Как сделать выпадающий список в Excel

Характеристики проверки данных Excel включают в себя создание раскрывающегося перечня, который ограничивает данные, которые юзеры могут вводить в ячейку, за ранее данным перечнем записей. Эта функция поддерживает согласованность данных и дозволяет фильтровать столбцы по каждой записи в перечне. К примеру, если вы используете электрическую таблицу для отслеживания RSVP для действия, вы сможете отфильтровать этот столбец по Да, Нет и Пока не отвечено.

Эти аннотации относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Когда вы добавляете раскрывающийся список в ячейку, рядом с ней возникает стрелка. При нажатии на стрелку раскроется список, и вы можете избрать один из частей для входа в ячейку.

Данные, применяемые в перечне, могут быть размещены на том же листе, что и список, на другом листе в той же рабочей книжке либо в иной рабочей книжке .

Ввод данных для сотворения выпадающего перечня

В этом примере раскрывающийся список употребляет список записей, расположенных в иной книжке. Достоинства использования перечня записей в иной книжке включают централизацию данных перечня, если нескольким юзерам будет нужно доступ к ним, и защиту данных от случайного либо намеренного конфигурации.

Когда данные перечня находятся в отдельной рабочей книжке, они должны быть открыты для обновления перечня.

Ниже приведены пошаговые аннотации по созданию, использованию и изменению раскрывающегося перечня, аналогичного приведенному на рисунке ниже.

Откройте две пустые книжки Excel.

Сохраните одну книжку с именованием data-source.xlsx — эта книжка будет содержать данные для раскрывающегося перечня.

Сохраните вторую книжку с именованием drop-down-list.xlsx — эта книжка будет содержать выпадающий список.

Оставьте обе книжки открытыми опосля сохранения.

Введите данные , как показано ниже , в клеточках A1 к A4 из данных source.xlsx- книжки , как показано на рисунке выше.

Сохраните книжку и оставьте ее открытой.

Введите данные , как показано ниже , в ячейке B1 в выпадающем list.xlsx книжки.

Сохраните книжку и оставьте ее открытой.

Данные для ячеек А1-А4 в data-source.xlsx

• A1 — Пряник
• A2 — Лимон
• A3 — Овсяная Изюм
• A4 — шоколадный чип

Данные для ячейки B1 в раскрывающемся перечне. Xlsx

• B1 — Тип печенья:

Создание 2-ух именованных диапазонов

Именованный спектр дозволяет для вас ссылаться на определенный спектр ячеек в книжке Excel. Именованные спектры имеют много применений в Excel, в том числе в формулах и при разработке диаграмм. Во всех вариантах вы должны употреблять именованный спектр заместо спектра ссылок на ячейки, указывающих размещение данных на листе.

При использовании раскрывающегося перечня из иной книжки для вас нужно употреблять два именованных спектра. Один предназначен для частей перечня, а 2-ой — в рабочей книжке, где находится раскрывающийся список — этот именованный спектр ссылается на тот, который находится в первой рабочей книжке.

1-ый Именованный Спектр

Выделите ячейки A1 — A4 книжки data-source.xlsx, чтоб выделить их.

Нажмите на заглавие Box , расположенной выше столбец A .

Введите Cookies в поле Имя .

Нажмите кнопку ввода на клавиатуре.

Клеточки А1 до А4 в данных-source.xlsx книжки сейчас имя спектра Cookies .

Сохраните книжку.

2-ой именованный спектр

2-ой именованный спектр не употребляет ссылки на ячейки из книжки drop-down-list.xlsx . Заместо этого он ссылается на имя спектра Cookies в книжке data-source.xlsx , что нужно, так как Excel не будет принимать ссылки на ячейки из иной книжки для именованного спектра. Это будет, но, кроме другого имени спектра.

Как следует, создание второго именованного спектра производится не при помощи поля « Имя», а при помощи параметра « Найти имя», размещенного на вкладке « Формулы » на ленте .

Нажмите на ячейку C1 в книжке раскрывающегося перечня list.xlsx .

Нажмите « Формулы»> «Найти имя» на ленте, чтоб открыть диалоговое окно « Найти имя ».

Нажмите на клавишу New , чтоб открыть диалоговое окно New Name .

Введите данные в заглавии полосы.

В Относится к строке type = ‘data-source.xlsx’! Cookies

Нажмите клавишу ОК, чтоб окончить именованный спектр и возвратиться в диалоговое окно «Определение имени».

Нажмите клавишу « Закрыть», чтоб закрыть диалоговое окно « Найти имя ».

Сохраните книжку.

Внедрение перечня для проверки данных

Все характеристики проверки данных в Excel, включая раскрывающиеся списки, задаются при помощи диалогового окна проверки данных. Кроме прибавления раскрывающихся списков на лист, проверка данных в Excel также может употребляться для контроля либо ограничения типа данных, которые юзеры могут вводить в определенные ячейки на листе.

Нажмите на ячейки С1 в выпадающем list.xlsx книжки , чтоб создать его активную ячейку — это когда выпадающий список будет.

Нажмите на вкладку « Данные » в меню ленты над рабочим листом.

Нажмите на значок проверки данных на ленте, чтоб открыть раскрывающееся меню. Изберите опцию проверки данных .

Нажмите на вкладку « Опции » в диалоговом окне « Проверка данных » .

Нажмите на стрелку вниз в конце строчки Разрешить, чтоб открыть раскрывающееся меню.

Нажмите « Список», чтоб избрать раскрывающийся список для проверки данных в ячейке C1 и активировать строчку « Источник» в диалоговом окне.

Так как источник данных для раскрывающегося перечня находится в иной книжке, 2-ой именованный спектр помещается в строчку « Источник» в диалоговом окне.

Нажмите на строчку источника .

Тип = Данные в строке источника .

Нажмите OK , чтоб окончить выпадающий список и близко в Валидация данных диалогового окна.

Маленькая иконка со стрелкой вниз обязана показаться с правой стороны ячейки C1. При нажатии на стрелку вниз , раскроется выпадающий список , содержащий четыре наименования куки , введенные в клеточки A1 до A4 из данных-source.xlsx книжки.

Нажав на одно из имен в раскрывающемся перечне, вы должны ввести это имя в ячейку C1 .

Изменение выпадающего перечня

Потому что в этом примере употребляется именованный спектр в качестве источника для перечня наших деталей , а не фактических имен перечня, изменение наименования печенья в обозначенном спектре в ячейках А1 до А4 в данной-source.xlsx книжки сходу меняют имена в раскрывающемся вниз список.

Если данные вводятся конкретно в диалоговое окно, внесение конфигураций в список просит возврата в диалоговое окно и редактирования строчки источника.

Сделайте последующие деяния, чтоб поменять Lemon на Shortbread в раскрывающемся перечне, изменив данные в ячейке A2 именованного спектра в книжке data-source.xlsx .

Нажмите на ячейку A2 в книжке data-source.xlsx, чтоб создать ее активной ячейкой.

Введите Shortbread в ячейку A2 и нажмите кнопку Enter на клавиатуре.

Нажмите на стрелке вниз для раскрывающегося перечня в ячейках С1 в выпадающем list.xlsx книжки.

Пункт 2 в перечне должен сейчас читать Песочное печенье заместо Лимона .

Варианты защиты выпадающего перечня

Так как данные в этом примере находятся не на раскрывающемся перечне, а на другом листе, доступны последующие варианты защиты данных перечня: