Как связать word и данные excel - Учим Эксель

Как сделать связь 2-ух документов Word либо Word и Excel

В MS Word есть потрясающая функция, внедрение которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с вправду большенными документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи меж документами.

Связь документа MS Word с данными из остальных файлов

Например, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверное сталкивались с таковой неувязкой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не изменяются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И всякий раз приходится находить в 100 страничном документе – где находится эта чертова таблица, удалять старенькую и портить форматирование остальных разделов, потом открывать документ с новенькими данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Как бы и легко, как бы и редко, но утомляет.

А если созодать что-то в этом духе приходится ещё и нередко? О, вот здесь нам и посодействуют связи меж документами.

Работает это так – в вашем основном документе вы оставляете лишь статичную часть, которая не изменяется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а лишь ссылки на остальные документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать необходимо сейчас не весь ваш главный документ, а лишь малогабаритные “малые” файлы с данными.

Как это смотрится? Я создаю три файла:

  • Главный (DOC файл, сюда будет “собираться” содержимое из остальных документов)
  • Доп (DOC файл, тут у меня будет лишь один заголовок с фамилиями, на вариант если список фамилий поменяется)
  • Данные (XLS файл, тут будет таблица с данными).

Связь документа MS Word с данными из других файлов

Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word

Я желаю, чтоб в “основном” файле была лишь какая-то вводная информация, а вот вся “динамика” подтягивалась из 2-ух остальных файлов – сначала подключался заголовок из файла “Доп”, а потом ниже него вставлялась excel-таблица из файла “Данные”. Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось лишь “собрать” готовый финишный документ.

Создание связи меж текстовым документом Word, иными документами и excel-таблицами

Сперва открываю “Главный” файл, и ниже “статичного” текста который у меня изменяться не будет, ставлю курсор на новейшую строчку. Перехожу на панель “Вставка”, и в группе “Текст” нахожу клавишу “Объект”. Тут в выпадающем меню выбираю “Объект“.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Раскроется окно “Вставка объекта”, тут нужно перейти на вторую вкладку с неочевидным заглавием “Создание из файла” и оглядеться. Хотя заглавие “создание из файла” вроде бы предполагает создание новейшего файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Направьте внимание на флаг “Связь с файлом” – он здесь весьма важен. Если его не ставить, содержимое избранного файла вставится в ваш документ в том виде, в каком оно там есть на данный момент и не будет обновляться. А вот если его поставить, то всякий раз при открытии вашего “общего” документа, MS Word будет инспектировать связанные файлы на предмет конфигураций, и если конфигурации были – обновит и содержимое общего документа. Так!

Итак, щелкаем на клавишу “Обзор” и избираем подходящий файл (в моем случае это DOC файл “доп” со перечнем фамилий). Ставим галочку “Связь с файлом” и жмем “Ок.”

Создание связи с документами ворда

Если флаг стоит – связанные файлы будут обновляться, флага нет – данные вставятся всего один раз

Как видите – текст из доп файла удачно вставился в том виде, в каком я ввел его в начальный документ. Правда отредактировать его сейчас недозволено – если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования начальный файл, т.е. наш документ “Доп”.

Продолжаем. Под лишь что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строчку и опять вызываю окно “Вставка объекта”. Указываю в качестве источника собственный 2-ой файл – excel-документ “Данные” с таблицей, ставлю флаг “Связь с файлом” и нажимаю “Ок”.

Да, все тоже самое – содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему дважды, раскроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Связь между документами Word

Связь между документами Word и Excel

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую “смачную” часть – обновление данных. И как оказалось, тут есть увлекательная изюминка:

  • Если просто открыть файл-донор (“Данные” либо “Доп”) для редактирования, внести конфигурации и закрыть их – в “Основном” не будет никаких конфигураций до его закрытия. Вот если его закрыть, а позже открыть опять – да, все данные автоматом обновятся.
  • Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении конфигураций и сохранении, освеженные данные отобразятся в “Основном” одномоментно, без необходимости закрывать и открывать его.
Интересно почитать:  Excel как обновить

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое пространство, к примеру в другую папку?

Как создать связь двух документов Word или Word и Excel

При открытии перемещенных документов со связями, система предложит для вас вернуть связи

Ничего такого особенного не будет – если переносите в границах такого же компа, то при новеньком открытии этого файла, покажется информационная табличка: “Документ содержит связи с иными файлами”. Если надавить “Ок”, система сама отыщет эти файлы и обновит связи (при всем этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на иной комп либо одна из его “составляющих” была удалена с компа, ничего ужасного тоже не произойдет – интегрированный ранее текст будет отображаться как и до этого, просто не станет обновляться, потому что связь с файлом будет нарушена.

Слияние Excel и Word, для чего это необходимо и что это дает

В статье разглядим слияние Excel и Word на практике. Эта необходимо при написании какого-нибудь письма, отчета и остальных документов. Потом, его посылают людям по электрической почте либо распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

слияние документов в word и excel

Здрасти друзья! Слияние Excel и Word – это соединение 2-ух документов в один. Word является основным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит весьма стремительно. Эту схему работы мы будем разбирать чуток позднее.

Для чего кооперировать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электрических сообщений (чтоб выслать письмо по электрической почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компе таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую необходимо передать сотруднике по работе в виде письма. В ней содержится заглавие статьи, дата, когда она была размещена и какие статьи можно отыскать в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтоб таблица удачно с ним объединилась.

В последующей части статьи попробуем это создать.

Поначалу работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки 2-ух документов согласно аннотации:

  1. Откройте на компе пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать внутри себя текстовой и цифровой инфы.
  2. Загружаете таблицу в Word. Сможете создать проще – вставьте табличный микропроцессор в документ Excel. О этом сможете выяснить в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. Опосля того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на комп. Либо используйте клавишу в Ворде печать, чтоб его распечатать на листе бумаги A4.

Разглядим все подробности соединения 2-ух документов во всех деталях.

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая {инструкция}

Итак, как создать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заблаговременно таблицу Excel с данными. Дальше, создаёте на компе пустой документ редактора текста Word.

Потом, нажмите в сделанном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и изберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

 как сделать слияние word и excel

Дальше, будет открыто окно справа, в каком необходимо надавить на «Письма» либо иной вариант. Понизу нажимаете на ссылку – «Дальше, открытие документа» (Скрин 2).

как совместить таблицу и документ

В последующем окне оставляем всё без конфигураций и нажимаете раздел – «Дальше, выбор получателей» (Скрин 3).

интеграция word и excel

В нём необходимо бросить 1-ый вариант – «Внедрение перечня», чтоб загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите клавишу «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со собственного компа (Скрин 4).

слияние word и excel пошаговая инструкция

Опосля что сможете надавить «ОК». Дальше, Для вас предложат убрать галочки в перечне. Если некое слово не надо, то сможете его убрать. Потом, жмем «OK».

Дальше, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

процесс слияния документов

Вы сможете надавить клавишу «Просмотр результатов» и поглядеть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красноватый крестик либо клавишу «Стремительная печать».

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по аннотации. Вы можете соединить нужные Для вас документы достаточно стремительно. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова либо числа при помощи жарких кнопок Ворда. К примеру, используем кнопку «Enter», чтоб перенести часть предложения на другую строчку. Когда письмо будет сотворено, его Вы сможете выслать по электрической почте другому человеку. Успешной работы в документе Word!

Массовая рассылка (слияние) при помощи Excel и Word

word слияние документов

Привет! Сейчас решил осветить один из тех инструментов, а конкретно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

  • легки в использовании
  • малоизвестны
  • приносят охрененную пользу

и очередной аспект — это единственный из всех инструментов, который употребляет связь с Word. Даже наиболее того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Интересно почитать:  Как сохранить excel как лист

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в каком утвержденный проект трудового контракта. Любой сотрудник, включая гендира, подписывает раз в год один и этот же документ, который всякий раз различается лишь в деталях, персонально присущих любому человеку — ФИО, должность, заработная плата, домашний адресок и т.д.

Либо ситуация — когда нужно выслать одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, извещение — рекламщики к примеру нередко обязаны клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Или вы вносите всякий раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные конфигурации или создаете на всякого сотрудника (адресата) отдельный документ, в каком лишь корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отбирает много времени и является рутинной процедурой, которую просто можно уменьшить.

Что нужно

Сначала нам необходимы:

  • Документ-шаблон в Word’е
  • Перечень адресатов с их чертами (адресами, полом, воззванием. )

У меня для примера простое письмо:

Массовая рассылка excel

Сероватым отмечены блоки, личные для всякого адресата. Как видите, необходимо приготовить воззвание (Почетаемый/Почетаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на любой таковой блок я готовлю табличку в Excel:

Слияние WOrd-Excel

Слияние — ах так именуется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и жмем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Массовая рассылка

Дальше покажется справа панель, где поэтапно нужно выбирать подходящий вариант.

  1. Выбор типа документа. Я избрал «Письма»
  2. Открытие документа. Я уже открыл, потому «Текущий документ».
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый перечень, потому «Внедрение перечня» и Обзор. Там выбираю собственный файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков нужно ввести, потому попеременно выбираю необходимое пространство в письме и через «Остальные элементы» вставляю подходящий мне элемент.
  5. Просмотр писем. Тут можно прокрутить ваши записи, т.е. поглядеть все документы, нажимая на надлежащие стрелочки.word excel слияние
  6. Окончание слияния. Здесь есть два варианта — «Печать» — сможете распечатать готовые документы, при всем этом выбрав лишь тех, кто нужен. И иной вариант «Поменять часть писем» — тут любой документ формируется вереницей. Это необходимо для того, чтоб внести какие-то редчайшие конфигурации, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При всем этом также можно избрать какие письма для вас выгрузятся в Word, а какие не необходимы.

Сохраните документ. Позже при открытии вас будут спрашивать

массовая рассылка excel word

Отвечаете «Да» и сможете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние созодать больше не придется.

Тривиальный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться только к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю резвую пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, сможете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и опосля подтверждающего письма (где нужно кликнуть на ссылке) для вас придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят гигантскую пользу в работе всем юзерам Excel.

P.S. Приглянулась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части странички (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новейших событий.

Массовая рассылка (слияние) при помощи Excel и Word : 12 объяснений

  1. Денис14.01.2016 в 2:12 пп

Как приложить файл к любому письму?

Честно, не уверен, что это может быть.

«Как приложить файл к любому письму?»
Через слияние — это нереально. Можно лишь без использования Word. Есть рассыльщики писем в Excel, которые необходимым образом настраиваются. Через их можно и файлы вкладывать, и содержание письма персональное через формулы устанавливать, и отправлять одним кликом письма для 1000 получателей. В поисковике набери «Макрос отправки письма из Excel через Outlook» и отыщешь.

Хорошая статья, спасибо! Всё делала по Вашей аннотации — вышло! Один вопросец: как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ? (По дефлоту они выходят в виде ММ/ДД/ГГГГ)

» как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ?»
В исходнике Excel дату нужно хранить в виде текста. К примеру сделайте доп столбец, с формулой =Текст(A2;»дд.мм.гггг») и в Word ссылайтесь на этот столбец.

У меня в оутлуке несколько почт, как избрать подходящую почту отправления?

Боюсь, что пойдет та, что по дефлоту.

Восхитительная статья, лишь имена указаны не в родительном, а в дательном падеже)

Желаю много знать

Когда идет вставление инфы в большенном объеме, Word либо Excel автоматом уменьшает содержание ячейки до допустимого вероятного количество знаков. Как создать так что бы программка вставляла весь размер инфы обозначенный в ячейке.

Слияние документа Word с источником данных Microsoft SQL Server при помощи VBA Access 2003

На данный момент мы с Вами разглядим пример реализации того, как можно выполнить слияние данных Word с данными Microsoft SQL Server, при всем этом данный процесс будет автоматизирован средствами VBA Access 2003.

Интересно почитать:  Excel заголовок таблицы на каждой странице

Слияние Word с SQL Server

Почти все, наверняка, уже могут производить слияние документов Word, к примеру, с источником данных Excel либо с этим же SQL сервером, но не все знают, как можно заавтоматизировать данный процесс либо ввести его в какую-нибудь программку.

В один прекрасный момент у меня встала задачка заавтоматизировать слияние некоторого шаблона Word с данными расположенными на SQL сервере, при всем этом все это нужно было ввести в программку, разработанную в Access 2003 (ADP проект). И сейчас я покажу пример решения данной задачки.

Начальные данные

И для начала давайте разберем начальные данные, т.е. что мы имеем.

Итак, в качестве клиента, как я уже произнес, у нас будет выступать ADP проект Access 2003. В качестве источника данных для примера будет выступать SQL Server 2012 Express. На компе установлен Microsoft Office 2013 (и Access 2003).

Сделаем на сервере тестовую таблицу и заполним ее данными (допустим в базе данных Test). Для этого Вы сможете запустить последующую SQL аннотацию.

Заметка! Начинающим программерам рекомендую почитать книжку «SQL код», при помощи которой Вы научитесь работать с языком SQL во всех фаворитных системах управления базами данных.

Скриншот 1

Заметка! Если Вы не понимаете, что делает вышеуказанная {инструкция}, рекомендую поглядеть мой видеокурс «T-SQL. Путь программера от новенького к специалисту. Уровень 1 – Новичок», который предназначен для начинающих. В нем тщательно рассмотрены все базисные конструкции языка SQL, включая все перечисленные выше.

Создаем файл подключения к источнику данных MS SQL Server

Сейчас давайте сделаем файл подключения (ODC) к нашему источнику данных. Данный файл будет выступать собственного рода «шаблоном файла подключения», потому что потом мы можем, и будем переопределять и базу данных и сам SQL запрос.

Для сотворения файла подключения к SQL серверу давайте откроем Word и обычным методом сделаем данный файл, т.е. при помощи функционала «Рассылки». (К слову пример сотворения подключения к SQL серверу из Excel мы с Вами уже разглядывали в материале – Excel — Подключение и получение данных с SQL сервера).

Перебегаем на вкладку рассылки и в меню «Избрать получателей» избираем «Употреблять имеющийся перечень».

Скриншот 2

Потом в окне выбора источника данных жмем клавишу «Сделать».

Скриншот 3

Дальше избираем тип источника данных, т.е. Microsoft SQL Server. Нажимаем «Дальше».

Скриншот 4

Позже вводим адресок сервера и жмем «Дальше».

Скриншот 5

Потом избираем базу данных и таблицу для подключения, снова напомню, это всего только шаблон, все эти характеристики мы будем переопределять, нажимаем «Дальше».

Скриншот 6

И в заключение вводим понятное заглавие файла подключения, также мы можем сходу его сохранить в подходящий нам каталог методом клавиши «Обзор», по дефлоту он сохраняется в «C:UsersИмя_ПользователяDocumentsМои источники данных». Жмем «Готово».

Скриншот 7

Все, файл сотворен, Word можем закрыть без сохранения.

Создаем шаблон Word для слияния

Сейчас давайте подготовим шаблон Word, т.е. это тот документ, в который мы будем подставлять данные из базы данных SQL сервера.

Вся подготовка сводится к тому, что нам нужно вставить поля слияния там, где это нам необходимо. Это делается последующим образом. Вкладка «Вставка -> Экспресс-блоки -> Поле».

Скриншот 8

Отыскиваем поле MERGEFIELD и вводим заглавие поля, которое будет соответствовать полю в источнике данных (в моем случае это ProductName и Price). Нажимаем «ОК».

Скриншот 9

Потому что у меня это тестовый шаблон в нем текста фактически не будет, и выводить я буду всего два поля, у Вас скорей всего будет много текста и много полей слияния.

Скриншот 10

Код VBA Access 2003 для слияния документа Word с источником данных MS SQL Server

Осталось написать код VBA, который будет производить слияние. Для примера давайте добавим на форму клавишу StartMerge и поле Price для фильтрации данных. Потом в редакторе Visual Basic напишем функцию для слияния, допустим с заглавием MergeWord, и в обработчик действия клавиши StartMerge (нажатие клавиши) вставляем код вызова данной процедуры. Весь код будет смотреться последующим образом (я его откомментировал). Сходу объясню, что шаблон Word и файл ODC у меня лежат в каталоге D:Test.

Сохраняем и проверяем работу.

Опосля нажатия на клавишу (StartMerge) запустится Word, в каком уже все данные заполнены и документов будет столько, сколько строк в источнике.

Скриншот 11

Как лицезреем, все работает. На этом у меня все, надеюсь, материал был полезен. Пока!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector