Учет товара на складе в excel - Учим Эксель

Пошаговая {инструкция} автоматизации складского учета продуктов

автоматизировать складской учет

На складе раз в день происходит огромное количество действий – приемка, хранение, учет, перемещение и отгрузка продуктов. Если любой показатель вводится вручную, предприятие сталкивается с массой сложностей:

  • неспешная обработка заказов;
  • нередкие ошибки работников;
  • понижение конкурентоспособности.

Чтоб этого избежать, любая операция быть может автоматизирована.

Автоматизация склада – это внедрение современных технологий в выполнение складских операций, чтоб прирастить скорость их выполнения, уменьшить некорректности и издержки, также повысить эффективность бизнеса.

Что такое складской учёт

Когда на складе нет порядка, фактически нереально находить продукты, смотреть за их перемещением и остатками. Как итог, сотрудники растрачивают больше времени на сбор доставок и ошибаются.

Введение учета в функционирование склада дает возможность избежать схожих ситуаций. Он помогает получать всю нужную, а основное, точную информацию о товарах на складе в хоть какое время.

Складской учет – это сочетание операций, которые гарантируют контроль за перемещением продуктов.

Процесс складского учета включает в себя:

  1. заказ товара у поставщиков;
  2. приемку товара;
  3. его распределение и хранение;
  4. транспортировку товара снутри склада либо меж смежными подразделениями;
  5. отпуск товара со склада.

Виды складского учета

Существует 4 главных метода производить учет на складе:

  • Номенклатурный

В этом случае каждой позиции просто присваивается своя карточка без деления продуктов на группы либо группы. Таковой метод подступает лишь компаниям с малеханькими размерами продаж.

  • Сортовой

Грузы на складе делятся на группы в зависимости от типа и наименования. Новейшие продукты добавляют к тому, что уже есть на складе независимо от цены и даты приемки. Для отгрузки либо транспортировки продукты выбирают произвольно.

Невзирая на трудности с разграничением продуктов отдельного вида в зависимости от цены, у этого способа есть и плюсы – повышение полезной площади склада и действенное управление остатками.

  • Партионный

Новейшие партии товара хранят по отдельности. На каждую партию заводят специальную карточку, куда вносится информация о перемещении входящих в нее продуктов. Опосля того, как партия вполне распродана, карту закрывают.

Таковой метод подступает для однородных продуктов с ограниченным сроком хранения. Он помогает надзирать сохранность остатков и не допускать неоднородного расположения единиц на складе. Но это приводит к не экономичному использованию площади склада, и появляются трудности с контролем, т.к. учет ведется на отдельных бланках.

  • Партионно-сортовой

Как и в прошлом методе, новейшие партии хранятся раздельно, но снутри каждой партии продукты делятся по сортам. Таковой учет комфортен для огромного ассортимента продуктов.

Всепригодного способа, пригодного любому без исключения, не существует. Выбор зависит от количества и топологии продуктов.

Также складской учет делится на виды на основании того, при помощи чего же осуществляется:

  • ручной

Все данные о перемещении продуктов записываются в тетрадь. Подступает для работы с маленьким ассортиментом продуктов, когда совершается не достаточно сделок.

  • в таблице Excel

Проще, чем записывать все в тетрадь, но тоже не совершенно. Невзирая на возможность создавать математические расчеты и добавлять больше данных, информацию все равно придется заносить вручную.

  • при помощи специального программного обеспечения

Благодаря особым программкам все операции учета можно производить автоматом.

С момента собственного возникновения автоматический складской учет приобретает все огромную популярность. Это соединено с тем, что другие виды подразумевают огромные временные издержки, высшую возможность некорректностей, вызванных человечьим фактором и непрозрачность склада.

Достоинства автоматизации складского учёта

Автоматизирование склада – хороший вариант, если необходимо упростить, убыстрить и прирастить эффективность всех складских действий.

Главные достоинства автоматического склада:

  • сокращение утрат, вызванных человечьим фактором;
  • понижение количества ошибок, неравномерного распределения продуктов на складе и остальных заморочек при формировании заказов;
  • у служащих возникает больше времени, которое можно употреблять для роста масштабов работ без найма доп персонала;
  • рациональное распределение припасов помогает прирастить полезную площадь складского помещения;
  • поиск определенной единицы занимает меньше времени;
  • процессы на складе протекают резвее;
  • движение всякого товара отслеживается в хоть какое время;
  • упрощает контроль остатков на складе;
  • взаимодействия с поставщиками и покупателями комфортно выслеживать и рассматривать.

Результаты использования автоматической системы учета видны фактически сходу — контроль всей деятельности станет проще и удобнее, а издержки сократятся.

Как заавтоматизировать товароучет – пошаговая {инструкция}

Процесс автоматизации товароучета можно поделить на несколько шагов:

1. Предварительный шаг

Даже для внедрения обычной системы управления складом нужна подготовка – научить служащих, упорядочить данные о структуре и топологии продуктов, заавтоматизировать бухгалтерские и управленческие процессы. Лишь опосля этого можно перебегать конкретно к автоматизации.

2. Определение задач

Зависимо от особенностей бизнеса система товароучета быть может разной. Перед тем, как выбирать программку, обусловьтесь с главными показателями:

  • размеры складов и их количество;
  • сколько у вас поставщиков;
  • сколько товара продается в месяц;
  • количество служащих, которые будут работать с программкой сразу;
  • доп характеристики программки, которые могут пригодиться – начиная с поддержки доп оборудования, заканчивая функцией пуска программ лояльности.

3. Расчет бюджета покупки

Стоимость таковых программ может очень различаться в зависимости от набора функций, размеров складов, товарной номенклатуры и иных характеристик. На рынке представлены примитивные программки с маленьким функционалом, которые скачиваются и инсталлируются безвозмездно. В свою очередь, большие склады с огромным ассортиментом продукции употребляют продвинутые версии, стоимость которых исчисляется десятками тыщ рублей. Благодаря такому обилию с легкостью можно отыскать программное обеспечение по применимой стоимости.

4. Выбор программного обеспечения

Функционал программ идентичен по почти всем характеристикам, различия обычно заключаются в интерфейсе, наличии доп опций, оперативности работы технической поддержки, цены и стабильности работы. Выбирайте ту, которая отвечает большему количеству ваших требований.

5. Подключение товароучетной системы

Это самый обычной шаг. Зарегайтесь на веб-сайте избранной платформы, изберите пригодный тариф и оплатите его. Потом остается лишь загрузить в систему базу продуктов, запустить программку и настроить оборудование. Единственное, что остается созодать часто – впору оплачивать программку.

Интересно почитать:  Как в эксель разделить число на число

Программки для автоматизации складского товароучета

Программки, обеспечивающие автоматический учет на складе, владеют огромным количеством преимуществ. С помощью их можно надзирать склад отовсюду, где есть веб, заавтоматизировать все складские операции, понизить нагрузку на персонал и уменьшить издержки.

Существует больше 10-ка фаворитных программ для автоматизации, мы перечислим главные:

  • EKAM
  • Мой склад
  • Бизнес.ру
  • LiteBox
  • Subtotal
  • Большая птица
  • Qasl

Они все подступают для работы на разных складских помещениях и различаются лишь стоимостью и доп функционалом. Ознакомьтесь с этими программками и их чертами подробнее.

При выбирании обеспечения для автоматизации склада, кроме основных черт учтите, что нужная программка обязана:

  • встраиваться с иными программками и оборудованием;
  • изменять количество продуктов онлайн на основании приемки и отгрузки;
  • обеспечивать функцию выгрузки базы в остальные сервисы;
  • допускать хранение данных в облаке, чтоб обращаться к ним с хоть какого устройства.

Также почитайте отзывы в вебе, посоветуйтесь с сотрудниками, которые уже употребляли такие программки, поработайте с бесплатными пробными версиями товаров.

Подведем итоги

Автоматизация складских действий дает массу преимуществ, в том числе, помогает сберегать средства и время. Почаще всего этот процесс не вызывает суровых проблем. Проведите предварительные работы с сотрудниками и базами данных, проанализируйте потребности склада и обусловьтесь, какие непосредственно характеристики и функции вам важны. Сделав это, можно с легкостью подобрать пригодную программку для автоматизации и подключить ее.

Документы складского учета: полное управление

Складские документы — это спец шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении вещественных ценностей на складах организации.

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии ориентирована на достижение определенных целей. Это обеспечение сохранности вещественных ценностей и формирование достоверной и полной инфы о наличии и передвижении вещественных активов.

Вот что относится к складским документам:

  • затратные;
  • ведомости;
  • акты;
  • описи;
  • журнальчики;
  • остальные документы, которые помогают вести учет материалов на всех шагах движения и разрешают проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования либо списания.

Один из самых всераспространенных бланков — затратная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это в особенности принципиально, если в учреждении огромное количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника либо даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить список складских документов, которые будут употребляться в компании. НКО и представители бизнеса вправе создать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует управляться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к любому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки использовать не непременно, организация вправе создать собственные шаблоны. Вот перечень главных складских документов:

Шаг учета ТМЦ на складах

Эталоны складских документов

Советы по наполнению

Заполняются при покупке вещественных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные затратные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Потому что документы поступают от наружных источников, наполнением бланков занимается поставщик (торговец, передающая сторона).

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отрешиться от наполнения М-4, заменив формуляр особым штампом. Штамп о получении проставляется на затратных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все неотклонимые реквизиты М-4.

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический размер, свойства либо свойство поставки различается от заявленных позиций в затратной.

Товарный чек либо затратная

Употребляется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 поменялись правила ведения подотчета. Сейчас принять материалы лишь по затратной либо товарному чеку недозволено. Непременно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и другие бланки

Употребляются при других методах поступления ТМЦ. К примеру, при безвозмездной передаче придется приготовить акт о приемке-передаче. Или употреблять другой документ, предусмотренный в учетной политике.

К примеру, складская справка о остатках в случайной форме будет нужно при сверке остатков с бухгалтерией.

Употребляется при условии, что организация производит партионный метод учета ТМЦ. Другими словами любая партия товара хранится раздельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные продукты, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается компанией без помощи других.

Карточка учета материалов

Этот способ учета именуется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. При этом вне зависимости от даты и размера поставки.

Требование-накладная оформляется по мере необходимости передать ТМЦ от 1-го материально-ответственного лица другому. К примеру, при передаче материалов меж складами либо структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. 1-ый хранится по месту выбытия актива, 2-ой — по месту учета при поступлении.

Приказ о проведении инвентаризации

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

  • цель инвентаризации;
  • причину проведения;
  • подконтрольные объекты;
  • сроки проведения;
  • членов и председателя комиссии.

С готовым приказом должны быть осведомлены все заинтригованные лица.

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе компании. Другими словами уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в согласовании с фактическими показателями и размерами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться лишь в присутствии вещественно ответственных лиц (Приказ Минфина РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина) от 13.06.1995 № 49).

Интересно почитать:  Готовые таблицы в excel

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой конкретно документ будет употребляться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация о активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

По истечению срока хранения или по просьбе передавшей стороны МОЛ возвращает продукты. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Употребляется при списании материалов в создание или для передачи активов на сторону. Заводится лишь на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Затратная о отпуске материалов на сторону

Заполняется при отпуске продуктов либо материалов на сторону. Употребляется изредка, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Оформляется разово. Другими словами один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сходу два экземпляра для каждой стороны.

Употребляется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка продуктов покупателям делается через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную затратную.

Затратные в складском учете

Невзирая на обилие учетных и первичных форм учета, складская затратная является главным документом. Формуляр употребляется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации либо на сторону.

Оформлением затратных занимается та сторона, которая производит передачу товара: торговец либо поставщик. К примеру, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, к примеру при продаже своей продукции, компания без помощи других заполняет ТОРГ-12, потому что сама компания выступает в роли торговца. Заполняется вся нужная информация о сторонах сделки (клиент, торговец и транспортная компания по мере необходимости). Потом регится детальная информация о ТМЦ.

Эталон товарной затратной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и вещественных активов — главная цель складского учета. Для реализации данной для нас цели предусмотрена особая процедура — инвентаризация. На самом деле, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

  1. Перед составлением годичный денежной отчетности.
  2. При смене вещественно ответственного лица.
  3. При выявлении фактов хищения активов.
  4. При передаче активов в аренду либо на ответственное хранение.
  5. При ликвидации экономического субъекта.
  6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Эталон наполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только лишь на своем складе. Часто организации передают активы на сохранение посторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, другими словами торговый склад, обязана оформить подобающую документацию. В вопросце следует управляться статьей 912 ГК РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина), она даст подсказку, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

  1. Складскую квитанцию.
  2. Обычное складское свидетельство.
  3. Двойное складское свидетельство.

Обычное и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, потому что эти документы выступают в роли залоговой документации. Другими словами продукт в течение срока хранения является залогом методом залога соответственного свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

С 2017 года — создатель и научный редактор электрических журналов по бухучету и налогообложению. Но ранее времени вела бухгалтерский и налоговый учет в экономной сфере, в том числе как главбух.

Cкладской учет на предприятии

— Складской учет — непростая система подготовки к приемке, размещению продуктов на хранение, отпуску и самого отпуска продуктов. Все это звенья одной цепи, тесновато связанные вместе, — ведает денежный директор фулфилмент-оператора FulEx Николай Жук.

Складской учет предполагает ведение документации в специальной системе либо картонном виде. Это могут быть затратные либо документы, касающиеся различных хозяйственных операций, также остальные виды. На неких предприятиях, к примеру, принципиально учесть перемещение товара снутри компании либо склада. Все зависит от потребностей этого учета.

— Существует учет на вход и выход товара, но есть наиболее сложные варианты в разрезе определенных характеристик и параметров продуктов. Какие-то продукты требуют учета срока годности, метража, веса и, соответственно, отдельного хранения в специальной зоне на складе, — разъясняет управляющий группы систем управления складом онлайн-гипермаркета ВсеИнструменты.ру Василий Кузьмин.

Генеральный директор и соучредитель компании Sputnik Олег Ткачев ведает, что складской учитывает:

  • операции: приемка, хранение, отборка, перемещения;
  • продукты: срок годности, положение;
  • персонал: время прихода/ухода, регистрация выполнения заданий;
  • оборудование: наличие и характеристики оборудования.

Виды складского учета

Спецы выделяют четыре вида складского учета.

Ручной. Ассортимент и количество сделок невелики, и все можно фиксировать в рабочей тетради.

Учет при помощи обычных программ. Не очень различается от ручного вида учета, хотя дозволяет заносить больше данных, чем можно вписать в тетрадь. На самом деле, этот метод тоже ручной невзирая на то, что этот же Excel возьмет на себя некие расчеты.

Автоматический. Работает при помощи товароучетных программ.

Всеохватывающая автоматизация. Контроль не только лишь за складами, да и всем остальным — продажами и закупками, торговыми площадями и т.д.

Есть два метода складского учета.

Сортовой. Хранение по наименованию и сортам. Время поступления и цены не учитываются. К плюсам метода учета можно отнести оперативное регулирование товарных остатков, экономичное внедрение складской площади и адресное хранение продуктов. Недочеты — рост трудозатрат и невозможность поделить продукты 1-го вида по стоимости поступления. Метод подразумевает два способа, сальдовый и количественно-суммовой.

Интересно почитать:  Как в excel присвоить имя диапазону

Сальдовый — это организация на складах количественного учета по видам ценностей. При всем этом бухгалтерия ведет лишь суммовой учет. Количественно-суммовой способ — одновременная организация и количественного, и суммового учета на складах и в бухгалтерии.

Партионный метод различается тем, что ведется по каждой партии. В особенности принципиально использовать партионный учет организациям, которые реализуют продукты с маленьким сроком годности — скоропортящиеся. Методика учета дозволяет выслеживать продукт, на финале срока годности и принимать конструктивные меры. Это увеличивает контроль над сохранностью и помогает избежать вероятных денежных утрат. Применяться он должен сходу и на складе, и в бухгалтерии, чтоб избежать разночтений по данным складского и бухучета.

Таковой учет дозволяет узнать, как расходуется партия, не проводя при всем этом инвентаризацию. Иной вопросец, что партионный метод не дает способности оперативно управлять припасами.

Правила ведения складского учета

Правила ведения складского учета почти во всем зависят от ширины ассортимента. Ведь для кого-либо довольно вести учет в блокноте.

— Но, когда количество и обилие товара вырастает, спецы уходят от картонных носителей. Кто-то ведет таблицы в Excel, остальные приобретают готовые решения либо делают собственные программные. «Автоматизация уменьшает расходы на персонал и улучшает работу склада», —гласит Василий Кузьмин.

Планирование, честность, ответственность и отчетность — основопологающие принципы складского учеты.

— Работы должны идти строго по графику, продукты необходимо учесть по их реальному наличию, а не со слов коллег. Все операции непременно вести в режиме настоящего времени, и сформировывать архив со всеми документами, фиксирующими списания, возвраты и прочее, — гласит Николай Жук.

Ведение учета на складе, с одной стороны, довольно обычная процедура, но просит бдительности и скрупулезности. До этого всего, нужен 100% учет продукции и каждомесячное проведение инвентаризации остатков.

— Также важен высококачественный и довольно большой документооборот: расходные и приходные затратные, карточки учета при поступлении новейшей партии. На самом деле, на складе три главные должности: кладовщики, контролирующие места расположения продукции на складе; водители погрузчиков, которые организуют резвое перемещение продукции; и спец по оформлению документов на приемку и отгрузку, — гласит Дмитрий Леонтьев.

Директор логистики компании «Биосфера» в Рф Александр Демкин именует главным правилом складского учета принцип: движение товара не быть может без документа либо соответственной проводки в WMS системе (так в логистической сфере именуют весь комплекс автоматизации — прим.ред.) и напротив.

— Как продукт возникает на складе, хоть какое его перемещение обязано быть формализовано проводкой в терминале и отражено в системе WMS. Наша система управления бизнес-процессами складской работы синхронизируется с 1С и дозволяет авторизованному юзеру в хоть какой момент времени и с хоть какого устройства поглядеть текущий остаток, движение, статусы продуктов. В обыкновенном учете употребляется 2 статуса «годен» и «брак», но мы ввели доп статусы, потому что это дает наиболее высококачественное осознание предстоящей работы с продуктом. Работа со «статусами» продуктов на складе дозволяет гибко подступать к приемке продуктов и определять их состояние для предстоящей обработки, — ведает Александр Демкин.

Собеседник считает, что принципиально не только лишь заавтоматизировать бизнес-процессы снутри склада, да и с контрагентами. К примеру, сделать документооборот и формализовать его не, а бумаге либо в почте, а перевести в онлайн. Это дозволяет сделать лучше свойство общения с торговыми сетями. Это значимый вклад в долгосрочное сотрудничество и дозволяет сберечь человеко-часы в месяц.

Способы автоматизации складского учета

Вести складской учет можно по-разному. К примеру, при помощи особых автоматических программ. Их весьма много, все они различные, со своими плюсами и минусами. Пользуются популярностью «ЕКАМ», «МойСклад» и «Бизнес.ру».

— Уменьшить утраты помогают современные способы автоматизации, они улучшают время на обработку и понижают опасности ошибок. Фактически все компании вводят WMS – так в логистической сфере именуют весь комплекс автоматизации. Даже в малом бизнесе автоматизация эффективна, порог входа в решения весьма низок, а эффективность увеличивается во много раз. Сейчас для инвентаризации есть программки даже для мобильников, которые считывают штришок коды, классифицируют продукцию и дают полное представление о товарных припасах, — ведает Дмитрий Леонтьев.

Уровень развития автоматизации у всех компаний и складов различный. Кто-то лишь начинает внедрять электрические системы учета, а есть компании, у каких на складе фактически исключен ручной труд. Но в любом случае складская работа со временем будет изменяться: уже есть примеры, когда на складе нет работников, все переведено в автоматический режим.

— Автоматизация решает огромное количество задач без помощи других и приводит работу склада в порядок. Вы сможете производить контроль за остатками на складе в настоящем времени, смотреть за перемещением всех продуктов — отгрузкой, движением меж складами, за продажами, за работой служащих, их эффективностью, — объясняет Николай Жук.

Благодаря автоматическим системам вы будете информированы о том, есть продукт на складе либо отсутствует, можете готовить бухотчеты и документы для поставщиков, внедрять программки лояльности для покупателей, вести взаимодействие сходу с несколькими магазинами, складами и т.д.

Автоматизация склада быть может разной, все зависит от того, какие цели ставит предприятие.

    Если складские процедуры ординарны, можно заавтоматизировать лишь главные операции на складе. Это дозволит сделать контроль за персоналом, товарный учет, осознать скорость выполнения операций.

  • Автоматизация склада нужна огромным складам, в которых сразу находится огромное количество товара и задействованы 10-ки людей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector