Электрическая подпись

Поглядите на эту магию. Минутка — и ваш партнер получает подписанные документы по электрической почте. Не необходимы никакие принтеры, бумага, ручки и курьеры, всё работает с телефона:

Вы тоже так сможете, если получите электрическую подпись. Для вас понадобятся: электрическая подпись, комп с Виндоусом, программка «Криптопро». А еще незначительно терпения, чтоб разобраться в теории. Если готовы, поехали.

Кому нужна эл. подпись

Электрическая подпись либо ЭП — это подмена рукописной подписи для электрических документов. Проще говоря, электрическая подпись подтверждает, что конкретно вы выслали отчет в налоговую либо подписали акт для клиента.

Электрической подписью можно подписывать любые документы — счета, акты, договоры. Для вас не придется отправлять оригиналы курьером: ставите электрическую подпись и отправляете электрической почтой.

Электрическая подпись неотклонима, если:

вы плательщик НДС;
у вас 25 либо больше служащих, по которым вы отчитываетесь в фонды и по НДФЛ.

В других вариантах электрической подписью воспользоваться никто не принуждает, но с ней удобнее. Для вас не надо распечатывать документы, подписывать и стоять в очереди на почте. Всё происходит через веб.

Как составить денежный контракт

У вашего клиента и поставщика тоже обязана быть электрическая подпись, чтоб вы могли обмениваться документами через веб. Недозволено выслать документ с электрической подписью, а получить с рукописной.

Подписывать контракт электрической подписью можно лишь с русскими компаниями. Для сделок в валюте свои требования и их инспектирует не только лишь ваш партнер, да и банк, в который придут средства. Если заключаете сделку с зарубежной компанией, уточните требования по подписи в банке.

Какие бывают подписи

Электрические подписи различаются тем, какие документы вы можете ими подписывать. Вот какие бывают подписи:

обычная. Она нужна физическим лицам, чтоб воспользоваться услугами веб-сайта Госуслуг, подавать заявления в иногородние университеты либо участвовать в электрических торгах.
усиленная неквалифицированная. Таковой подписью можно подписывать документы снутри компании и от остальных компаний. Если необходимо подписать счета и акты и выслать клиентам, она тоже подступает.
усиленная квалифицированная. Это подпись с самыми большенными возможностями. С ней можно подписать отчетность для налоговой и фондов, участвовать в электрических торгах и тендерах как юридическое лицо.

Выходит, чтоб подписывать документы для клиентов и поставщиков, отправлять отчетность в налоговую, нужна усиленная квалифицированная подпись.

Интересно почитать: Excel преобразование даты в число

Для плательщиков НДС

Если вы и ваши клиенты пользуетесь электрической подписью, как-то специально это оформлять не надо. Просто договариваетесь словестно. Но если вы платите НДС и готовите счета-фактуры, всё труднее.

Плательщики НДС с электрической подписью обмениваются лишь утвержденными в налоговой формами счетов-фактур и лишь через оператора электрического документооборота — ЭДО СФ. Список таковых операторов есть на веб-сайте налоговой. Мы знаем про 1С ЭДО и Диадок.

Оператор электрического документооборота — программка, в какой вы подписываете документы электрической подписью и отправляете их партнерам. В ней хранится вся история переписки.

Пересылать счет-фактуру в электрическом виде клиенту вы сможете, если он тоже подключился к оператору электрического документооборота. При этом он может подключиться к другому из перечня налоговой, но вы всё равно можете работать с ним.

Как получить

Электрические подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Нет никакой различия, у какого центра приобрести электрическую подпись. Основное, чтоб он был сертифицирован Минкомсвязью. Для этого найдите удостоверяющий центр в вашем городке на едином портале электрической подписи.

Документы, чтоб получить подпись для юридического лица:

выписка из реестра — ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
паспорт и СНИЛС управляющего.

Чтоб получить подпись, необходимо заполнить заявление на веб-сайте удостоверяющего центра и приехать в кабинет с документами. Для квалифицированной подписи необходимы паспорт того, кто получает подпись, ОГРН и учредительные документы на компанию.

Электрическую подпись выдают на год, а позже ее необходимо брать поновой. Усиленная квалифицированная подпись стоит от 3000 рублей.

Как смотрится электрическая подпись

Могут быть такие варианты: флешка подписью либо доступ в программку, в которую зашита ваша подпись.

Если это флешка, на ней хранится сама электрическая подпись и программка для шифрования данных. Флешку можно вставить в комп, установить на него программку и подписывать документы собственной подписью. Электрическая подпись на флешке комфортна, если для вас необходимо отправлять отчеты через веб-сайт налоговой. Чтоб подтвердить, что отчетность отправляете конкретно вы, веб-сайт налоговой попросит вставить флешку в комп и ввести ваши логин и пароль к подписи.

С электрической подписью можно работать без флешки, через программку электрического документооборота. Доступ к ней дадут в удостоверяющем центре, а электрическая подпись придет в программку и остается на компе. Это Диадок — одна из программ для электрического документооборота. В ней можно создавать документы либо подписывать те, что уже есть на компе

Интересно почитать: Как xml файл перевести в excel

Ставим программки

Чтоб подпись заработала, на комп необходимо установить доп программки. Ранее подпись для компа — неведомый файл.

Для работы с подписью для вас необходимы:

программка для шифрования. Почаще всего — Криптопро. Она осознает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор знаков в реальную подпись в документе;
драйвер для компа. Они необходимы, чтоб настроить комп, и он сумел работать с электрической подписью;
дополнения для браузера. Без их вы не можете подписать отчетность на веб-сайте налоговой;
программка для электрического документооборота, через которую будете подписывать акты, счета.

Почаще всего удостоверяющие центры выдают эти программки на флешке с электрической подписью. Уточните, когда будете брать подпись:

Криптопро заходит в набор либо нужно брать добавочно?
Необходимы ли драйверы и где их взять?
Что необходимо, чтоб подписывать документы через веб-сайт налоговой? А обыденные в ворде, екселе и пдф?
Что необходимо, чтоб подпись заработала на моем компе?

Отправляем отчетность

Вы настроили комп. Сейчас необходимо зарегистрироваться на веб-сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет ИП либо юридического лица. Поначалу портал захотит убедиться, что ваша электрическая подпись работает верно. Вы увидите такие требования:

Мы уже о их поведали. Если вы не установили программки и драйверы ранее, можно это создать на веб-сайте налоговой. Нажмите клавишу «Начать проверку» и следуйте указаниям портала.

Если у вас Мак, с отправкой отчетности через веб-сайт налоговой могут быть задачи. Уточните о этом заблаговременно в удостоверяющем центре.

Подписываем документы

Подписывать документы удобнее всего в особых программка — операторах электрического документооборота. Обычно удостоверяющие центры дают свои программки либо программки партнеров. Они работают через браузер, потому непринципиально, Виндоус у вас либо Мак. В Модульбанке мы пользуемся Диадоком и 1С ЭДО, но есть остальные. Гифка сначала статьи — как раз из Диадока.

В программке вы сможете подписывать документы хоть какого формата — ворд, эксель, презентации, рисунки и пдф. Документы можно создавать в самой программке либо выбирать из сохраненных на компе.

В особых программках работать комфортно, но ими воспользоваться не непременно. Подписывать документы можно даже в ворде либо экселе, если у вас на компе установлен Криптопро. В ворде зайдите во вкладку «файл», выберете «сведения» и «защитить документ». Далее следуйте указаниям системы и подпишите документ собственной подписью.

Интересно почитать: Как в excel сделать заголовок на каждой странице в

Если Криптопро у вас пока нет, ничего не выйдет, можно не пробовать.

Электрическая подпись и мошенники

Прогуливаются слухи, что мошенники могут овладеть электрической подписью, снять все средства со счетов и реализовать компанию. Реализовать — навряд ли, но подписать договоры, по которым ваша компания будет обязана незнакомым компаниям, могут. Это может быть в 2-ух вариантах.

Подпись выдали мошенники. Это случается изредка. Компания будет прикидываться удостоверяющим центром, но не попросит вас придти лично с оригиналами документов. Они бережно произнесут, что им довольно сканов по почте. Мошенники выпустят подпись, но не отдадут ее и будут подписывать поддельные документы.
Вы написали пароль на флешке и утратили ее. Чтоб не утратить пароль к электрической подписи, некие обладатели приклеивают бумажку с паролем к флешке. Если такую флешку утратить, ее может кто-то подобрать и пользоваться средствами компании.

Чтоб не пробудиться в долгах и без средств на счете:

проверьте, что удостоверяющий центр сертифицирован Минсвязью;
не покупайте электрическую подпись, если вас не требуют придти лично в удостоверяющий центр с оригиналами документов;
храните флешку с электрической подписью в надежном месте. Если утратили, позвоните в собственный удостоверяющий центр и попросите заблокировать электрическую подпись. Сделайте это как можно быстрее, чтоб никто не сумел ею пользоваться;
не храните флешку вкупе с паролем.

Пароль для электрической подписи сохраните в заметках телефона. Так будет надежнее.

Счет для ИП и ООО в Модульбанке

Удачный сервис, дешевые тарифы, защита от блокировок по 115ФЗ