Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Почти все юзеры интенсивно используют Excel для генерирования отчетов, их следующей редакции. Для комфортного просмотра инфы и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программкой.

Наружный вид рабочей области программки – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строчки и столбцы. Невзирая на то что обычный пакет MS Office имеет отдельное приложение для сотворения и ведения баз данных – Microsoft Access, юзеры интенсивно употребляют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь способности программки разрешают: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; классифицировать и структурировать информацию.

То все есть то, что нужно для работы с базами данных. Единственный аспект: программка Excel — это всепригодный аналитический инструмент, который больше подступает для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в маленьких размерах (не наиболее миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строчкам и столбцам для комфортного поиска, классификации и редактирования. Как создать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строчка в базе данных (БД), включающая информацию о одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строчкам и столбцам обычной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете созодать обыкновенные таблицы, то сделать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая {инструкция}

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задачка – сформировать клиентскую БД. За пару лет работы у компании возникло несколько 10-ов неизменных клиентов. Нужно выслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как сделать базу данных клиентов в Excel:

Вводим наименования полей БД (заглавия столбцов).
Вводим данные в поля БД. Смотрим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обыкновенной таблице. Если данные в некий ячейке – результат действий со значениями остальных ячеек, то заносим формулу.
Чтоб воспользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
Присвоим БД имя. Выделяем спектр с данными – от первой ячейки до крайней. Правая клавиша мыши – имя спектра. Даем хоть какое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтоб спектр был правильным.

Основная работа – внесение инфы в БД – выполнена. Чтоб данной нам информацией было комфортно воспользоваться, нужно выделить необходимое, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтоб упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для данной нам цели подойдет инструмент «Сортировка».

Выделяем тот спектр, который необходимо отсортировать. Для целей нашей придуманной компании – столбец «Дата заключения контракта». Вызываем инструмент «Сортировка».
При нажатии система дает автоматом расширить выделенный спектр. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные лишь 1-го столбца, другие оставим на месте, то информация станет неверной. Раскрывается меню, где мы должны избрать характеристики и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения контракта.

Сейчас менеджер лицезреет, с кем пора перезаключить контракт. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

Интересно почитать: Как в excel считать часы

БД в процессе деятельности компании разрастается до неописуемых размеров. Отыскать подходящую информацию становится все труднее. Чтоб найти определенный текст либо числа, можно пользоваться одним из последующих методов:

Одновременным нажатием клавиш Ctrl + F либо Shift + F5. Покажется окно поиска «Отыскать и поменять».
Функцией «Отыскать и выделить» («биноклем») в главном меню.

Средством фильтрации данных программка прячет всю не интересующую юзера информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В хоть какой момент их можно вернуть.

В программке Excel почаще всего используются 2 фильтра:

Автофильтр;
фильтр по выделенному спектру.

Автофильтр дает юзеру избрать параметр фильтрации из готового перечня.

На вкладке «Данные» жмем клавишу «Фильтр».
Опосля нажатия в шапке таблицы возникают стрелки вниз. Они говорят о включении «Автофильтра».
Чтоб избрать значение фильтра, щелкаем по стрелке подходящего столбца. В раскрывающемся перечне возникает все содержимое поля. Если желаем упрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
Нажимаем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошедшем и текущем году.
Чтоб задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в перечне фильтра необходимо избрать команду «Числовые фильтры».
Если мы желаем созидать в таблице клиентов, с которыми заключили контракт на 3 и наиболее лет, вводим надлежащие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам необходимо бросить в таблице лишь те компании, которые работают в Беларуси.

Выделяем те данные, информация о которых обязана остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой клавишей мыши.
Исполняем поочередно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно отыскать сумму по различным характеристикам:

сумма (суммировать данные);
счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
наибольшие и малые значения в выделенном спектре;
произведение (итог умножения данных);
обычное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с денежной информацией в БД:

Выделить спектр БД. Перебегаем на вкладку «Данные» — «Промежные итоги».
В открывшемся диалоге избираем характеристики вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» разрешают сегментировать БД. Сгруппировать информацию исходя из убеждений актуальности для целей компании. Выделение групп покупателей услуг и продуктов поможет рекламному продвижению продукта.

Готовые эталоны шаблонов для ведения клиентской базы по секторам.

Шаблон для менеджера, позволяющий надзирать итог обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Эталон:
Простой шаблон.Клиентская база в Excel скачать безвозмездно. Эталон:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Создать структуру в excel

Комбинированная диаграмма — это тип диаграммы, которая соединяет воединыжды две либо наиболее различных диаграмм в Excel, более всераспространенная комбинированная диаграмма — это композиция столбчатой диаграммы и линейной диаграммы, как показано ниже. При помощи этого типа диаграммы вы сможете показывать два различных набора данных совместно. Если значения из одной серии очень значительны либо малы по сопоставлению с иными данными, эта комбинированная диаграмма также может оказать для вас услугу. В данной нам статье я расскажу о том, как создавать обыкновенные и динамические комбинированные диаграммы в Excel.

Сделайте ординарную комбинированную диаграмму линий и столбцов в Excel
Создать динамическую комбинированную диаграмму с флагом в Excel
Скачать эталон файла комбинированной диаграммы

Интересно почитать: Как в excel добавить в диаграмму данные

Сделайте ординарную комбинированную диаграмму линий и столбцов в Excel

Нам просто сделать ординарную комбинированную диаграмму линий и столбцов в Excel, пожалуйста, сделайте последующее:

1. Изберите спектр данных, на базе которого вы желаете сделать диаграмму, и нажмите Вставить > Вставить столбец либо гистограмму > Кластерный столбец, см. скриншот:

2. А потом диаграмма была вставлена в лист, удалите ненадобные элементы, которые для вас необходимы, такие как заголовок диаграммы, полосы сетки, см. Скриншот:

3. Потом щелкните правой клавишей мыши всякую панель данных на диаграмме и изберите Поменять тип диаграммы серии из контекстного меню см. скриншот:

4. В выскочившем Поменять тип диаграммы диалоговое окно в Изберите тип диаграммы и ось для ряда данных в поле перечня изберите одну серию данных, которую вы желаете показать в виде полосы, а потом изберите один тип линейной диаграммы, который для вас нравится, из Тип диаграммы раскрывающийся перечень, а потом установите флаг под Вторичная ось раздел, см. скриншот:

5, Потом нажмите OK чтоб закрыть диалоговое окно, и была сотворена комбинированная диаграмма линий и столбцов, как показано ниже:

Создать динамическую комбинированную диаграмму с флагом в Excel

Представим, у вас есть общие заказы на продукцию в 2018, 2019 и 2020 годах, сейчас вы желаете сопоставить общие заказы за этот год (2020) с прошлыми годами (2018, 2019). Может быть, для вас поможет приведенная ниже динамическая комбинированная диаграмма, установив флаг, чтоб показать линейную диаграмму для сопоставления с гистограммой.

Чтоб сделать эту динамическую комбинированную диаграмму при помощи флага, сделайте последующие деяния:

Поначалу вставьте флажки в лист

1. Поначалу установите два флага, нажмите разраб > Вставить > Флаг (контроль формы), а потом нарисуйте два флага, а потом отформатируйте текст по собственному усмотрению, см. снимки экрана:

2. Щелкните правой клавишей мыши 1-ый флаг и изберите Управление форматом, см. скриншот:

3. В Форматировать объект диалоговое окно под Управление На вкладке изберите ячейку, чтоб установить флаг, в этом примере я выберу ячейку B6, см. скриншот:

4. Повторите два вышеуказанных шага, чтоб связать другую ячейку (B7) со вторым флагом.

Во-2-х, вставьте вспомогательные данные для сотворения диаграммы на базе

5. Опосля сотворения флагов вы должны вставить три вспомогательные строчки.

5.1). Введите приведенную ниже формулу в ячейку B10, а потом перетащите маркер наполнения на право, чтоб получить итог формулы:

5.2). Продолжайте вводить приведенную ниже формулу в ячейку B11 и перетащите маркер наполнения в правую ячейку, чтоб применить эту формулу:

5.3). Потом введите приведенную ниже формулу в ячейку B12, а потом скопируйте, чтоб заполнить эту формулу в остальные ячейки в строке, это получит значения 2020 года из начальных данных:

В-3-х, сделайте диаграмму на базе данных вспомогательных строк

6. Изберите вспомогательные данные и нажмите Вставить > Вставить столбец либо гистограмму > Кластерный столбец чтоб вставить диаграмму, как показано на снимке экрана ниже:

7. Щелкните правой клавишей мыши всякую панель данных на диаграмме, потом изберите Поменять тип диаграммы серии, см. скриншот:

8. В открытом Поменять тип диаграммы диалоговом окне изберите подходящий тип линейной диаграммы из Тип диаграммы раскрывающийся перечень для серий данных за 2018 и 2019 годы, см. скриншот:

9, Потом нажмите OK Чтоб закрыть диалоговое окно, сейчас динамическая комбинированная диаграмма удачно сотворена, как показано ниже:

Интересно почитать: Excel вычесть из числа процент

Скачать эталон файла комбинированной диаграммы

Наилучшие инструменты для работы в кабинете

Kutools for Excel — поможет для вас выделиться из толпы

Желаете стремительно и идеально делать свою ежедневную работу? Kutools for Excel дает массивные расширенные функции 300 (объединение книжек, сумма по цвету, разделение содержимого ячеек, дата преобразования и так дальше . ) и экономия 80% времени вам.

ITGuides.ru

Вопросцы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК (Персональный компьютер — компьютер, предназначенный для эксплуатации одним пользователем)

Какие виды гистограмм можно сделать в Excel и как — видео + примеры

Один из самых фаворитных видов диаграмм — это гистограмма в Excel, весьма прекрасная и обычная в использовании.

Видео управление по созданию гистограмм в Excel

Типы гистограмм Excel

Существует 3 типа гистограмм:

С группировкой. Это сопоставление данных с внедрением вертикальных прямоугольников. Имеет применение тогда, когда порядок не важен либо необходимо показать количество частей.
С скоплением. Это отображение общей суммы вклада всякого значения при помощи вертикальных прямоугольников. Применяется для выделения общей суммы по ряду в одной группы.
Нормированная гистограмма с скоплением. Это отображение процентного вклада всякого значения в общую сумму по каждой группы при помощи вертикальных прямоугольников. Применяется для выделения относительной величины всякого ряда данных.

В свою очередь, гистограмма в Excel делится на разновидности:

Большая. Это сопоставление значений по категориям и рядам на 3-х осях. Применяется, когда группы и ряды идиентично важны.
Цилиндрическая
Коническая.
Пирамидальная.

Пример построения гистограммы в Excel

Для примера можно сделать маленькую таблицу Excel, где первым столбцом будет «Создание по годам» столов и стульев на фабрике.

Следующие столбцы — «Год производства», к примеру, с 2001 по 2008 гг. Дальше нажмите на поле «Вставка» и команду «Гистограмма», разглядите первую с группировкой, изберите ее. Под вашей таблицей покажется диаграмма. Переместите на отдельный лист, так она будет иметь наиболее большой вид.

Когда идет работа с диаграммами Excel, возникают 3 доп вкладки: «Конструктор», «Макет», «Формат»:

«Макет» отвечает за работу наружного вида. Тут можно задать заглавие, обозначить имя горизонтальной и вертикальной осей, вставлять набросок из файла, готовые фигуры, блок-схемы, выноски, надписи, которые можно установить в любом месте странички. Изменять разметки каждой оси и включать либо отключать полосы сетки.
«Формат» устанавливает стиль всякого элемента. В данной нам вкладке главными окнами являются «Формат выделенного фрагмента» (употребляется для уточнения форматирования) и «Вернуть форматирование стиля» (подмена пользовательского выделенного элемента общим стилем дизайна, что дозволяет привести выделенный элемент в соответствие с общей темой рабочего документа Excel). Можно производить заливку, контур фигуры и использовать к выделенной фигуре эффекты дизайна, такие, как тень, свечение, отражение либо объемное вращение.
«Конструктор» дозволяет поменять тип диаграммы либо сохранить как шаблон (другими словами сохранение макета в качестве шаблона), который можно применить к остальным. Можно делать обоюдную подмену данных на осях. Значения, отложенные по оси Х, передвигаются на ось Y и напротив. Может быть перемещать на иной лист либо вкладку книжки.

Гистограммы в Excel пригодятся для наглядного анализа динамики величин по времени