Форматирование таблиц в Excel
Перед отправкой на печать либо на экран проектора страничек MS Excel для придания им прекрасного и представительного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью увеличения информативности данных, другими словами для облегчения восприятия инфы всеми юзерами.
Форматирование таблиц в Excel – это:
1. Установка формата чисел.
2. Настройка типа, вида, размера и цвета применяемых шрифтов.
3. Установка нужных размеров строк и столбцов.
4. Объединение (если нужно) групп ячеек.
5. Добавление соответственных наружных границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.
6. Выполнение сглаживания записей относительно границ ячеек.
7. Защита записей от случайных конфигураций.
Почти все из этих действий (но не все) производятся с помощью клавиш панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим юзерам. У меня, к примеру, панель «Форматирование» смотрится так, как на снимке экрана, расположенном ниже.
Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сероватом фоне, на правом конце панели, то можно добавить новейшие либо отключить имеющиеся клавиши, другими словами настроить панель так, как для вас комфортно.
Можно (а нередко и необходимо) заняться настройкой панели, поглядеть и избрать варианты, но сейчас речь незначительно о другом. Я расскажу о одном варианте, который нередко сам использую. Он не некий особый, просто один из тыщи вероятных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие юзеры MS Excel могут просто его повторить и, осознав логику и последовательность действий, избрать собственный путь решения данной нам задачки.
Пример форматирования таблицы.
Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на наружный вид. Сделайте таблицу, проверьте корректность формул и лишь позже займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите еще меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите почти всех повторных манипуляций.
Представим, вы сделали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из железного листа.
1. Форматируем заголовок таблицы.
1.1. Выделяем область A1…E1, жмем на клавишу «Соединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки слились в одну, текст заголовка расположился по центру.
1.2. Избираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2. Форматируем заглавия столбцов.
2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, жмем на клавишу «Соединить ячейки».
2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, жмем на клавишу «Соединить ячейки».
2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, жмем и удерживаем на клавиатуре клавишу «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в итоге имеем две выделенные объединенные ячейки.
2.4. Избираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», сглаживание – «По левому краю», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2.5. Выделяем спектр C2…E2, жмем и удерживаем на клавиатуре клавишу «Ctrl», выделяем область C7…E7.
2.6. Избираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», сглаживание – «По центру», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в 2-ух строчках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» опосля буковкы «а» ставим символ переноса «-» и жмем на клавиатуре сочетание кнопок «Alt» и «Enter». 2-ая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.
3. Форматируем записи.
3.1. Выделяем записи начальных данных и результата расчетов — спектр A3…E6 и спектр A8…E8.
3.2. Избираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Голубий».
3.3. Выделяем спектр B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».
3.4. Выделяем спектр A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красноватый».
3.5. Выделяем спектр D3…D6 и делаем щелчок правой клавиши мыши. В выпавшем контекстном меню избираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат начальных данных.
3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в прошлом пт через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака опосля запятой.
Окно «Формат ячеек» содержит 6 вкладок, позволяющих выполнить огромное количество действий по изменению наружного вида содержимого ячеек. Ряд установок доступны лишь из этого окна и вы не сделайте их при помощи клавиш панели «Форматирование».
4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.
Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» поблизости с границей столбца «B». Как лишь курсор мыши воспримет вид креста состоящего из вертикальной полосы и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой клавишей. Ширина столбца «A» стала по размеру равной наибольшей записи в столбце – 15 пиксель.
Пощелкав по всем столбцам и строчкам таблицы, получим применимые размеры. Если нужно, то можно установить ширину столбца либо высоту строчки вручную. Для этого опосля принятия курсором мыши вида креста необходимо надавить левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в хотимом направлении. Я в примере прирастил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.
5. Оформляем границы.
5.1. Выделяем область A2…E8 и жмем на клавишу панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, жмем на клавишу «Толстая наружная граница».
5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и жмем на клавишу панели «Форматирование» «Толстая наружная граница». Аналогично обрамляем спектр A7…E7.
6. Исполняем заливку диапазонов цветом.
6.1. Выделяем область D3…D6, избираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таковых ячейках хранятся начальные данные.
6.2. Выделяем ячейку D8, избираем цвет заливки — «Желтый». В данной нам ячейке выводится итог расчетов.
7. Исполняем защиту формул от случайных конфигураций.
7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой клавишей мыши, избираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».
7.2. Перебегаем в основное меню MS Excel и исполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных конфигураций защищена. Защита от злоумышленников – это иная тема.
На этом примере мы тщательно разглядели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Итог – на рисунке понизу.
Наружный вид таблицы значительно поменялся. Сравните с исходным вариантом. Может быть, таблица лишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация сейчас легче воспринимается – это, я думаю, безусловн.
В развитие темы рекомендую поглядеть статьи «Условное форматирование в Excel» и «Цвета Excel».
