Создание раскрывающегося списка в excel 2010 - Учим Эксель

Раскрывающийся перечень в Excel

Раскрывающийся перечень в Excel

Раскрывающийся список Excel в окне дома

Чтоб не набирать по буковкам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для убыстрения процесса наполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, комфортно использовать раскрывающийся перечень.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки подходящую информацию. Обширно используются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программка MS Excel, имея весьма дружеский интерфейс, дает юзеру несколько различных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа циклической инфы.

Представим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Простый».

Фрагмент №0 листа Excel с примеромДелая еще одну запись в ячейку А9, при наборе первой буковкы наименования профиля, к примеру «Ш», Excel дает заполнить ячейку словом «Швеллер». Опосля набора «Ш» довольно надавить клавишу «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода время от времени нескольких букв и невозможность заблаговременно сделать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности юзера.

Перебегаем конкретно к вариантам сотворения раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простой».

Фрагмент №1 листа Excel с раскрывающимся спискомЕсли активировать мышью ячейку А9, надавить сочетание кнопок «Alt» «↓», то покажется раскрывающийся перечень, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается только избрать мышью подходящую запись. Заместо набора вышеуказанного сочетания кнопок можно щелчком правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и избрать в нем пункт «Избрать из раскрывающегося списка…». В итоге увидим этот же выпадающий перечень.

В данном варианте активная ячейка непременно обязана примыкать снизу к спектру значений, а сам спектр не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Обычной».

Фрагмент №2 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант дозволяет заблаговременно сделать перечень (справочник) значений из которых юзер в предстоящем сумеет выбирать нужные записи. При всем этом перечень быть может расположен где угодно на листе (либо даже на другом листе) и быть может по мере необходимости укрыт от юзера.

Для того чтоб сделать раскрывающийся перечень в этом варианте нужно выполнить ряд поочередных шагов.

1. Создаем перечень вероятных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это список в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой нужно поместить раскрывающийся перечень методом установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Избираем в главном меню клавишу «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» избираем вкладку «Характеристики».

5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) избираем значение «Перечень».

6. В показавшемся поле «Источник:» указываем спектр, содержащий перечень вероятных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по дефлоту) флаг «Перечень допустимых значений» и жмем клавишу «ОК».

Выпадающее окно Excel "Проверка вводимых значений"

Раскрывающийся перечень готов. Его можно скопировать как формулы в хоть какое количество ячеек!

Вариант №3 — «Непростой».

Фрагмент №3 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант сотворения раскрывающегося списка, не глядя на свое заглавие «Непростой», на самом деле таким не является. Для сотворения выпадающего списка в нем употребляется элемент «Поле со перечнем» панели инструментов «Формы».

Сделаем раскрывающийся перечень сиим методом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Избираем в главном меню клавишу «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В показавшейся панели «Формы» избираем «Поле со перечнем» и рисуем его, к примеру, в ячейке А9.

Панель Excel "Формы"

Элемент «Поле со перечнем» располагается не в самой ячейке, а, вроде бы, над ней. Элемент быть может огромным и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой клавишей мыши по нарисованному элементу и в показавшемся контекстном меню избираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Отран управления» заполняем поля в согласовании с рисунком, расположенном ниже и жмем «ОК».

Выпадающее окно Excel "Форматирование объекта"

6. Раскрывающийся перечень готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Сможете назначить всякую комфортную для вас ячейку, не непременно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам нужно вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со перечнем».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Приятный пример тщательно рассмотрен в статье «Поле со перечнем и функция ИНДЕКС в Excel». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся перечень, сделанный сиим методом плюс применение функций ИНДЕКС и/либо ВПР предоставляют бескрайние способности юзеру при извлечении данных из разных базисных справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый непростой».

Фрагмент №4 листа Excel с раскрывающимся спискомДля сотворения выпадающего списка в этом случае употребляется также элемент «Поле со перечнем», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так именуемые элементы ActiveX. Тут все весьма похоже снаружи на вариант №3, но существенно обширнее способности опции и форматирования элемента.

1. Избираем в главном меню клавишу «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В показавшейся панели «Элементы управления» избираем «Поле со перечнем» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со перечнем» располагается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее.

Интересно почитать:  Как в excel поменять колонки местами

Панель Excel "Элементы управления"

Выпадающее окно Excel "Properties"3. Жмем клавишу «Характеристики» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Характеристики») вручную вписываем спектр начальных данных, адресок связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Дальше при желании можно поменять шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд характеристик… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – удостоверьтесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базисные познания британского языка не помешают!

5. Отжимаем клавишу «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со перечнем». Совершенно связанной ячейкой быть может полностью неважно какая не считая ячеек, где размещается базисный перечень.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некой степени наполнение ячеек, но к раскрывающимся перечням, естественно, дела не имеет и приведен тут под подходящим номером, как простый вариант автоматизации ввода циклических данных.

На практике я почаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, пореже — вариант №2 и совершенно изредка — вариант №4, хотя конкретно он является, непременно, самым гибким, предоставляющим самые широкие способности.

Но нередко наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! Зависимо от задачки, которую нужно решить при работе в Excel, следует выбирать более приемлемый и удачный для всякого определенного варианта вариант сотворения раскрывающихся списков.

Спарклайны Excel — полное управление с примерами

Функция спарклайнов была представлена ​​в Excel 2010. В данной для нас статье вы узнаете все о Excel Спарклайнах и увидите несколько нужных примеров.

Что такое спарклайны?

Спарклайны — это крохотные диаграммы, которые находятся в ячейке в Excel. Эти диаграммы употребляются для отображения тенденции во времени либо конфигурации набора данных. Вы сможете употреблять эти спарклайны, чтоб сделать лучше наружный вид ваших мягеньких данных, добавив этот слой зрительного анализа.

Хотя спарклайны представляют собой крохотные диаграммы, они имеют ограниченную функциональность (по сопоставлению с обыкновенными диаграммами в Excel). Невзирая на это, Спарклайны прекрасны, потому что вы сможете создавать их, просто отображая тренд (и даже выбросы / максимумы-минимумы) и созодать ваши отчеты и панель инструментов наиболее комфортными для чтения.

В отличие от обыденных диаграмм, спарклайны не являются объектами. Они находятся в ячейке на заднем плане данной для нас ячейки.

Типы спарклайнов в Excel

В Excel существует три типа спарклайнов:

  • Линия
  • Столбец
  • Выигрыш-проигрыш

На изображении ниже я сделал пример всех этих 3-х типов спарклайнов.

1-ый в G2 — это спарклайн линейного типа, в G3 — тип столбца, а в G4 — тип выигрыша-проигрыша.

Вот несколько принципиальных вещей, которые необходимо знать о Excel Спарклайнах:

  • Спарклайны являются динамическими и зависят от базисного набора данных. Когда базисный набор данных меняется, спарклайн обновляется автоматом. Это делает его полезным инвентарем при разработке панелей мониторинга Excel.
  • Размер спарклайнов зависит от размера ячейки. Если вы измените высоту либо ширину ячейки, спарклайн поменяется подходящим образом.
  • Пока в ячейке есть спарклайн, вы также сможете ввести в нее текст.
  • Вы сможете настроить эти спарклайны — к примеру, поменять цвет, добавить ось, выделить наибольшие / малые точки данных и т. Д. Позднее в этом руководстве мы увидим, как это создать для всякого типа спарклайнов.

Примечание . Спарклайн «выигрыш-проигрыш» похож на спарклайн столбца, но он не указывает величину значения. Его лучше употреблять в ситуациях, когда итог является двоичным, к примеру, Да / Нет, Правда / Ересь, Голова / Хвост, 1 / -1 и т. Д. К примеру, если вы строите график, шел ли дождик за крайние 7 дней либо нет, вы сможете выстроить график выигрыша-проигрыша с 1 для дней, когда шел дождик, и с -1 для дней, когда его не было. В этом руководстве все, что описано для спарклайнов столбцов, также можно применить к спарклайнам выигрыша-проигрыша.

Сейчас давайте разглядим любой из этих типов спарклайнов и все опции, которые вы сможете с ним создать.

Вставка спарклайнов в Excel

Допустим, вы желаете вставить спарклайн полосы (как показано ниже).

Вот шаги, чтоб вставить спарклайн в Excel:

  • Изберите ячейку, в которой вы желаете сделать спарклайн.
  • Щелкните вкладку Вставка.
  • В группе «Спарклайны» изберите параметр «Линия».
  • В диалоговом окне «Сделать спарклайны» изберите спектр данных (в данном примере A2: F2).
  • Щелкните ОК.

Это вставит спарклайн в ячейку G2.

Чтоб вставить спарклайн «Столбец» либо «Выигрыш-проигрыш», нужно выполнить те же шаги, описанные выше, и избрать Столбцы либо Выигрыш-проигрыш заместо строчки (на шаге 3).

Хотя приведенные выше шаги вставляют в ячейку базисный спарклайн, вы сможете создать некие опции, чтоб создать его лучше.

Когда вы выбираете ячейку со спарклайном, вы заметите, что становится доступной контекстная вкладка — Sparkline Tools Design . На данной для нас контекстной вкладке вы отыщите все характеристики опции для избранного типа спарклайна.

Интересно почитать:  Excel задачи на впр

Редактирование набора данных имеющихся спарклайнов

Вы сможете редактировать данные имеющегося спарклайна при помощи параметра «Редактировать данные». Когда вы щелкаете раскрывающееся меню «Редактировать данные», вы получаете последующие характеристики:

  • Поменять размещение и данные группы : используйте это, если вы сгруппировали несколько спарклайнов и желаете поменять данные для всей группы (группировка рассматривается позднее в этом руководстве).
  • Редактировать данные 1-го спарклайна : используйте это, чтоб поменять данные лишь для избранного спарклайна.

Щелкнув всякую из этих опций, вы откроете диалоговое окно «Редактировать спарклайны», в котором вы сможете поменять спектр данных.

Работа со сокрытыми и пустыми ячейками

Когда вы создаете линейный спарклайн с набором данных, который имеет пустую ячейку, вы заметите, что спарклайн указывает пробел для данной для нас пустой ячейки.

В приведенном выше наборе данных отсутствует значение апреля, что делает разрыв в первом спарклайне.

Вот вам наглядный пример отсутствия точки данных в спарклайне столбца.

Вы сможете указать, как вы желаете обрабатывать эти пустые ячейки.

  • Щелкните ячейку со спарклайном.
  • Щелкните вкладку «Дизайн» (контекстная вкладка, которая становится доступной лишь при выбирании ячейки со спарклайном).
  • Щелкните параметр «Редактировать данные» (щелкните текстовую часть, а не ее значок).
  • В раскрывающемся перечне изберите параметр «Сокрытые и пустые ячейки».
  • В открывшемся диалоговом окне изберите, желаете ли вы показывать
    • Пустые ячейки как пробелы
    • Пустые ячейки как ноль
    • Соедините точки данных до и опосля полосы [этот параметр доступен только для спарклайнов линии].

    Если данные для спарклайна находятся в укрытых ячейках, вы сможете установить флаг «Показать данные в укрытых строчках и столбцах», чтоб убедиться, что данные из этих ячеек также показываются. Если вы этого не сделаете, данные из укрытых ячеек будут проигнорированы.

    Ниже приведен пример всех 3-х вариантов линейного спарклайна:

    • Ячейка G2 — это то, что происходит, когда вы решаете показать разрыв в спарклайне.
    • Ячейка G3 — это то, что происходит, когда вы выбираете заместо этого демонстрировать ноль.
    • Ячейка G2 — это то, что происходит, когда вы выбираете отображение непрерывной полосы, соединяя точки данных.

    То же самое можно создать и со спарклайнами столбцов и выигрышей-проигрышей (но не с опцией подключения точек данных).

    Изменение типа спарклайна

    Если вы желаете стремительно поменять тип спарклайна — от строчки к столбцу либо напротив, вы сможете создать это, выполнив последующие деяния:

    • Щелкните спарклайн, который необходимо поменять.
    • Перейдите на вкладку «Дизайн спарклайнов».
    • В группе Тип изберите подходящий спарклайн.

    Выделение точек данных в спарклайнах

    Хотя обычный спарклайн указывает тенденцию со временем, вы также сможете употреблять некие маркеры и выделения, чтоб создать его наиболее весомым.

    К примеру, вы сможете выделить наивысшую и минимальную точки данных, первую и последнюю точку данных, также все отрицательные точки данных.

    Ниже приведен пример, в котором я выделил наивысшую и минимальную точки данных в спарклайне строчки и столбца.

    Эти характеристики доступны на вкладке «Инструменты спарклайна» (в группе «Показать»).

    Вот разные доступные варианты:

    • Верхняя / нижняя точка : вы сможете употреблять хоть какой из их либо оба, чтоб выделить наивысшую и / либо минимальную точку данных.
    • 1-ая / Крайняя точка : вы сможете употреблять хоть какой из их либо оба, чтоб выделить первую и / либо последнюю точку данных.
    • Отрицательные моменты : если у вас есть отрицательные точки данных, вы сможете употреблять эту опцию, чтоб выделить их все сходу.
    • Маркеры : этот параметр доступен лишь для спарклайнов. Он выделит все точки данных маркером. Вы сможете поменять цвет маркера, используя параметр «Цвет маркера».

    Цвет и стиль спарклайнов

    Вы сможете поменять наружный вид спарклайнов, используя характеристики стиля и цвета.

    Он дозволяет изменять цвет спарклайна (линий либо столбцов), также маркеров.

    Вы также сможете употреблять готовые варианты стилей. Чтоб получить полный перечень опций. щелкните значок раскрывающегося списка в правом нижнем углу поля стиля.

    Совет от специалиста : если вы используете маркеры для выделения определенных точек данных, рекомендуется избрать светлый цвет полосы и броский и черный маркер (в большинстве случаев идеальнее всего подступает красноватый).

    Добавление оси

    Когда вы создаете спарклайн в форме по дефлоту, он указывает самую низкую точку данных понизу, а все другие точки данных относятся к ней.

    В неких вариантах вы сможете не возжелать, чтоб это было так, так как кажется, что это указывает большие различия.

    В приведенном ниже примере отклонение составляет всего 5 пт (где весь набор данных находится меж 95 и 100). Но так как ось начинается с самой низкой точки (другими словами 95), вариация смотрится большой.

    Эта разница наиболее видна в спарклайне столбца:

    В спарклайне столбца выше может показаться, что значение января близко к 0.

    Чтоб отрегулировать это, вы сможете поменять ось в спарклайнах (создать так, чтоб она начиналась с определенного значения).

    Ах так это создать:

    • Изберите ячейку со спарклайном (ами).
    • Перейдите на вкладку «Дизайн спарклайновых инструментов».
    • Нажмите на опцию Axis.
    • В раскрывающемся перечне изберите Пользовательское значение (в параметрах малого значения вертикальной оси).
    • В диалоговом окне Характеристики вертикальной оси спарклайна введите значение 0.
    • Щелкните ОК.

    Это даст для вас итог, как показано ниже.

    Установив таможенную стоимость на 0, мы принудили спарклайн начинать с 0. Это дает настоящее представление о изменении.

    Примечание. Если в наборе данных есть отрицательные числа, лучше не устанавливать ось. К примеру, если вы установите для оси значение 0, отрицательные числа не будут отображаться в спарклайне (так как он начинается с 0).

    Вы также сможете создать ось видимой, выбрав параметр «Показать ось». Это полезно лишь тогда, когда у вас есть числа, пересекающие ось. К примеру, если у вас установлена ​​ось на 0 и есть как положительные, так и отрицательные числа, тогда ось будет видна.

    Группировать и разгруппировать спарклайны

    Если у вас есть несколько спарклайнов в вашем отчете либо на панели мониторинга, вы сможете сгруппировать некие из их совместно. Это дозволяет просто заносить конфигурации во всю группу, а не созодать это по отдельности.

    Чтоб сгруппировать спарклайны:

    • Изберите те, которые желаете сгруппировать.
    • Перейдите на вкладку «Дизайн спарклайнов».
    • Щелкните значок группы.

    Сейчас, когда вы выбираете хоть какой из сгруппированных спарклайнов, он автоматом выбирает все из данной для нас группы.

    Вы сможете разгруппировать эти спарклайны при помощи параметра «Разгруппировать».

    Как сделать раскрывающийся перечень в Microsoft Word

    Упростите ввод данных либо опасайтесь таковых ошибок, как орфографические ошибки, добавив раскрывающийся перечень в Word. Это займет всего минутку, и мы покажем для вас, как это создать.

    Для вас не надо создавать длинноватую заполняемую форму в Microsoft Word, чтоб пользоваться преимуществами частей управления формы. У вас быть может всего одно либо два места, куда вы желаете добавить что-то вроде раскрывающегося списка. Это дозволяет для вас либо вашему читателю избрать элемент из предложенных вами вариантов. Это может посодействовать убрать ошибки при вводе данных и орфографии.

    Тут мы покажем для вас, как добавить обычный раскрывающийся перечень в документ Word.

    Добавить отран управления раскрывающейся формой

    Для работы с органами управления формы в Word нужно употреблять вкладку Разраб. Если вы не видите эту вкладку, вы сможете просто добавить ее, следуя нашим инструкциям Как включить вкладку разраба на ленте Microsoft Office.

    1. Расположите курсор в документ, в который вы желаете добавить раскрывающийся перечень.
    2. Перейти к Разраб вкладку и щелкните Выпадающий перечень управления содержимым клавиша.
    3. Вы увидите всплывающий отран управления в документе в виде поля с надписью «Изберите элемент». снутри. Потом вы сможете перейти к настройке списка.

    Щелкните Разработчик, элемент управления содержимым раскрывающегося списка

    Сделать раскрывающийся перечень

    Потом вы добавите элементы списка, дадите элементу управления имя и измените несколько остальных характеристик в согласовании с вашими предпочтениями. Изберите отран управления, вернитесь к Разраб вкладку и щелкните Свойства в разделе «Элементы управления» на ленте.

    Щелкните Разработчик, Свойства

    Раскроется окно «Характеристики элемента управления содержимым», в котором будут представлены сведения о вашем перечне.

    Свойства управления

    Заглавие и тег: Введите заголовок и, по мере необходимости, тег, который вы желаете употреблять для списка.

    Показать как: По дефлоту установлено значение Bounding Box. Вы сможете поменять его так, чтоб он отображался при помощи исходных / конечных тегов, если желаете.

    Цвет и стиль: Если вы желаете придать собственный контрольный цвет либо определенный стиль, вы сможете избрать их в последующем шаге.

    Снять контроль: При желании вы сможете удалить отран управления при редактировании содержимого, установив последующий флаг.

    Блокировка: Вы увидите два варианта блокировки для элемента управления. Таковым образом, вы сможете запретить его удаление и редактирование содержимого, отметив один либо оба этих параметра.

    Добавить элементы списка

    В конце концов, вы добавите собственный перечень предметов. Вы заметите, что «Изберите предмет». это вариант списка. Вы сможете бросить его, отредактировать, нажав Поменять, либо удалите его, нажав Удалять.

    Дальше нажмите Добавлять чтоб вставить элемент списка. Значение будет вводиться автоматом при вводе отображаемого имени. Нажмите Ok когда вы закончите. Потом продолжайте вставлять оставшиеся элементы списка таковым же образом.

    Когда у вас все есть варианты выбора в перечне, вы сможете переупорядочить их, используя Двигаться ввысь также Вниз клавиши справа.

    Когда вы будете довольны настройкой списка, нажмите Ok применить характеристики.

    Свойства элемента управления, нажмите ОК

    Вот и все! Чтоб употреблять раскрывающийся перечень, щелкните его и изберите вариант при помощи стрелки.

    Ограничьте характеристики ввода данных при помощи раскрывающегося списка в Word

    Раскрывающийся перечень — это нужный отран управления формой в Word, будь то для простоты либо во избежание заморочек с вводом данных. Вы сможете убедиться, что вам либо остальных доступны лишь определенные элементы.

    Для получения доборной инфы поглядите, как заавтоматизировать формы в Word с настраиваемыми полями либо как сделать обычный контрольный перечень Word.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector