl + C, опосля что, не снимая выделения, через меню ПКМ избрать вставку и применять в параметрах вставки пункт «Значения».

Но таковой способ является довольно неловким в случае наличия в книжке огромного количества листов. Поменять все значения можно в редакторе Visual Basic (Alt + F11) методом написания маленького макроса, представленного на изображении выше. Снова же, создавать преобразование в Excel строк в столбцы не надо. Это животрепещуще лишь в этом случае, если для вас требуется поменять ориентацию главный таблицы для удобства просмотра либо редактирования. Иной практической полезности от таковых преобразований нет.

Примечание: при использовании сводных таблиц также лучше отключить сохранение начальных данных конкретно в файле, выбрав вкладку данных в свойствах таблицы.

Удаление ненадобных имен

Что касается присутствия ненадобных имен, произвести их просмотр можно за счет внедрения сочетания Ctrl + F3, но и они могут оказаться сокрытыми.

Показать полностью все присутствующие имена, снова же, можно методом выполнения специального макроса, показанного выше. Опосля этого избавьтесь от всего того, что для вас не требуется.

Если же стоит задачка удаления полностью всех имен и со всех листов, примените очередной макрос.

Примечание: увлекаться внедрением макросов для автоматизации вычислительных действий тоже не стоит, так как и их чрезмерное количество может значительно замедлять работу программки и наращивать размер конечного файла.

Устранение заморочек с изображениями

В конце концов, попробуем разобраться, как уменьшить размер файла Excel с картинами. Такие деяния не помешают в этом случае, если файлы графики, вставляемые в таблицы, имеют высочайшее разрешение и вначале владеют большенными размерами. Более обычным вариантом принято считать за ранее редактирование размеров и разрешений графических объектов в любом редакторе (хоть в Paint), но таковая методика при большенном количестве изображений смотрится очень трудозатратной, а выполняемые деяния занимают больше времени. В самом табличном редакторе можно применять и его собственные средства сжатия (рекомендуется уменьшать разрешение до спектра порядка 96-150 пикселей на дюйм). Для выполнения таковых операций можно пользоваться меню формата и избрать пункт сжатия, указав дальше применение деяния или к избранному объекту, или ко всем изображениям.

Интересно почитать: Как в файл ворд вставить файл эксель

Как и в случае со сокрытыми именами, невидимые рисунки на избранном листе удаляются за счет выполнения показанного выше макроса в редакторе VBA.

По большенному счету, это все, что можно сказать по поводу того, как уменьшить размер файла Excel. Разумеется, что некие деяния для рядового юзера смотрятся очень сложными, остальные ему просто не пригодятся. Но, как считается, самым обычным и хорошим вариантом уменьшения размера, занимаемого табличным объектом на твердом диске, является самое обыденное сохранение его в новейших форматах (идеальнее всего в двоичном, так как, маловероятно, что обыденный юзер будет создавать экспорт данных в какую-то другую специфичную программку). Остается сказать, что наименования неких разделов меню, пт подменю и установок, зависимо от версии самого редактора, могут различаться (либо отсутствовать совершенно). Тем не наименее, в большинстве крайних модификаций Excel все описанные решения работают без заморочек.

Уменьшение размера файла Excel электронных таблиц

Если размер файла очень велик, попытайтесь создать его наиболее управляемым, следуя советам ниже.

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Чтоб уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книжки (XSLB), а не формата по дефлоту (XSLX). По дефлоту употребляется формат XML, что принципиально при использовании данных в посторониих программках, потому что XML является открытым эталоном. Но в большинстве целей двоичного формата довольно и он сохраняется в файле наименьшего формата.

Перейдите в меню > характеристики >Сохранить.

В перечне Сохранениефайлов в этом формате в перечне Сохранить книжки изберите Excel Двоичная книжка.

Этот параметр задает двоичный формат по дефлоту. Если вы желаете сохранить по дефлоту Excel книжку (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, изберите параметр в диалоговом окке Сохранить как.

Примечание: Если файл находится в SharePoint, может быть, вы не видите параметр Сохранить как. В этом случае вы сможете сохранить копию на локальном диске, сохранить ее как двоичное, а потом поменять начальный файл новеньким двоичным.

Перейдите в > сохранить как и, если файл сохраняется в первый раз, изберите размещение.

В перечне типов файлов изберите Excel Двоичная книжка (XLSB).

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Перейдите в меню > характеристики >Сохранить.

В перечне Сохранениефайлов в этом формате в перечне Сохранить книжки изберите Excel Двоичная книжка.

Этот параметр задает двоичный формат по дефлоту.

Если вы желаете сохранить по дефлоту Excel книжку (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, изберите параметр в диалоговом окне Сохранить как:

Изберите Файл > Сохранить как.

В перечне Тип файла изберите Excel двоичной книжки (XLSB).

Уменьшение количества таблиц

Если у вас есть таблицы с данными, которые вы не используете и которые не содержат формул, удалите их из таблицы.

Чем больше точек данных в книжке, тем больше размер файла. Если удалить неиспользование данных, размер файла уменьшится.

Сохранение изображений с наиболее низким разрешением

Откройте меню Файл, изберите раздел Характеристики, а потом — Добавочно.

В области Размер и качество отображениясделайте последующее:

Изберите Отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет хранимые данные, которые употребляются для восстановления начального состояния изображения опосля его конфигурации. Направьте внимание, что если удалить данные редактирования, вернуть изображение будет недозволено.

Удостоверьтесь, что не выбрано сжатие изображений в файле.

В перечне Разрешение по умолчанию изберите разрешение 150ppi либо наиболее низкое. Почти всегда разрешение не обязано быть выше.

Сжатие рисунков

Изберите набросок в документе. На ленте покажется вкладка Формат рисунка.

На вкладке Формат рисунка в группе Настройка изберите Сжать картинки.

В области Характеристики сжатиясделайте последующее:

Чтоб сжать все картинки в файле, снимайте снимок Применить лишь к этому рисунку. Если этот параметр избран, конфигурации, внесенные тут, будут влиять лишь на избранный набросок.

Изберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но вы не можете их вернуть.

В области Разрешениесделайте последующее:

Изберите Применять разрешение по дефлоту.

Не сохранения кэша данных с файлом

Если таблица содержит таблицу, можно уменьшить размер файла, не сберегая кэш начальных данных в файле, а обновляя кэш данных при его открытие.

Интересно почитать: Как в excel в примечание вставить фото

Изберите всякую ячейку в таблице.

На вкладке Анализ таблицы в группе Таблица изберите Характеристики.

В диалоговом окне Характеристики таблицы изберите вкладку Данные и сделайте последующее:

Чтоб сохранить начальные данные с файлом, при помощи сохранения начальных данных при помощи сохранения.

Тормозит EXCEL что созодать?

excel тормозит что делать

Office

В данной мини статье я расскажу и покажу почему тормозят файлы Excel при открытии и как это можно одолеть.

Бывает такое, что как бы в excel документе десяток страничек без какой то там графики и сложных формул и макросов, но хоть какое переключение меж ячейками приводит Вас в бешенство, а размер этого файла может переваливать максимум за пару мегабайтов.

Для того что бы разобраться в чем кроется причина конкретно в вашем случае я буду разбирать любой вариант и найдем в чем была причина.

1 Вариант

Самый всераспространенный вариант исправления тормозов при работе и открытии Excel документа это у вас в системе стоит по дефлоту принтер который издавна уже не работает либо он отключен от сети.
Решение: Довольно просто поменять по дефлоту на иной принтер и все (кликайте на другом принтере правой клавишей мыши и в показавшемся окне выбирайте избрать принтер по дефлоту)

2 Вариант

Почти все при работе в Excel не делают новейшие документы, а открывают старенькые документы удаляя из их всю старенькую информацию и начинают работать в их (лицезрел такие ситуации повсевременно, но таковая неувязка в главном у юзеров далековато за 50 лет )

И опосля таковой работы через пару месяцев хоть какой документ при открытии уже не дозволяет в нем работать(

Симптомы (Симптом от греч. — случай, совпадение, признак — один отдельный признак, частое проявление какого-либо заболевания, патологического состояния или нарушения какого-либо процесса жизнедеятельности): в документе всего пару листов, но его размер быть может от 10 мб и больше

Решение: скопировать данные и вставить в новейший незапятнанный документ (опосля этого непременно сверьте через свойство размены этих 2-ух документов, разница обязана исчисляться в 10-ки раз)

3 Вариант

Очередной эксклюзивный вариант с которым буквально ты можешь столкнуться, к примеру какая то выгрузка либо случаем когда работали в документе могли заполнить документ пустыми значениями

Симптомы (Симптом от греч. — случай, совпадение, признак — один отдельный признак, частое проявление какого-либо заболевания, патологического состояния или нарушения какого-либо процесса жизнедеятельности): в документе быть может мало инфы либо совершенно лишь шапка и несколько строк с информацией, но скролл указывает на то, что в документе весьма огромное кол-во инфы

Решение: скопировать данные (но лишь не выделяйте весь лист, а то в новейший документ вы перенесете все тоже самое)

4 Вариант

Сейчас раскрою маленькой секрет который не достаточно кто понимает и на данный момент мы будем созодать из Вас системного админа )) приведу маленькой абзац из википедии о формате документов Excel.

Формат: Рабочая книжка Excel:
Расширение: .xlsx либо .xls
Примечания: Обычный формат рабочих книжек Excel 2007. В реальности это сжатый ZIP-архив каталога XML документов. Является подменой бывшего бинарного формата .xls, хотя и не поддерживает макросы по суждениям сохранности.

Надеюсь все сообразили сущность данных слов)) excel документ который мы жмем и работает является архивом.

Сейчас открываем наш excel файл архиватор в моем случае это WinRAR избираем наш excel файл и жмем на иконку просмотр и удаляем папку drawings.

Опосля что запустите Ваш файл excel, он несколько раз ругнется и раскроется, опосля этого сможете ликовать резвой работе Вашего документа

Кто не желает читать вот Для вас видео как решается данная неувязка:

PS перед данным методом сделайте бекап файла.

excel 2010 тормозит, excel 2013 тормозит при вводе данных, excel очень тормозит, excel тормозит при копировании, excel тормозит при открытии файла, excel тормозит при работе с большенными файлами, vba excel тормозит макрос, почему excel тормозит при открытии, почему тормозит excel, почему тормозит файл excel, почему тормозит эксель, система и эксель тормозят, тормозит excel, тормозит excel при копировании в новеньком файле, тормозит excel при копировании данных, тормозит excel 2003, тормозит excel 2007, тормозит excel 2010, тормозит excel 2013, тормозит word excel при запуске, тормозит сводная таблица excel 16, тормозит таблица excel, тормозит файл excel, тормозит эксель, тормозит эксель при переходе на последующую ячейку, тормозит эксель 2013, файл эксель тормозит, эксель тормозит что созодать