Три нюанса валидации электрических таблиц

Валидация электрических таблиц Excel является неотъемлемым навыком спеца по валидации и весьма принципиально, чтоб они были валидированы также, как и все остальные составляющие оборудования. На конференции IVT по вопросцам валидации Рауль Сото (Raul Soto), магистр наук, делал доклад под заглавием «Статистические способности MS Excel», во время которого привел такое сопоставление: пояс Бэтмена имеет такое же отношение к борьбе с преступностью, как Excel к валидации. Оценив презентацию государя Сото и его амбициозную аналогию, редакторы IVT вдохновились написать эту статью, в какой рассмотрены три нюанса валидации электрических таблиц.

1. Сохранность

Во-1-х, заблокируйте все ячейки, которые не употребляются для ввода данных. Это дозволит защитить от конфигураций формулы, заглавия столбцов, порядок данных и т. д. Почему это нужно создать? Поэтому, что случайное нажатие на какую-либо кнопку в состоянии сделать вашу электрическую таблицу неработоспособной, к тому же выслеживать случайные нажатия кнопок, чтоб позже поправить изготовленные ошибки, весьма трудно. Потому, лучше выполнить превентивные деяния и заблокировать неиспользуемые ячейки.

Эта рекомендация может показаться тривиальной, но небрежное отношение к данному вопросцу и надежда на добропорядочность конечных юзеров привели к компрометации не одной электрической таблицы. Потому лучше это предупредить и создать все электрические таблицы доступными лишь для чтения и защитить их паролем. Иной пригодный вариант — это выписать все формулы в отдельный документ, таковым образом, в случае удаления либо конфигурации формул в ячейках их можно будет проверить вручную и вернуть.

Также нужно заблокировать юзерам возможность добавлять либо удалять рабочие листы. В наилучшем случае они введут неверные и не относящиеся к делу данные. В худшем же случае они нарушат работу электрической таблицы.

2. Сервис

До этого всего, удостоверьтесь в том, что валидационная документация понятна. Большая часть электрических таблиц стают невалидируемыми из-за того, что цепочку задокументированных конфигураций нереально отследить. Процедуры валидации электрических таблиц постоянно должны включать в себя описание того, как электрическая таблица обязана быть валидирована, какие документы должны быть подготовлены, также роли и обязанности всех тех, кто будет вести взаимодействие с электрической таблицей. Иной принципиальный документ — это процедура управления переменами, которая быть может самостоятельным документом либо быть может частью главный процедуры валидации электрической таблицы.

Документирование всех конфигураций, внесенных в электрическую таблицу, является, естественно, рудиментарной частью контроля конфигураций, но, лучше все-же вести учет конфигураций методом версионирования. В следующей документации и корреспонденции версионирование дозволит для вас просто ссылаться и выслеживать каждую версию. Следуя этому же принципу, никогда не удаляйте старенькые версии электрических таблиц. Они понадобятся при отслеживании конфигураций, ошибок и т. д., и послужат принципиальным аргументом при демонстрации конфигураций в регуляторных органах.

Чтоб быть уверенным в том, что работа ваших электрических таблицах не нарушена постоянно делайте их ревалидацию. Ревалидация содержит в себе такие обыкновенные вещи, как проверка формул в ячейках методом их сопоставления с начальными раздельно сохраненными формулами и их ручная проверка в процессе новейшей полной валидации.

И крайнее, ведите ведомость либо реестр валидированных электрических таблиц. Вы должны знать какие валидированные электрические таблицы употребляются, где они употребляются и для чего же. Инвентаризационная ведомость либо реестр должен содержать:

• заглавие и номер электрической таблицы
• её текущую версию
• область внедрения
• обладателя
• пространство(-а) расположения

3. Тестирование

В валидации электрических таблиц тестирование является непрерывным действием и в Excel уже встроено много нужных инструментов, которые посодействуют валидировать вашу электрическую таблицу и данные, потому непременно используйте их. К примеру, используйте интегрированный в Excel инструмент валидации данных для автоматического исключения тех данных, которые выходят за границы допустимых диапазонов. Этот инструмент сходу же скажет для вас о всех отклонениях. Для всесторонней валидации электрической таблицы проводят её тестирование, при всем этом принципиально провести как нехорошие, так и положительные испытания.

Положительные испытания

В процессе положительных тестов подтверждают, что все формулы дают правильные результаты для разных наборов входных данных. Для проверки рекомендуется применять как минимум два набора данных, для которых заранее понятно, что один из их дает правильные результаты, а 2-ой дает некорректные. Также включите в проверку наборы пограничных данных для доказательства прецизионности ваших формул. В окончание, перепроверьте результаты электрической таблицы при помощи расчетов вручную.

Нехорошие испытания

В процессе негативных тестов употребляют некорректные входные данные, для которых понятно, что они дают некорректные результаты. Эти испытания подтверждают надежность электрической таблицы, другими словами то, что её активный документ выдерживает ввод некорректных данных без краха приложения, выдачи некорректных результатов либо даже обхода сохранности!

Примеры негативных тестов включают:

• Оставление полей ввода пустыми для удостоверения в том, что система проверки на незаполненные неотклонимые поля работает корректно.
• Ввод в числовое поле буквенных либо особых знаков.
• Ввод в целочисленное поле десятичной дроби.
• Ввод отрицательных чисел в поле положительных чисел.
• Ввод абракадабры.
• Ввод в поле большего количества знаков, чем разрешено для этого поля.
• Ввод даты, выходящей за границы верхней и нижней границы дат.

Итоговая документация по валидации электрической таблицы может и обязана быть приспособлена к условиям определенного проекта, но в типовые итоговые документы должны быть включены:

• план валидации
• спецификации требований
• спецификации проекта
• матрица прослеживаемости
• тестирование
• отчет о проведении валидации
• процедуры и управление

В заключение желаем отметить, что валидация электрической таблицы Excel обязана производиться буквально также, как и хоть какой иной системы, но особенное внимание следует уделить таблицам и их особенностям.

Похожие записи:

Внедрение надстройки Inquire при валидации электрических таблиц MS Excel

Внедрение KPI в компанию: как разрабатывать и надзирать

По данным интернационального опроса, 68% компаний опосля внедрения системы KPI отметили положительный эффект. При всем этом 74% для подсчета KPI употребляют Excel-таблицы, и лишь 10% — продвинутые пасмурные сервисы. Мы спросили профессионала Егора Гонина, заведующего агентством маркетинга Dr.i-Bolit, как верно ввести KPI и как собирать данные для мониторинга характеристик эффективности.

Содержание

Что такое KPI

KPI (Key Performance Indicators) — это главные характеристики эффективности, другими словами числа, от которых зависит прибыль компании. Для различных отделов компании эти характеристики различаются. К примеру, отделу продаж нужно выслеживать количество звонков, чтоб совершить определенное количество сделок, а отделу маркетинга — число новейших клиентов.

Чем полезно внедрение KPI в компанию:

• прозрачный расчет оплаты труда;
• резвый метод контроля текущего положения компании;
• обычный метод оценить работу отделов, не погружаясь в их «внутреннюю кухню».

Как ввести KPI в компанию

Метод внедрения KPI

Для начала обусловьте главную цель компании. Обычно, это повышение прибыли за определенный просвет времени. Потом сформулируйте, какие количественные характеристики влияют на ее достижение и какое подразделение за их отвечает.

Кол-центр отвечает за обзвон клиентов. Чем больше исходящих звонков будет изготовлено каждым сотрудником в течение месяца, тем больше заявок окажется в работе. А означает, в итоге возрастет и прибыль компании.

Потом создаем мотивацию для служащих, от которых зависит подходящий показатель. Привяжите денежные призы к персональному результату сотрудника. Тогда он будет заинтересован в выполнении и даже перевыполнении намеченных целей.

• Для отдела продаж: уменьшите фиксированный оклад и начните выплачивать менеджерам проценты за каждую личную продажу; введите доп призы за перевыполнение KPI.
• Для денежной службы: премия за соблюдение бюджета расходов либо роль в налоговой проверке.
• Для отдела маркетинга: призы за всякого завлеченного лида.

Читать по теме
Как выполнить план продаж: {инструкция} для управляющего

Дальше необходимо разъяснить сотрудникам, что система оплаты их труда изменяется, и эффективность работы будет впрямую влиять на уровень их дохода. Донесите идея, что новенькая система даст им возможность заработать больше и лучше проявить себя.

Будьте готовы внести конфигурации в документацию: трудовые договоры, если придется расширять чьи-то возможности, рабочие аннотации, штатное расписание и т. д.

Совет

Лучше начать внедрение системы KPI в одном либо 2-ух отделах — в качестве пилотного проекта. Если работа станет эффективнее, то подключайте к системе и остальные отделы. Если нет, то, быстрее всего, для вас придется поменять главные характеристики эффективности.

Давайте на примере отдела разработки в агентстве по созданию веб-сайтов поглядим, как выстраивается метод внедрения системы KPI.

1. Цель: прирастить прибыль со 100 тыщ рублей за месяц до 150, другими словами на 50%.

2. Определение ответственных: прибыль зависит от количества заказов. За их отвечает отдел маркетинга. Допустим, в компании много заказов, а прибыль не вырастает, поэтому что создатели просто не все делают. Тогда KPI необходимо ставить им.

3. Расчет количественных характеристик: прибыль с 1-го веб-сайта составляет 10 тыщ рублей. Означает, чтоб достигнуть цели, необходимо за месяц разрабатывать на 5 веб-сайтов больше.

4. Сотрудникам ставится задачка: прирастить количество разработок на 5 веб-сайтов за месяц. В отделе 5 служащих — означает, любой должен созодать по 1 доп проекту за месяц.

5. Внесение конфигураций в документы: в штатном расписании прописывается новейший размер работ и какой процент с всякого веб-сайта получат вебмастера. Оформляются доп соглашения к их трудовым договорам.

6. Служащих знакомят с документами.

7. Выплата вознаграждения: в конце месяца управляющий на базе предоставленного отчета начисляет заработанные призы.

Читать по теме
Как ставить задачки сотрудникам и надзирать их выполнение

Недочеты от внедрения характеристик KPI и как от их избавиться

Система KPI лежит в базе всех бизнес-процессов, которые происходят в компании. Как и в хоть какой системе, тут есть свои недочеты.

— При внедрении системы KPI появляются некие задачи и накладки. Вот самые нередкие:

1. Возрастает пропасть меж отделами и недопонимание того, что делают соседи. То и дело слышатся фразы: «Мы за это не отвечаем», «Мы свое дело сделали».

2. Ни один из отделов поначалу не будет осознавать общую цель компании.

3. Бывают характеристики, которые даже при полном выполнении не приводят к достижению цели. Тогда приходится разрабатывать доп. К примеру, KPI оператора кол-центра — 100 звонков в денек. Цель — оформить, допустим, 5 заявок. Но оператор делает 100 звонков и оформляет лишь одну заявку. KPI выполнен, но цель не достигнута. На этот вариант придется вводить доп KPI: повторный обзвон тех, кто не брал трубку, либо обзвон отдельной группы номеров и т. д.

4. Руководители заместо развития лидерских свойств и командообразования будут утопать в Excel-таблицах больше и больше, подсчитывая проценты выполнения KPI сотрудниками.

Что все-таки созодать, чтоб внедрение KPI прошло удачно и принесло полезный эффект, а не массу минусов, с которыми пришлось столкнуться почти всем компаниям?

— Если вы лишь открываете компанию либо вводите новейший отдел, то KPI нужно внедрять сходу. А если компания издавна работает на рынке, стоит поэкспериментировать поначалу с одним отделом, а уж позже внедрять систему на всем предприятии.

А в процессе внедрения плотнее заниматься не арифметикой, а людьми. Заместо сотен тыщ совещаний с отчетами о KPI, проводите корпоративы для всего коллектива, чтоб коллеги пообщались в непосредственной обстановке и могли сдружиться.

Вы стремительно заметите, что к ним придет осознание, что они все движутся к одной общей цели. И, к примеру, рекламщик больше не будет отнекиваться фразой: «Я привел лидов — с меня довольно». Заместо оправданий он подойдет к менеджеру по продажам и предложит совместно помыслить над тем, как достигнуть общей цели.

Что, не считая средств, определяют KPI

Все собственники сначала заинтересованы в прибыли, но если вы желаете развивать ваш бизнес вдолгую, не надо ограничиваться одними средствами.

Не считая прибыли, KPI могут определять:

• бизнес-процессы (как стремительно отвечаем клиентам, как стремительно доставляем заказы и т. д.);
• клиентов (как довольны продуктом/обслуживанием, готовы ли советовать компанию друзьями и знакомым).

Считать KPI можно:

• в единицах времени. К примеру, скорость доставки в деньках, скорость ответа клиентам по телефону в секундах;
• в баллах. К примеру, как клиенты нами довольны;
• в штуках. К примеру, сколько заказов изготовлено в денек;

Самое основное — чтоб KPI служащих были соединены с вашими стратегическими целями. Все цели компании каким-то образом должны отражаться в KPI служащих, по другому они не будут достигнуты.

Также любой показатель эффективности должен быть просто считаем. Это принципиально, поэтому что сотрудник может сам оперативно осознавать посреди месяца, чего же добивается, а чего же нет, и скорректировать свои деяния.

Сколько KPI обязано быть у служащих

Среднее количество — не больше 5 характеристик для управляющего и не больше 3 для сотрудника.

Если больше, во-1-х, пропадает фокус, потому что очень много целей. Во-2-х, падает мотивация из-за оплаты. Если KPI много, то и сумма за любой показатель миниатюризируется, а это уже демотивирует служащих.

Читать по теме
5 методов мотивации управляющего отдела продаж

Как надзирать выполнение KPI

Чтоб узреть, делает ли сотрудник свои задачки, нужна не плохая система контроля. К примеру, CRM. В ней можно выставлять и выслеживать выполнение главных характеристик как отдельных служащих, так и всего коллектива. Как это происходит, поведаем на примере пасмурного сервиса S2 CRM.

1. Можно выставить личные KPI любому сотруднику:

• по количеству новейших контактов либо заявок;
• по количеству либо сумме выигранных сделок;
• по количеству звонков по заявкам.

2. Активность служащих можно выслеживать в режиме онлайн, открывая их индивидуальные карточки.

3. Цель для всякого менеджера выводится в отдельном окошке. Рядом с ней указывается текущий процент ее выполнения, также цветовой индикатор, который указывает прогресс. Управляющий может узреть это окошко в хоть какое время и составить подготовительный прогноз о том, сколько заработает компания в конце месяца либо квартала.

Так в S2 CRM смотрится окно с указанием персональной цели сотрудника с цветовым индикатором и процентом ее заслуги.

4. Сквозная аналитика дозволяет в один клик получать любые отчеты о работе служащих за хоть какой период. Вы сходу увидите, сколько звонков изготовлено и сколько встреч проведено. Если недостаточно, то подгоните служащих. Проанализируйте сумму продаж всякого менеджера за прошедший год и расстаньтесь с лодырями. Проследите, откуда поступает больше всего лидов и на каком шаге воронки они уходят. Скорректируйте KPI менеджеров сходу, чтоб не растерять всех клиентов.

Отчет о распределении сделок меж менеджерами: кто сколько средств принес компании за прошедший месяц (в % от количества сделок и в деньгах). Отчет по звонкам менеджеров: сколько исходящих звонков сделал любой менеджер в течение прошедшей недельки.

Разработка и внедрение системы KPI — это длинный процесс, который просит роли управляющего. Если сотрудники не делают главные характеристики, то вы, быстрее всего, плохо их контролируете. Выбирайте инструменты контроля, которые помогают в этом. Попытайтесь ввести CRM-систему и доверить ей контроль за работой служащих, а сами займитесь объединением команды.

Создатель: Лена Зайцева, Дарья Милакова

Пользуйтесь S2 CRM семь дней безвозмездно

За этот период времени вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, комфортно ли ей пользоватся сотрудникам.

Управленческий учет: как ввести и заавтоматизировать в компании

Управленческий учет — это система анализа денежных характеристик компании, планирования и отчетности. Эта информация употребляется для принятия управлением управленческих решений, основанных на цифрах.

Нередко управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — только часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь осознаете, что вашему бухгалтеру куда важнее впору сдать государству отчет либо дождаться пятницы, чем помыслить о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Для чего вести управленческий учет

Управленческий учет нужен бизнесмену, чтоб в хоть какой момент времени ответить на вопросцы — в котором состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтоб поднять реализации и понизить издержки.

Определенные задачки, которые решает управленческий учет:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете различные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит собственный доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса выгодные, а какие необходимо закрывать, какие сотрудники либо филиалы приносят убыток, сколько людей необходимо уволить, чтоб не разориться. Управленческий учет призван решать такие задачки.

Собственник компании «Окей, трактор» Миша Иванов ввел управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился плодами:

2. Планирование денежной деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и осознаете, сколько средств и когда сможете вывести, инвестировать в остальные проекты. Постоянно любопытно осознавать, когда вы можете дозволить для себя новый «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также дозволяет предсказать и предупредить кассовый разрыв — временную нехватку средств на счетах. Бывали случаи, когда подступает денек выдачи заработной платы, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga поведала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В хоть какое время вы получите ответы на вопросцы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих средств, которые недозволено растрачивать?»

Наталия Морозова, эксперт по управлению деньгами и налоговой сохранности, делится опытом:

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В арифметике есть понятия нужного и достаточного условия. Вы сможете создавать любые отчеты, которые для вас комфортны, но 3 самых принципиальных отчета непременно должны находиться в управленческом учете:

• отчет о движении валютных средств;
• отчет о прибылях и убытках;
• баланс.

Отчет о движении валютных средств (ДДС) покажет, что происходит с средствами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько средств будет на конец этого периода.

Фактически у всех бизнесменов есть ДДС, у неких есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о денежных результатах (либо PNL). Употребляется, чтоб осознать, как отлично работает компания, или ее направления. Он указывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, продуктов и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это моментальная фото, которая указывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет сформировывают на определенную дату, к примеру, на 1 января. Этот отчет предприниматели практически не ведут и зря его недооценивают.

Виды управленческого учета

Нет точной систематизации управленческого учета по видам, так как любая компания имеет свои индивидуальности и может устанавливать способы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по фронтам.

1. Производственный учет

Ориентирован на расчет себестоимости с учетом издержек на создание. Отвечает на вопросец: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот либо другой вид продукции.

2. Маржинальный учет

Ориентирован на оптимизацию размера реализации продукции, издержек и итоговых цен для получения наибольшей прибыли.

3. Экономный учет

Ориентирован на увеличение работы и эффективности подразделений и отдельных служащих. Дозволяет повысить маневренность и предсказуемость денежных результатов для управляющих различных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический учет

Ориентирован на обеспечение компании деньгами и ресурсами, необходимыми для развития, также на увеличение конкурентоспособности в длительной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения валютных средств. Таблицы можно применять лишь на самом исходном шаге, пока бизнес небольшой и у собственника есть время, чтоб без помощи других заносить все данные. Но даже в маленьком бизнесе недостаточно созидать лишь как движутся валютные средства. Это не является показателем фуррора.

С ростом бизнеса собственники вводят спец программки либо пасмурные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматом строить все принципиальные отчеты. Также нередко обладатель бизнеса обзаводится финансистом либо денежной службой.

Главные программки для ведения управленческого учета:

• Excel либо Гугл Sheets;
• Спец пасмурные сервисы (ПланФакт, Финолог и остальные);
• Разные конфигурации на базе 1С;
• ERP-системы (для больших компаний).

Любая из программ будет иметь как пригодные для определенной компании способности, так и отсутствующие. И это разумно, ведь создатели не могут учитывать все индивидуальности и создать всепригодное ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств) для бизнесов различных отраслей и размеров.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает больше времени и сил, разрастаясь в 10-ки различных таблиц, возникает потребность заавтоматизировать внесение данных и построение отчетов. С сиим совладевает онлайн-сервис ПланФакт:

1. Интеграция с банками, 1С, CRM дозволяет не растрачивать уйму времени на ручное внесение данных;
2. На базе поступлений и выплат по принципу двойной записи автоматом строятся три отчета — ДДС, ОПиУ и Баланс;
3. Есть возможность бюджетирования, отслеживания дебиторки и кредиторки, анализ рентабельности направлений, прогноз кассовых разрывов.

Понятные отчеты и графики разрешают собственникам принимать решения на базе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тыщи компаний в Рф и СНГ (Содружество Независимых Государств — региональная международная организация (международный договор), призванная регулировать отношения сотрудничества между государствами, ранее входившими в состав СССР). Это бизнесы самых различных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строй компаний.

Ниже кейсы различных компаний, которые ввели управленческий учет на базе ПланФакта.

Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, длительное время мучился от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтоб надзирать деньги:

«Кассовые разрывы стали для нас чуток ли не обычной процедурой. Я приловчился их выслеживать за счет резерва валютных средств. Ранее я проходил делему с большенными кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по данной для нас причине. У меня были традиционные истории, когда из одних проектов брал средства и вкладывал их в остальные, когда уже издавна работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязанностей.

Я делал отчеты себе в каком-то наименьшем виде, чтоб можно было надзирать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из данной для нас работы, — самостоятельные отчеты вручную — это весьма короткосрочное финансовое планирование, они не разрешают компании расти. О каком масштабировании можно гласить, если я сознательно не давал компании увеличивать объемы, чтоб держать деньги под контролем»

Прочитайте, как Тимофей заавтоматизировал учет и отыскал потерянный миллион рублей.

Владимир Андреев, управляющий компании «Трион» (установка каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет средств в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась масса времени, недозволено было отследить рентабельность различных проектов:

Узнайте, как верно организованный денежный учет посодействовал Владимиру приобрести микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение городка Пермь) ощутил потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и перевоплотился в группу компаний:

Поглядите, как Антон наладил учет и сберег наиболее 1,5 млн рублей.

Автоматический управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего кара: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло поменять, сколько км прошел. Ты перестаешь двигаться втемную и знаешь, как добраться до цели.