Советы и шаблоны для сотворения рабочего графика в Excel

Сделать график работы не так просто. Независимо от того, составляет ли ваша команда сотрудников несколько 10-ов либо меньше, чем горстка, отыскать метод соответствовать часам всякого, достигать минимума и сохранять команду счастливой — это трудно. К счастью, Excel может посодействовать сделать это намного проще.

остаются одним из самых нужных инструментов в истории вычислительной техники. Они непревзойденно подступают для управления задачками и проектами

поддержание денег в порядке

, отслеживание прогресса в фитнесе

и просто оставаться организованным в целом

— но планирование является одной из областей, где Excel вправду светится.

5 принципиальных советов при составлении расписания

До этого чем углубляться в процесс планирования, помните о последующих соображениях. Они облегчат весь процесс и уменьшат стресс (неспецифическая (общая) реакция организма на воздействие (физическое или психологическое), нарушающее его гомеостаз), который скапливается на вас. Планирование никогда не будет легким, но это не обязано быть ужасом.

Знайте предпочтения собственного сотрудника. Тип предпочтений, которые вы сможете принять во внимание, когда планирование будет различаться от поля к полю (к примеру, розничная торговля либо склад), но принципиально, по последней мере, попробовать приспособить собственных работников.

У неких сотрудников есть наклон к утрам? Либо, быть может, вечерком? Сколько часов желает любой сотрудник в недельку? Есть ли какие-то временные ограничения, такие как нежелание работать по воскресеньям? У неких сотрудников есть синергия и сопоставимость?

Вы не сможете приспособить всех, но это не плохая цель, поэтому что это может сделать лучше производительность и атмосферу — но самое основное, это создаст доверие, и доверие идет рука о руку с почтением.

первенствует-график работы отслеживания

Выслеживайте запросы на отсутствие сотрудников. Как как будто это не было довольно трудно, чтоб манипулировать всеми предпочтениями вашего сотрудника, есть вопросцы, чувствительные ко времени, которые будут появляться временами. К примеру, кому-то необходимо некоторое количество дней, чтоб взять отпуск либо оплакать потерянного члена семьи.

К счастью, это можно упростить при помощи всепригодного инструмента, такового как Календарь Гугл

либо плагин календаря для Thunderbird

, Высококачественное приложение со перечнем дел, к примеру Todoist (предпосылки для перехода на Todoist Pro)

), WorkFlowy (наш обзор WorkFlowy

) либо Wunderlist (наш обзор Wunderlist)

) тоже может отлично работать.

Составьте график заблаговременно. Разумеется, что вы не сможете сделать это очень рано в случае конфигурации ситуации, но точно опасайтесь ожидания до предшествующего денька. Не плохое эмпирическое правило — приблизительно за недельку.

Если б лишь промедление было так просто одолеть, правильно? Любой борется за то, чтоб что-то сделать, потому мы много писали о стратегиях борьбы с прокрастинацией.

, избегая отвлекающих причин веба

и вправду преодолеть промедление

первенствует-график работы, откладывание

Составляя расписание заблаговременно, вы даете для себя передышку на вариант неожиданных конфигураций.

Поначалу назначьте более принципиальные смены. Под «более принципиальным» мы подразумеваем «не подлежащий дискуссии». Если кому-то совсем нужно работать над определенной сменой, поначалу заполните ее и поставьте в камне. Опосля того, как все нужные смены заполнены, оставшиеся смены легче соединять и сопоставлять с имеющимися сотрудниками.

И постоянно имейте в виду хотя бы одно неожиданное событие. В эталоне вы должны сделать несколько расписаний (к примеру, план A, план B и т. Д.), Но это может занять много времени, потому, по последней мере, вы должны найти сотрудников, которые с большей вероятностью проваливаются и имеют план запасного копирования в бывает, что они делают.

первенствует-график работы видимый

Сделать расписание просто легкодоступным. Дозволить вашим сотрудникам созидать расписание заблаговременно отлично по двум причинам: они могут указать на любые ошибки, и они будут признательны для вас за то, что они могут планировать свои недельки вокруг графика.

Так как мы будем применять шаблоны Excel для сотворения наших графиков работы, желаемым вариантом является их загрузка прямо на Гугл Диск

, Он будет преобразован в кандидатуру электрической таблицы Гугл

и дозволить для вас поделиться сиим, чтоб остальные могли созидать. Прислушайтесь к сиим советам для совместной работы с Гугл Sheets

если вы новичок в этом.

И не волнуйтесь о сохранности. Если вы не работаете с муниципальными секретами, Гугл Sheets довольно неопасен

для обыденных юзеров, как вы и я.

Бесплатные загрузки шаблонов Excel

С этими советами, вот несколько восхитительных шаблонов Excel, разработанных специально, чтоб посодействовать работодателям планировать рабочие графики на недельку. Это все еще будет тяжеленной работой, но намного проще, если вы используете один из этих шаблонов.

Интересно почитать:  Как включить power query в excel 2016

Шаблоны доступны в виде файлов XLSX для Excel 2007 и наиболее поздних версий.

Полный график смен работы

Этот график смены работы Spreadsheet123 это один из более полных шаблонов. Этого довольно, чтоб соперничать с неким программным обеспечением для планирования, легкодоступным для загрузки в Вебе, но каким-то образом этот шаблон доступен совсем безвозмездно.

Шаблон рабочей смены Excel

Когда вы откроете его, вы отыщите разные листы для: Реестр сотрудников, График смены работы, Временная карта, Бюджет зарплаты, Посещаемость, Занятость, Опции и Справка. Справочный лист — это мини-учебник, который покажет для вас, как начать работу с расписанием.

Если честно, мы настоятельно советуем это. У нас есть пара остальных предложений ниже этого, но ни один из их не так неплох, и вы должны лишь проверить их, если это очень трудно для того, что вы желаете сделать (что, непременно, является обоснованной жалобой).

Скачать: График смены работы

Еженедельное расписание смен

Это еженедельное расписание смен Системы управления делом быть может не таковой всеобъятный, как приведенный выше, но это непревзойденно подступает для маленьких установок. Это проще, а означает, легче обучаться и проще в использовании. Настоятельно рекомендуется для тех, кто желает планировщик среднего уровня.

Еженедельный шаблон Excel Shift

Он поставляется с 3-мя листами: расписание, смены и сотрудники. Все, что для вас необходимо сделать, это перечислить ваших сотрудников и их почасовые ставки в ведомости сотрудников. Потом обусловьте время начала и время окончания для всякого доступного смещения на листе Смены. Опосля этого автоматический график становится понятным.

Единственным недочетом будет то, что в нем могут работать лишь до 20 сотрудников и 9 рабочих смен, что делает его хорошим для малых и средних компаний, но неправдоподобным для больших компаний.

Скачать: График работы сотрудника

График каждодневной смены

Быть может, для вас не необходимы все автоматические функции, которые идут с 2-мя шаблонами, упомянутыми выше. Быть может, вы предпочитаете созодать что-то вручную, как это может быть, и все, что для вас необходимо, — это вправду обычный график, с которым можно повозиться. Если так, то используйте предоставленный Vertex42.

График смены шаблона Excel

Этот шаблон не делает никакой работы. Его единственная цель — отдать для вас заблаговременно составленное расписание, которое вы сможете заполнить вручную. Когда вы закончите, вы сможете распечатать его (либо загрузить онлайн), чтоб все могли его узреть, и довольно просто начинать поновой каждую недельку.

Скачать: Шаблон сменного графика

Excel опять делает вашу жизнь проще

Не стесняйтесь изменять эти шаблоны в согласовании с вашими потребностями, если они не являются полностью безупречными вам (если вы не распространяете их). Если вы желаете настроить, но не понимаете, с что начать, мы советуем изучить формулы Excel

И до этого чем приступить к печати завершенных расписаний, ознакомьтесь с этими советами по печати листов Excel.

чтоб убедиться, что все выходит верно.

Какой шаблон ваш возлюбленный? Мы пропустили какие-нибудь отличные? Есть ли у вас какие-либо советы либо приемы для планирования ваших сотрудников? Поделитесь с нами в комментах ниже!

Создатели изображений: еженедельный табель от Andrey_Popov при помощи Shutterstock, планирование заданий при помощи faithie при помощи Shutterstock, рабочая станция с изображением faithie при помощи Shutterstock, пустое расписание при помощи xtock через Shutterstock

Пример графика работы персонала

Разглядим эталон графика работы сотрудников: для чего требуется таковой документ, каким образом составить и вести его, также какие виды графиков есть и как их выбирают. График работы не стоит путать с табелем учёта рабочего времени и режимом работы компании. Даже в одной компании обычно употребляется несколько вариантов, которые работодатель составляет сотрудникам для очень действенного выполнения служебных обязательств.

Для что составляется график работы в организации

График работы — это время, которое сотрудник уделяет служебным обязательствам и за которое получает оплату. Отлично узнаваемый всем пример графика работы — «понедельник-пятница, с 9 до 6». График спеца может совпадать с режимом организации, а может совершенно не зависеть от него.

У сотрудников одной компании время работы и длительность рабочего денька могут быть различными. Вахтёр может работать «день через трое», торговцы «2 через 2 по 12 часов», а бухгалтер — обычную 5-дневку с 8 до 17. Выбор того либо другого варианта обычно обосновывается рвением к наибольшей эффективности работы всей компании в целом, удобством клиентов и, естественно, нормами Трудового кодекса.

Интересно почитать:  Как в excel поставить степень числа

График решает несколько задач:

  • обеспечивает обычное, наибольшее действенное функционирование организации;
  • организует рабочее время сотрудников по нормам законодательства (обычная длительность рабочего денька, достаточное время отдыха меж сменами и выходные);
  • упрощает для работодателя контроль за исполнением обязательств работниками;
  • быть может основой для расчётов оплаты труда (к примеру, по количеству отработанных часов);
  • распределяет время сотрудников по требованиям рабочего процесса;
  • создаёт равные условия для работников, исключает дискриминацию.

График работы сотрудников

Виды графиков работы

Мы узнали, что существует некоторое количество видов графиков работы. Любой предполагает определённое сочетание времени труда и отдыха, которое помогает сотруднику эффективнее исполнять свои обязанности, и в то же время не нарушает его трудовые права. Самые распространённые варианты:

  1. Обычный. Это 8-часовой рабочий денек с часовым перерывом на обед в течение 5 дней — с пн. по пятницу. Вероятны варианты: с 8 до 17, с 9 до 18, с 10 до 19 и так дальше.
  2. Скользящий. Как правило, употребляется, когда рабочий денек спеца продолжается больше 8 часов. К примеру, 2/2, 1/2 либо 1/3. Таковая ситуация свойственна для огромного количества сфер, от торговли до медицины. У сотрудников нет фиксированных дней отдыха: деньки труда и отдыха каждую недельку различаются. По итогам недельки спец отработает около 40 часов — постоянно выходит чуток меньше либо чуток больше (хотя больше запрещено законом).
  3. Гибкий. Современный метод организации рабочего процесса, предполагающий, что спец сам выбирает комфортное для него время для выполнения служебных обязательств. При всем этом вероятны самые различные варианты. К примеру, работодатель может добиваться отрабатывать не наименее 4-8 часов 5 дней в недельку либо совсем не устанавливать определенную сумму отработанных часов, но добиваться заслуги каких-то характеристик.

Отличия от табеля учета рабочего времени

Время от времени график работы путают с табелем учёта рабочего времени. Таковой подход — тяжелейшая ошибка. Режим записывается в трудовом договоре спеца, назначается каждой должности в компании раздельно, зависит от специфичности профессии. К примеру, админ должен находиться за стойкой в определённые часы и, быстрее всего, его режим будет скользящим. Рекламщик будет работать фиксированное количество часов либо совсем трудиться «на удалёнке». О том, каким конкретно будет режим труда, спец узнаёт устраиваясь на работу. В предстоящем стороны, обычно, не ворачиваются к дискуссии этого вопросца.

Табель учёта рабочего времени — это документ, фиксирующий, сколько часов по факту отработал сотрудник. Он ведётся каждый месяц, с целью собрать данные для расчёта зарплаты. В нём записывают, был ли сотрудник на больничном, в отпуске, в отгуле и есть ли у него прогулы и запоздания. К графику работы табель учёта рабочего времени не имеет никакого дела.

Образец графика работы сотрудников

Правила дизайна сменного графика

Если управляющий планирует, что в компании (учреждении, заведении) будет сменный график рабочего времени, он должен его документально оформить:

  • подписать внутренний приказ о внедрении сменного графика;
  • отредактировать Правила трудового распорядка, включив туда подобающую информацию;
  • приготовить и повсевременно вести график сменности;
  • прописать данные положения в трудовых договорах персонала.

Типовая форма графика сменности не принята законодательно, потому составляется в случайном виде.

Работодатель должен учитывать последующие требования закона:

  • длительность рабочего времени не обязана превосходить 40 часов в недельку;
  • запрещается обязывать находиться на работе наиболее 2 смен попорядку;
  • каждую недельку у людей должны быть выходные, суммарной длительностью не наименее 42 часов.

Принципиально держать в голове, что при сменном режиме работы повсевременно случаются переработки. Например, сменщики могут опаздывать, уходить на больничный либо в отпуск. Такие переработки необходимо оплачивать по требованиям Трудового кодекса. Количество сменяющих друг дружку профессионалов обязано позволять им работать в удобных критериях без неизменных переработок (число очень допустимых сверхурочных также ограничено законом 120 часами в год).

Эталон графика работы в Excel

Работодатель вправе избрать хоть какое оформление — к примеру, вести записи в особом журнальчике либо предпочесть электрическую таблицу в Word либо Excel. 2-ой вариант лучше, поэтому что устраняет от необходимости повсевременно переписывать одну и ту же информацию. Запишите в строчки фамилии и должности работников, а в столбики — деньки месяца. В каждой клеточке будет или количество рабочих часов, или отрезок времени, который сотрудник проведёт за исполнением собственных обязательств.

Интересно почитать:  Как в excel оставиль постоянной шапку

График сменности — скачать эталон в Excel: График работы

Заключение

График работы помогает организовать режим труда и отдыха персонала компании очень продуктивно и с соблюдением их трудовых прав. Есть некоторое количество видов режимов: обычный, скользящий и гибкий. Выбор варианта, обычно, основывается на специфике профессии и потребностях компании. При сменном графике будет нужно особое документальное оформление, а конкретно внутренний приказ и график смен на любой месяц.

Если вы отыскали ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Заполнение или изменение расписания смен в Excel

Ввод либо изменение расписания смен в Excel с следующим импортом в приложение смена может убыстрить работу, в особенности если вы управляете большой командой. И потому что участники вашей группы автоматом добавляются в шаблон Excel, до этого чем приступать к переходу, предназначение сотрудников для смены — весьма просто.

В данной статье

Обзор

Для работы в Excel нужно выполнить три главных деяния: экспорт участников группы и планирование из смен, редактирование книжки Excel и повторное импортирование книжки в смены. Экспортированная книжка будет содержать участников группы и их сообщения, также любые имеющиеся смены в течение избранного периода времени.

Если вы начинаете с пустого расписания, до этого чем экспортировать его в Excel, нужно добавить юзеров в расписание. Аннотации можно отыскать в разделе «упорядочение смен по группам» и «добавить людей в расписание», чтоб заполнить расписание в сменах.

Сведения о ошибках импорта

Если в книжке есть ошибки при импорте, они возвращают ее в сообщение о ошибке, также аннотации по ее устранению.

Экспорт расписания смен для редактирования в Excel

В данной процедуре для ваших конфигураций создается книжка Excel, совместимая с импортом.

В приложении «Смена» перейдите к календарному плану группы, который вы желаете поменять.

Перейдите к разделу Доп характеристики в правом верхнем углу странички Расписание , а потом изберите пункт Экспорт расписания.

Элемент меню экспорта расписания

Изберите исходную и конечную даты для временных интервалов, с которыми вы желаете работать.

В разделе Дата окончанияизберите сделать отчет, совместимый с импортом, а потом нажмите клавишу Экспорт.

Щелкните ползунок рядом с пунктом создание отчета, совместимого с импортом.

Примечание: Открытые (неназначенные) смены не экспортируются в книжку в данный момент. Отобразятся лишь назначенные смены.

Изменение расписания смен в Excel

Откройте книжку Excel, экспортированную из смен.

Изберите включить редактирование в высшей части странички. Вы сможете работать конкретно в экспортированном файле либо применять параметр Сохранить как , чтоб сделать вторую копию файла для редактирования.

Прочтите аннотации в файле и ознакомьтесь с шаблоном Excel для смены. Эти ресурсы посодействуют для вас избежать всераспространенных ошибок импорта.

Занесите конфигурации и дополнения на листах » Смена » и » заметки по денькам» и сохраните свою работу.

Импорт-совместимые книги Excel, вкладка "Смена"

Примечание: Наибольшее количество смен, которое вы сможете импортировать на файл: 10 000. Используйте 2-ой файл для импорта остальных смен.

Импорт расписания смен в приложение «Смена»

В приложении «Смена» перейдите на страничку, на которой показано расписание группы, которое вы редактировали в Excel.

Перейдите к разделу Доп характеристики в правом верхнем углу странички Расписание , а потом изберите команду Импорт расписания.

Изберите команду Добавить файл, перейдите к модифицированному файлу Excel и нажмите клавишу Открыть.

Опосля окончания импорта покажется одно из обозначенных ниже действий.

Покажется сообщение о том, что импорт удачно выполнен. (Вы пропустите последующий раздел данной статьи!)

Сообщение о том, как скачать файл ошибки Excel, который поможет для вас отыскать и убрать задачи.

Просмотр и исправление ошибок импорта

Откройте файл ошибки из каталога downloads. Его имя будет оканчиваться на «Error».

Перейдите на лист ошибки .

В каждой строке листа показано размещение ошибки и нужные исправления.

Перейдите к листу смен и исправьте ошибки. Размещение ошибок будет красноватым.

Ошибка в красном листе смен

В этом случае Дата начала смены была случаем введена как 7/30, что привела к сдвигу подольше 24 часов. Потом управляющий изменит дату на 7/31.

Когда вы закончите исправление ошибок, импортируйте книжку, чтоб опять двинуть ее.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector