Как автоматом обновить сводную таблицу в Excel

Электрическая таблица для тех, кто плохо знаком с ней, является очень полезным инвентарем в разных ситуациях из-за всех вероятных применений.

Если для вас необходимо работать над математическими формулами , этот будет безупречным вам; Если для вас необходимо посчитать расходы на недельку, это совершенно для вас подойдет; и это в основном будет созодать все, что касается чисел и их отображения.

Естественно, есть несколько листов на выбор, чтоб вы ощущали себя намного комфортнее, чем остальные, но если вы желаете услышать о этом, который наверное вас удовлетворит, это должен быть Excel. это электрическая таблица Microsoft Office славится не только лишь удобством использования, да и всеми способностями, доступными для его использования.

Посреди этих вариантов есть внедрение сводных таблиц , таблица, которая дозволяет наиболее комфортно визуализировать ряд данных. Но из-за того, как работает сводная таблица, вы сможете быть поражены ее автоматическим обновлением, и потому мы показываем ее для вас ниже.

Что такое сводная таблица?

Если у тебя есть большенный размер данных , будь то на другом листе либо в базе данных, вы сможете возжелать сгруппировать их совместно, чтоб узреть их наиболее обычным методом.

Это может быть благодаря внедрение динамических таблиц , которые представляют собой собственного рода таблицу, содержащую эти данные в строчках и столбцах, чтоб упростить обработку огромного числа.

При помощи этих таблиц вы сможете упорядочить данные, которые у нас есть, прямо до четкого подсчета, и если вы используете Excel для этих данных, у вас будет возможность создавать динамические таблицы с диаграммами .

Как автоматом обновлять сводную таблицу?

Из-за того, как работает сводная таблица и как в нее можно добавить больше данных, принципиально, чтоб весь формат таблицы, также данные обновляются верно. Это можно создать вручную, но постоянно лучше созодать это автоматом, чтоб вся работа производилась резвее.

Все эти данные можно обновлять всякий раз, когда у вас есть файл Excel, содержащий сводную таблицу, что достаточно просто. Если у вас одна из наиболее новейших версий Excel, для вас просто необходимо перейти наверх, где ` ` Инструменты сводной таблицы ”, Потом щелкните сводную таблицу, чтоб отобразились эти характеристики.

Сейчас просто нажмите «Рассматривать» в параметрах сводной таблицы, а потом на вкладке «Характеристики», где для вас необходимо будет войти в меню «Данные», чтоб щелкнуть снутри « Обновите данные, чтоб открыть файл ”, И все работы по обновлению будут производиться автоматом всякий раз при открытии файла, в том числе неординарные расчеты из таблиц .

Автоматическое обновление сводной таблицы в Office 2010 либо в Вебе

Обновление сводной таблицы в остальные версии Excel , либо онлайн-версия Excel, могут мало различаться. В случае с версией Office 2010 это практически этот же процесс, что и в наиболее новейших версиях, потому волноваться особо не о чем.

С иной стороны, если вы один из тех, кто любит употреблять онлайн-версия Excel , к огорчению, вы не сможете автоматом обновлять сводные таблицы. Все, что ты можешь создать, это обновить таблицу вручную , щелкнув в любом месте таблицы, а потом на опцию вверху с надписью «Обновить».

Интересно почитать:  Энтер в эксель

Как обновить данные сводной таблицы в эксель

Для того чтоб обновить данные в сводной таблице нужно сделать последующие операции:

Нужно выделить ячейку в сводной таблице, содержимое которой нужно обновить.

Опосля этого нажмите клавишу "Обновить" данные на панели инструментов Сводные таблицы либо же в пт меню "Данные" "обновить данные". Опосля этого произойдет автоматическое обновление ячейки.

Набросок 4 Значок «Обновить»

Чтоб сводная таблица обновлялась при открытии книжки, изберите команду Характеристики в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы". Установите флаг "обновить" при открытии в группе "Источник".

Если сводная таблица сотворена на базе данных, находящихся в перечне Microsoft Excel, и происходит добавление новейших полей в начальный спектр, добавить эти поля опосля обновления таблицы можно при помощи мастера сводных таблиц. Для этого выделите ячейку сводной таблицы, нажмите клавишу "Мастер сводных таблиц" на панели инструментов "Сводные таблицы" и перетащите новейшие поля в область сведения.

Чтоб обновить все сводные таблицы в книжке, на панели инструментов "Сводные таблицы" изберите команду " Обновить данные" в меню "Сводная таблица".

Чтоб не вводить пароль для доступа к наружной базе данных при обновлении сводной таблицы, можно сохранить его как часть запроса. На панели инструментов Сводные таблицы изберите команду Характеристики в меню Сводная таблица и установите флаг сохранить пароль в группе Наружные данные.[2]

Для отключения обновления сводной таблицы при открытии файла выделите ячейку сводной таблицы, для которой обновление не будет происходить при открытии. Дальше на панели инструментов "Сводные таблицы" изберите команду "Характеристики" в меню "Сводная таблица".

Опосля этого в показавшемся окне снимите флаг "обновить при открытии".

Набросок 5 Характеристики данных сводной таблицы

Выяснив что обновления нам необходимы из за того что данные в таблице динамические, и научившись употреблять обновления, перебегаем к последующему не наименее принципиальному разделу «Сортировки».

Большенный спектр данных в таблице Excel правильно представить в виде сводного отчета. Структура данного инструмента дозволяет получить резвый доступ к итогам, инфы по определенному параметру. Разглядим создание и обновление сводных таблиц.

О необходимости и способности сводных таблиц

Нормально сформировывать сводный отчет на базе начальной таблицы, если она отвечает последующим характеристикам:

  • содержится несколько сотен строк;
  • юзеру необходимо представлять одни и те же данные в различных разрезах, выбирать информацию по данному условию, группировать, а интегрированный фильтр и группировка управляются плохо.

Требования к начальной таблице:

  • у всякого столбца есть заголовок (1-ый вариант – неверный; 2-ой – верный);
  • значения в одном столбце имеют однообразный формат (число, дата, текст);
  • все ячейки в строчках и столбцах заполнены значениями;
  • данные из одной ячейки недозволено разнести в различные столбцы (без объединения ячеек).
Интересно почитать:  Как собрать данные с нескольких листов excel на один лист

Нерациональная организация инфы:

Недозволено будет вывести итоги, к примеру, лишь по городку.

Лучше значения ввести последующим таковым образом.

Как создать сводную таблицу в Excel

Чтоб сделать сводную таблицу в качестве начального спектра возьмем каталог учебной литературы:

Предполагается, что данная таблица состоит из сотен строк. Сделаем сводный отчет для выведения перечня книжек из определенной группы либо определенного года. Задачка сформулирована – перейдем к реализации.

  1. Активизируем всякую ячейку в начальном спектре – щелкаем мышкой. Перебегаем на вкладку «Вставка» — «Таблица». Жмем клавишу «Сводная таблица».
  2. Автоматом выделяется весь спектр. Раскрывается диалоговое окно инструмента. Нужно проверить корректность характеристик для отчета (спектр, куда выводить сводную таблицу).
  3. Раскрывается окно для построения отчета, перечень полей. В правой нижней части странички – области для размещения данных из начального спектра.
  4. Области разрешают сформировать структуру сводного отчета.
  5. Поначалу заполним «Наименования строк». Потому что необходимо вывести перечень книжек по годам, то в этом разделе должен быть список заглавий книжек. В перечне полей ставим птичку напротив поля «Заглавие». Данные столбца имеют текстовый формат – автоматом попадают в область «Наименования строк». К значениям сходу применяется сортировка по алфавиту.
  6. Сейчас ставим птичку напротив поля «Год выпуска».

Сводная таблица изготовлена. При помощи нескольких кликов. Таковой метод представления инфы комфортен для денежных отчетов.

Как обновить сводную таблицу в Excel

От сводной таблицы больше полезности, если она динамическая. Другими словами при внесении новейших данных в начальный спектр поля отчета можно обновить. Как это создать?

  1. Когда данные внесены в начальную таблицу, перебегаем на лист со сводным отчетом и щелкаем в любом его месте правой клавишей мыши. В открывшемся меню избираем «Обновить».
  2. Активизируем необходимое поле сводного отчета – становится доступен инструмент «Работа со сводными таблицами». Открываем вкладку «Характеристики». В группе «Данные» жмем клавишу «Обновить».
  3. Выделить сводную таблицу либо отдельное поле, надавить сочетание кнопок Alt + F5.

Как настроить автоматическое обновление сводной таблицы в Excel:

  1. Открыть лист со сводным отчетом. Щелкнуть в любом месте таблицы левой клавишей мыши. Это необходимо для того, чтоб активировалась «Работа со сводными таблицами».
  2. На вкладке «Характеристики» находим группу «Сводная таблица». Жмем – раскрывается меню клавиши. Избираем пункт «Характеристики».
  3. В открывшемся меню «Характеристики сводной таблицы» надавить клавишу «Разметка и формат». Поставить галочки напротив последующих пт:

Закрыть окно, нажав клавишу ОК.

Очередной вариант:

  1. Открыть лист со сводным отчетом. На вкладке «Разраб» надавить клавишу «Запись макроса».
  2. Выполнить вручную обновление сводной таблицы – приостановить запись. Надавить на клавишу «Макросы». Избрать из доступных макросов записанный – «выполнить».

Сейчас сводный отчет при открытии будет обновляться программно.

Поверьте, если вы научитесь сразу обновлять несколько сводных таблиц в одном файле, то вы сэкономите огромное количество времени. В данной нам статье мы разглядим несколько методов обновления всех сводных таблиц в файле за раз.

Клавиша “Обновить все” на панели инструментов

Клавиша “Обновить все” – самый обычной метод обновить все сводные таблицы в файле сразу. Она находится на панели инструментов в разделе “Данные”:

Интересно почитать:  Подсчет уникальных значений в excel с условием

Все что требуется создать, это перейти во вкладку “Данные” => раздел “Запросы и подключения” = > “Обновить все”.

Автоматическое обновление всех сводных таблиц при открытии файла

Если вы желаете, чтоб все сводные таблицы обновлялись автоматом при открытии файла, то сделайте последующие опции:

  • Кликните правой клавишей мыши на хоть какой сводной таблице файла
  • В выпадающем меню изберите пункт “Характеристики сводной таблицы”:

  • В показавшемся диалоговом окне “Характеристики сводной таблицы” перейдите на вкладку “Данные” и отметьте галочкой пункт “Обновить при открытии файла”:

  • Нажмите “ОК”
  • Опосля этого Excel скажет для вас в диалоговом окне о том, что примененные опции будут всераспространены на характеристики остальных отчетов сводных таблиц, основанных на этих же начальных данных. Иными словами, если ваши сводные таблицы построены на одном и том же массиве начальных данных, то такую настройку не надо производить на остальных сводных таблицах вашего файла.

Завладеть всеми способностями работы со сводными таблицами вы сможете на моем курсе “Сводные таблицы в Excel“!

Поменять источник в запросах Power Query

Автоматический поиск файла источника в папке при помощи Power Query.

При разработке запроса к данным иной книжки в Power Query путь к файлам статичен, и представляет собой полный путь C:UsersПользовательDocumentsотчёт майпродажи.xlsx

редактор запросов

как видно из примера , запрос ссылается на папку «май» где лежит начальный файл «реализации май.xlsx»

путь к файлам

в данной нам же папке находиться файл «отчёт» с запросом который собирает данные из файла продаж

Если переместить файл с запросом другую папку либо переименовать начальную папку либо файл, то путь к файлам сбивается и запрос не будет работать.

Чтоб не править руками любой запрос, необходимо добавить параметр, который может Power Query автоматом подключаться к файлу, из той же папке где они находятся.

1.Создаем таблицу, которая будет содержать обновляемый адресок папки, в которой находиться файл.
  • добавить новейший лист
  • сделать таблицу имя столбца «имя»
  • конвертировать её в динамическую (умную таблицу);
  • имя таблицы «путь»

В ячейку А2 пишем формулу которая будет демонстрировать адресок папки в которой находиться файл

адрес ячейки

2. Бросить лишь путь к папке, убрав всё, что опосля квадратной скобки [ : C:UsersOksanaDocumentsмай

Добавить название файла к которому будет подключаться запрос: C:UsersOksanaDocumentsмайпродажи.xlsx

2.Сейчас мы можем обратиться к таблице «путь» и взять из неё информацию

создаем пустой запрос: Данные → Сделать запрос →Из остальных источников → Пустой запрос

пишем в строке формул запрос к ячейке содержащей путь к файлу

путь к файлам

3.Заменяем статический адресок на изготовленный запрос

путь к файлам

Сейчас куда бы не переместили файл с отчётом, он будет сам определять где он находиться и в данной нам же папке отыскивать файл «реализации».

путь к файлам

Таковым образом, для отчёта в последующем месяце довольно просто перенести файл, и надавить обновить.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector