Слияние данных MS Word и MS Excel

Часто появляются ситуации, когда информацию, приведенную в электрической таблице, необходимо употреблять для сотворения договоров, отчетов и остальных принципиальных документов. Этот нелегкий процесс можно заавтоматизировать при помощи слияния данных из MS Excel и Word.

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием предполагается перенос данных из электрической таблицы в Word.

Как выполнить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в пару шажков. Поначалу осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, опосля чего же осуществляется перенос инфы в Word.

Есть несколько требований к начальной таблице, которые должны быть соблюдены:

1. Непременно, чтоб любой столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При всем этом наименования должны быть различными, не допускаются повторы.
2. Не считая этого, в таблице не обязано содержаться ячеек, которые были перед сиим соединены. В ином случае при переносе строчки могут сдвигаться, что вызовет много доп сложностей.

Ординарными словами, уже на шаге сотворения таблицы Эксель она обязана быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте мало разберемся с тем, как приготовить таблицу. Лучше переконвертировать спектр в формат умной таблицы при помощи композиции кнопок Ctrl + T. Опосля этого необходимо конкретно выполнить настройку и подготовку данных.

Настройка источника данных

Опосля сотворения умной таблицы ее необходимо настроить. Это можно создать обычными средствами Эксель. В итоге, она обязана иметь таковой вид.

1

Основное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения обрисованных выше требований и адаптацию таблицы под их. Это делается вручную, методом разъединения ячеек и прибавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага необходимо сделать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Представим, нам необходимо создать рассылку, в которую вставлять пригодные данные. Соответственно, на шаге подготовки шаблона документа Word необходимо написать письмо, в котором есть общие строчки для всех данных.

Допустим, нам необходимо выслать письмо тем клиентам, у каких клубная карта прекращает свое действие в течение наиблежайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем только исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее деяния будут различаться. В этом случае можно пользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в надлежащие места из документа Excel.

На снимке экрана ниже эта информация отображается сними цветом.

2

Настоятельно рекомендуется, чтоб работа была наиболее комфортной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Постоянно». Так будет существенно проще различать, какие данные были вставлены автоматом, а какие уже были в шаблоне. Просто надлежащие места будут выделены сероватым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные смотрятся так, как как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Более комфортно употреблять мастер воздействия, чтоб перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, опосля чего же жмем клавишу «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Дальше необходимо избрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

3

Если же употребляется древняя версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтоб получить к ней доступ, необходимо пользоваться таковыми пт меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести подобающую клавишу на панель инструментов, чтоб создать работу наиболее удобной.

Принципиально в особенности акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был сотворен на прошлом шаге, должен содержаться общий текст. Другими словами, даже слово «Почетаемый» необходимо написать без окончания – «Уважаем». Дальше оно будет вставлено автоматом.

А сейчас опишем на практике, как мастер слияния употребляется:

1. Поначалу выбирается тип документа. Это могут быть как электрические, так и обыденные письма. Также вероятен выбор ряда остальных типов документов. 4
2. Дальше нужно избрать тот документ, который будет употребляться для рассылки писем (либо того, что вы избрали на прошлом шаге). Это быть может как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно избрать пункт «Шаблон». В 2-ух крайних вариантах будет предложено избрать файл, в который будут автоматом вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Имеющийся документ». 5
3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет употребляться перечень контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Внедрение перечня». А конкретно избрать тот перечень, который будет употребляться в качестве источника данных, можно при помощи клавиши «Обзор», которая размещается мало ниже. 6
4. Дальше необходимо избрать файл с источником данных. Опосля того, как он будет избран, покажется диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Дальше необходимо избрать те записи, которые нас заинтересовывают в определенный момент времени. Если все, то довольно просто надавить кнопку ОК. Если возникает таковая необходимость, можно выполнить сортировку списка, фильтрование соответственных данных либо же пользоваться надлежащими командами, чтоб их отыскать. Естественно, в Excel интегрированный фильтр существенно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых либо числовых значениях. Также, при помощи галочек можно выбирать те записи, которые будут употребляться при ручной рассылке.
   В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве аспекта употребляется значение «да» (в нашей таблице это значение возникает, если в текущем месяце срок деяния клубной карты подступает к концу). 7
5. Сейчас необходимо приступить к шагу вставки соответственных полей в пригодные места. Но перед сиим не стоит забывать ставить курсор туда, куда необходимо. Если же вы запамятовали, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то пространство, которое необходимо, уже опосля вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен около восклицательного знака опосля части слова «Уважаем». Так как нам необходимы отдельные поля, то нужно избрать пункт «Остальные элементы». 8
6. Опосля того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), необходимо подтвердить свои деяния методом нажатия клавиши «Вставить». Аналогичную операцию необходимо провернуть и со всеми иными полями. Другими словами, если нам необходимо вставить отчество, то необходимо надавить по соответственному полю в перечне и надавить ту же клавишу, чтоб его вставить в документ. 9

А вот вам наглядный пример наполнения полей, который был в нашем случае.

12

На последующем шаге необходимо получившиеся в итоге слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть клавиши навигации, нажимая которые можно проверить, все ли верно изготовлено. Также при помощи особых флагов можно показать только неких получаете.

Опосля воплощения этих действий оказывается, что некие данные перенеслись некорректно.

13 14

Были убраны нули в начале номера. Заместо того, чтоб показать номер 001768 в итоге вышло просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Подобные препядствия могут случиться с хоть какими иными форматами: десятичными числами, средствами и так дальше. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение данной нам препядствия есть.

Для начала нужно осознать, что любая дата, время и так дальше имеет собственный код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это создать, необходимо кликнуть по соответственному полю правой клавишей мыши, опосля чего же надавить на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты итог будет таковой.

(MERGEFIELD “M__клубной_карты” >

Мы не будем заносить никаких коррективов в код, обойдемся лишь добавлением формата.

Если вы хоть немножко пробовали различные форматы в Эксель, то у вас не обязано появиться никаких заморочек с его добавлением. ЧТобы число создать шестизначным, то необходимо в формате поставить 6 нулей. Получится последующий код.

Опосля этого делаем правый клик мышью по соответственному полю и жмем «Обновить поле». Опосля этого неувязка обязана отважиться автоматом.

Код даты вводится так:

Сейчас все верно.

На финишном шаге осталось лишь вручную отредактировать некие письма, если там появляются ошибки, которые нереально поправить автоматом. Опосля этого их можно сохранить на компе либо сходу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам необходимо создать в вордовском документе таблицу, чтоб часть данных была из Excel. При всем этом принципиально создать так, чтоб опосля вычислений в Экселе данные в Ворде автоматом обновлялись.

Чтоб это создать, необходимо поначалу создать таблицу в Эксель, опосля чего же этот спектр выделить и скопировать.

Опосля этого необходимо пользоваться функцией «Особая вставка» Word, которую можно отыскать в меню «Вставка» и там выбирается функция с листом Майкрософт Эксель.

Чтоб связать таблицы, необходимо пользоваться одноименной функцией.

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачку: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором необходимо заполнить пробелы надлежащими именами и номерами телефонов.

Чтоб это создать, необходимо открыть меню «Сервис – Слияние», позже избрать источник данных и избрать пункт «Добавить поле слияния». Опосля этого надлежащие поля вставляются в пригодных местах. Опосля нажатия клавиши «Соединить» действие можно считать выполненным.

Выводы

Таковым образом, слияние данных Ворда и Эксель дозволяет создать работу наиболее комфортной. Это существенно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть огромное количество данных (к примеру, анкетных), и на их базе необходимо сделать огромное количество документов по шаблону.

Как лицезреем, проф владение офисным пакетом включает не только лишь умение создавать электрические таблицы либо текстовые документы, да и производить обмен информацией меж 2-мя приложениями.

Как Excel перевести в Word

Word и Excel являются неотъемлемой частью фактически всякого из нас. Нередко происходят ситуации, когда нужно поменять один формат на иной.

Как Excel перевести в Word

Самый обычной и доступный метод

1. Открываем файл, который необходимо скопировать в вордовский документ. «Ctrl+A» — композиция выделяет все.

Данным вариантом вы скопируете таблицу в новейший документ, но редактировать в вордовском документе будет достаточно проблематично, потому что форматирование таблицы не сохраняет подходящий вид.

Метод с сохранением форматирования

Чтоб опосля переноса данных из таблицы Excel, вначале рекомендуется приготовить текстовый файл:

1. Создаем пустой документ в редакторе Word.

Есть еще вариант скопировать информацию, сохранив подходящий формат (для Microsoft Word 2010):

Копируем нужные ячейки в Excel.

Формат вашей таблицы сохранился.

Таблица в документе Ворд с уцелевшим форматом документа Эксель

Принципиально! Не запамятовывайте, что сохранение формул нереально в данном случае, потому все расчеты необходимо сделать в Excel, а лишь позже копировать данные в Word для сдачи отчета либо остальных целей.

Переносим формулы расчета

Воспользовавшись способностями «Специальной вставки», вы можете перенести все формулы из Excel-документа в текстовый файл. Итак, опосля того, как вы скопируете данные в новейший документ (проделаете все деяния, описанные выше), исполняем последующие деяния:

В Excel копируем подходящую часть таблицы и перебегаем в Ворд.

За помощью к онлайн-конвертеру

Находим на просторах веба онлайн-конвертер, запускаем, к примеру, https://www.coolutils.com/ru/online/XLS-to-DOC.

Сначала странички вы увидите клавишу «Browse». Жмем.

Используем доп программки

На данный момент на просторах веба можно отыскать кучу как нужных, так и глупых программ. Так для конвертации документов тоже есть программки, но почаще всего они или недоработанные, или платные.

{Инструкция} к применению программки All File Converter:

Запускаем программку. Слева в углу жмем на пустой файл с заглавием «Add Files». Избираем файл, который необходимо конвертировать. Дальше «Открыть».

Открываем папку, которую указывали для сохранения. Проверяем документ.

Видео — Вставка таблицы Excel в Word вероятные препядствия

Excel works!

Логично, что весьма нередко приходится употреблять Excel, как расчетный инструмент — создавать таблицы и графики, созодать сложную арифметику из нескольких таблиц. Но, отчеты о работе либо решаемых задачках, в большинстве случаев, оформляются конкретно в Word. Как вставить из Excel в Word просто? Как перенести данные со связью? Как создать все прекрасно?

Просто копировать из Excel в Word. Как вставить из Excel в Word?

Здесь все просто: выделяем подходящую таблицу в Excel. Жмем «копировать» (ctrl+c), открываем подходящий документ Word, жмем вставить (ctrl+c). Выходит приблизительно так:

Чтоб выровнять границы в таблице Word, кликните дважды на границе левой клавишей мыши (за ранее выбрав всю таблицу), как показано на гифке.

Перенос из Excel в Word и связь Excel и Word

Думаю, пт выше нам не много. Хотелось бы, чтоб еще сохранялась и связь меж 2-мя документами. Т.е. если вы изменяете данные в таблице Excel, то изменялись бы данные и в Word. По сути, это делается стремительно.

Снова же выделяем и копируем таблицу в редакторе. Перебегаем в документ Word. Здесь поподробнее. В меню Основная найдите раздел Буфер обмена и клавишу вставить. Изберите Особая вставка

Раскроется окно, как на исходной картинке. Изберите пункт Связать слева и в окне Как нажмите «Лист Microsoft Office Excel (объект)»

Сейчас если вы меняете данные в файле Excel, вы сможете обновить данные в Word — они поменяются

Комфортно. Для хоть какого продукта MS Office можно использовать эту возможность. Мне нередко помогает с PowerPoint. Советую.

Преобразовать из Excel в Word

Может так же пригодится сконвертировать всякую таблицу в текстовые данные.

Изберите таблицу в Word. Перейдите на показавшуюся вкладку Макет — Конвертировать в текст

Дальше избираем символ табуляции (либо тот знак, который нужен)

Сейчас это будет не таблица, а перечень.

К слову, вы сможете хранить целые файлы Excel прямо в документе Word либо PowerPoint, как это создать — тут . Комфортно, если необходимо сохранить несколько доков!