Обновление данных в сводных таблицах Excel

Большенный спектр данных в таблице Excel правильно представить в виде сводного отчета. Структура данного инструмента дозволяет получить резвый доступ к итогам, инфы по определенному параметру. Разглядим создание и обновление сводных таблиц.

О необходимости и способности сводных таблиц

Нормально сформировывать сводный отчет на базе начальной таблицы, если она отвечает последующим характеристикам:

содержится несколько сотен строк;
юзеру необходимо представлять одни и те же данные в различных разрезах, выбирать информацию по данному условию, группировать, а интегрированный фильтр и группировка управляются плохо.

Требования к начальной таблице:

у всякого столбца есть заголовок (1-ый вариант – неверный; 2-ой – верный);
значения в одном столбце имеют однообразный формат (число, дата, текст);
все ячейки в строчках и столбцах заполнены значениями;
данные из одной ячейки недозволено разнести в различные столбцы (без объединения ячеек).

Нерациональная организация инфы:

Недозволено будет вывести итоги, к примеру, лишь по городку.

Лучше значения ввести последующим таковым образом.

Как создать сводную таблицу в Excel

Чтоб сделать сводную таблицу в качестве начального спектра возьмем каталог учебной литературы:

Предполагается, что данная таблица состоит из сотен строк. Сделаем сводный отчет для выведения перечня книжек из определенной группы либо определенного года. Задачка сформулирована – перейдем к реализации.

Активизируем всякую ячейку в начальном спектре – щелкаем мышкой. Перебегаем на вкладку «Вставка» — «Таблица». Жмем клавишу «Сводная таблица».
Автоматом выделяется весь спектр. Раскрывается диалоговое окно инструмента. Нужно проверить корректность характеристик для отчета (спектр, куда выводить сводную таблицу).
Раскрывается окно для построения отчета, перечень полей. В правой нижней части странички – области для размещения данных из начального спектра.
Области разрешают сформировать структуру сводного отчета.
Поначалу заполним «Наименования строк». Потому что необходимо вывести перечень книжек по годам, то в этом разделе должен быть список заглавий книжек. В перечне полей ставим птичку напротив поля «Заглавие». Данные столбца имеют текстовый формат – автоматом попадают в область «Наименования строк». К значениям сходу применяется сортировка по алфавиту.
Сейчас ставим птичку напротив поля «Год выпуска».

Сводная таблица изготовлена. При помощи нескольких кликов. Таковой метод представления инфы комфортен для денежных отчетов.

Как обновить сводную таблицу в Excel

От сводной таблицы больше полезности, если она динамическая. Другими словами при внесении новейших данных в начальный спектр поля отчета можно обновить. Как это создать?

Когда данные внесены в начальную таблицу, перебегаем на лист со сводным отчетом и щелкаем в любом его месте правой клавишей мыши. В открывшемся меню избираем «Обновить».
Активизируем необходимое поле сводного отчета – становится доступен инструмент «Работа со сводными таблицами». Открываем вкладку «Характеристики». В группе «Данные» жмем клавишу «Обновить».
Выделить сводную таблицу либо отдельное поле, надавить сочетание кнопок Alt + F5.

Как настроить автоматическое обновление сводной таблицы в Excel:

Открыть лист со сводным отчетом. Щелкнуть в любом месте таблицы левой клавишей мыши. Это необходимо для того, чтоб активировалась «Работа со сводными таблицами».
На вкладке «Характеристики» находим группу «Сводная таблица». Жмем – раскрывается меню клавиши. Избираем пункт «Характеристики».
В открывшемся меню «Характеристики сводной таблицы» надавить клавишу «Разметка и формат». Поставить галочки напротив последующих пт:

Как обновить данные в сводной таблице excel

Поверьте, если вы научитесь сразу обновлять несколько сводных таблиц в одном файле, то вы сэкономите огромное количество времени. В данной для нас статье мы разглядим несколько методов обновления всех сводных таблиц в файле за раз.

Клавиша “Обновить все” на панели инструментов

Клавиша “Обновить все” – самый обычной метод обновить все сводные таблицы в файле сразу. Она находится на панели инструментов в разделе “Данные”:

Интересно почитать: Как удалить гиперссылки во всем документе excel

Все что требуется создать, это перейти во вкладку “Данные” => раздел “Запросы и подключения” = > “Обновить все”.

Автоматическое обновление всех сводных таблиц при открытии файла

Если вы желаете, чтоб все сводные таблицы обновлялись автоматом при открытии файла, то сделайте последующие опции:

Кликните правой клавишей мыши на хоть какой сводной таблице файла
В выпадающем меню изберите пункт “Характеристики сводной таблицы”:

В показавшемся диалоговом окне “Характеристики сводной таблицы” перейдите на вкладку “Данные” и отметьте галочкой пункт “Обновить при открытии файла”:

Нажмите “ОК”
Опосля этого Excel скажет для вас в диалоговом окне о том, что примененные опции будут всераспространены на характеристики остальных отчетов сводных таблиц, основанных на этих же начальных данных. Иными словами, если ваши сводные таблицы построены на одном и том же массиве начальных данных, то такую настройку не надо производить на остальных сводных таблицах вашего файла.

Завладеть всеми способностями работы со сводными таблицами вы сможете на моем курсе “Сводные таблицы в Excel“!

О необходимости и способности сводных таблиц

содержится несколько сотен строк;
юзеру необходимо представлять одни и те же данные в различных разрезах, выбирать информацию по данному условию, группировать, а интегрированный фильтр и группировка управляются плохо.

Требования к начальной таблице:

у всякого столбца есть заголовок (1-ый вариант – неверный; 2-ой – верный);
значения в одном столбце имеют однообразный формат (число, дата, текст);
все ячейки в строчках и столбцах заполнены значениями;
данные из одной ячейки недозволено разнести в различные столбцы (без объединения ячеек).

Нерациональная организация инфы:

Недозволено будет вывести итоги, к примеру, лишь по городку.

Лучше значения ввести последующим таковым образом.

Как создать сводную таблицу в Excel

Чтоб сделать сводную таблицу в качестве начального спектра возьмем каталог учебной литературы:

Активизируем всякую ячейку в начальном спектре – щелкаем мышкой. Перебегаем на вкладку «Вставка» — «Таблица». Жмем клавишу «Сводная таблица».
Автоматом выделяется весь спектр. Раскрывается диалоговое окно инструмента. Нужно проверить корректность характеристик для отчета (спектр, куда выводить сводную таблицу).
Раскрывается окно для построения отчета, перечень полей. В правой нижней части странички – области для размещения данных из начального спектра.
Области разрешают сформировать структуру сводного отчета.
Поначалу заполним «Наименования строк». Потому что необходимо вывести перечень книжек по годам, то в этом разделе должен быть список заглавий книжек. В перечне полей ставим птичку напротив поля «Заглавие». Данные столбца имеют текстовый формат – автоматом попадают в область «Наименования строк». К значениям сходу применяется сортировка по алфавиту.
Сейчас ставим птичку напротив поля «Год выпуска».

Как обновить сводную таблицу в Excel

Когда данные внесены в начальную таблицу, перебегаем на лист со сводным отчетом и щелкаем в любом его месте правой клавишей мыши. В открывшемся меню избираем «Обновить».
Активизируем необходимое поле сводного отчета – становится доступен инструмент «Работа со сводными таблицами». Открываем вкладку «Характеристики». В группе «Данные» жмем клавишу «Обновить».
Выделить сводную таблицу либо отдельное поле, надавить сочетание кнопок Alt + F5.

Интересно почитать: Формат эксель

Как настроить автоматическое обновление сводной таблицы в Excel:

Открыть лист со сводным отчетом. Щелкнуть в любом месте таблицы левой клавишей мыши. Это необходимо для того, чтоб активировалась «Работа со сводными таблицами».
На вкладке «Характеристики» находим группу «Сводная таблица». Жмем – раскрывается меню клавиши. Избираем пункт «Характеристики».
В открывшемся меню «Характеристики сводной таблицы» надавить клавишу «Разметка и формат». Поставить галочки напротив последующих пт:

Закрыть окно, нажав клавишу ОК.

Очередной вариант:

Открыть лист со сводным отчетом. На вкладке «Разраб» надавить клавишу «Запись макроса».
Выполнить вручную обновление сводной таблицы – приостановить запись. Надавить на клавишу «Макросы». Избрать из доступных макросов записанный – «выполнить».

Сейчас сводный отчет при открытии будет обновляться программно.

Как обновить данные в сводной таблице

Создатель E задал вопросец в разделе Программное обеспечение

Как сохранить новейший источник данных для сводных таблиц Excel 2007? и получил наилучший ответ

Ответ от ALEX[гуру]
сохрани за ново, например с цифрой 2, удали старенькый, а новейший переименуй как был до этого!

Как создавать, редактировать и обновлять сводные таблицы в Гугл Sheets

Электрические таблицы — хороший метод для профессионалов по сбору данных организовывать, показывать и рассматривать информацию, но для «других из нас» они время от времени могут быть незначительно затруднительными. Сводные таблицы являются только массивным инвентарем в электрических таблицах для представления данных, но они могут быть весьма запутанными для начинающих юзеров, в особенности если учитывать, что интерфейсы для сотворения таблиц в значимой степени подразумевают, что вы уже понимаете все, что необходимо знать о их. Если, как и я, это не относится к для вас, то, надеюсь, вы отыщите эту статью информативной и полезной. Я представлю базисное управление по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Гугл Sheets.

Во-1-х, давайте побеседуем о том, что такое сводная таблица. Сводная таблица суммирует данные из иной таблицы, выполняя какие-то манипуляции с начальными данными (к примеру, суммирование, подсчет либо усреднение), а потом группирует обобщенные данные полезным методом. Это определение, возможно, не весьма посодействовало, если вы еще не понимаете, как все это работает. Я написал это, и я все еще запутался. Заместо того чтоб пробовать найти его, давайте сделаем таблицу данных, а потом на ее базе сделаем сводную таблицу, чтоб мы могли наиболее верно осознать, как работает эта теория.

Допустим, у нас есть кабинет по недвижимости, и в прошедшем году мы продали несколько домов в нескольких различных кварталах. Потому мы желали бы составить таблицу того, сколько средств продал любой дом. Вот наша таблица (разумеется, просто маленькая версия, так как в настоящей таблице будет еще больше данных, но давайте будем проще):

Мы желали бы взять эту информацию и узнать, какие районы имеют самые высочайшие средние цены реализации. Мы могли бы создать это вручную, и для этого маленького столика было бы просто, но представьте, если б у нас были сотки продаж, на которые можно было бы поглядеть. Так как нам просто перевоплотить эту информацию о продажах в полезную сводную таблицу, которая покажет нам среднюю стоимость реализации по районам?

Создание сводных таблиц в Гугл Sheets

Выделите все данные (включая заглавия), выбрав угловую ячейку либо нажав Ctrl + A.
Изберите Данные, а потом Сводные таблицы из меню.
Гугл Sheets создаст новейший лист с пустой сетью.
Изберите строчки, столбцы, значения и фильтры для использования в правом меню. Направьте внимание, что Sheets дает готовый стол для нас; по сути, это конкретно то, что мы желаем! Изберите «Средняя стоимость реализации для всякого района».

Интересно почитать: Как в excel убрать пунктир

В Гугл Sheets сейчас будут отображаться надлежащие данные в сводной таблице. Вы сможете избрать хоть какой вид набора данных, который для вас нравится, и сделать результаты в виде итоговых данных. Вы сможете сопоставить экземпляры, значения, сколько раз возникает значение, суммы и почти все другое, выбрав тип отчета на правой панели. Просто щелкните снутри сводной таблицы, чтоб открыть панель отчетов, и поиграйте с ее значениями, и вы увидите все разные методы опции таблиц. Мы можем просто создать так, чтоб эта таблица демонстрировала нам минимальную либо наивысшую стоимость реализации в районе, либо сколько домов было продано на район, либо хоть какой из ряда остальных методов визуализации данных.

Что если мы желаем поменять нашу сводную таблицу?

Редактировать сводные таблицы в Документах Гугл

Вы сможете редактировать сводную таблицу так же, как и всякую другую электрическую таблицу. Для вас просто необходимо отредактировать данные, применяемые в определенном поле, чтоб они были отражены в таблице.

Откройте Гугл Sheet с данными, которые употребляются в сводной таблице.
Отредактируйте данные, которые для вас необходимо поменять, как требуется.
Сводная таблица будет автоматом обновляться.

Принципиально не изменять данные в самой сводной таблице, потому что это повредит таблицу, тогда и для вас придется начинать весь процесс поновой. Для вас необходимо лишь поменять данные на листе, который употребляется таблицей. Стол хлопочет о для себя.

Обновить сводную таблицу в Гугл Sheets

Обычно для вас не надо вручную обновлять сводную таблицу в Гугл Sheets. Когда вы обновляете данные, извлекаемые таблицей, сводная таблица обязана динамически обновляться. Никаких действий юзера не требуется для обновления таблицы.

Могут быть случаи, когда это не происходит верно, и обычно это происходит из-за того, что на столе работает фильтр.

Откройте Гугл Sheet при помощи сводной таблицы.
Изберите заголовок столбца, чтоб меню редактора отчетов отображалось справа.
Проверьте поле фильтра для всякого столбца, чтоб убедиться, что их нет. Вы должны узреть «Добавить поле» под заголовком «Фильтр», если фильтры не запущены.

Если есть фильтры, изберите небольшой сероватый «X» в правой части окна, чтоб удалить их. Вы постоянно сможете возвратить их, если пригодится.

Добавить диаграмму в сводную таблицу в Гугл Sheets

Кроме сравнения данных в сводной таблице для отображения данных в комфортном для использования виде, вы также сможете применять диаграммы в качестве графической демонстрации собственных результатов. Ах так интегрировать диаграмму в сводную таблицу.

Откройте Гугл Sheet при помощи сводной таблицы.
Изберите все столбцы, которые вы желаете включить в диаграмму.
Изберите Вставить и Диаграмма.
Изберите тип диаграммы и отредактируйте цвета, условные обозначения и все, что для вас необходимо поменять.

Диаграмма возникает сходу же и, как и таблица, будет динамически обновляться при изменении главных данных. Сейчас у вас есть не только лишь крутая сводная таблица, чтоб произвести воспоминание на вашего шефа, да и несколько привлекательных графиков! И сейчас все ваши коллеги спросят вас, как вы это сделали и сможете ли вы создать это для их, так что, может быть, держите под рукою мухобойку.

Есть остальные советы сводной таблицы, чтоб поделиться? Поведайте нам о их ниже, если вы делаете.