11 приемов для подготовки таблицы с аналитическим отчетом: формат ячеек, заглавия и одновременное редактирование

Управляющий рекламного агентства Roman.ua Роман Рыбальченко написал в блоге компании о том, как веб-аналитику готовить отчет: какой порядок ячеек применять, как форматировать заглавия и как работать вместе с иными членами команды.

Нередко, чтоб разобраться в отчете веб-аналитика, приходится растрачивать много усилий, — чтоб осознать, к какому столбцу относятся данные либо найти значимость показателя. Опосля длительных исследовательских работ не остается сил на основное — создать выводы и принять решение.

Есть правила, которые сделают отчеты в таблицах ординарными для восприятия.

1. Установить верный порядок ячеек

В первом столбце постоянно обязана быть информация о том, кого либо что мы анализируем. Если проверяем статистику по источнику трафика, в первом столбике — источники трафика. Если в таблице информация по людям — имена людей.

К примеру, у нас есть отчет со статистикой по отправителям. Переносим колонку Sender (отправитель) на пространство колонки А.

Как создать: выделяем колонку Sender → перетягиваем ее на лево. Либо выделяем колонку → в меню жмем «Правка» → «Переместить столбец на лево».

2. Закрепить колонки и столбцы

1-ая строчка в документе — перечень черт. При прокрутке вниз 1-ая строчка исчезает из видимости. Остаются лишь данные, которые тяжело найти к некий характеристике. Буквально так же и с первым столбцом, если листать таблицу на право. Лицезреем данные, но непонятно к кому они относятся.

Чтоб постоянно иметь перед очами свойства и объекты отчета, необходимо закрепить верхнюю строчку и первую колонку.

В примере мы закрепим 2 колонки — Sender (имя отправителя) и Offer (предложение). Если мы будем листать таблицу на право, эти колонки останутся на месте. Так мы постоянно будем осознавать к какому отправителю относится информация.

Как создать: в меню избираем «Вид» → «Закрепить» → 1 строчку и 2 столбца.

3. Выровнять числа

Чтоб легче ориентироваться в значениях, выровняйте все числа по правому краю. Так легче зрительно сопоставить размеры. Осознать, цифра двузначная либо трехзначная.

Как создать: выделяем все ячейки либо столбцы с цифрами → избираем сглаживание по правому краю.

4. Отредактировать заглавия

Не стоит выделять заглавия очень броским цветом. Это делает зрительный шум и отвлекает. Потому сделайте заливку верхней строчки в цвет незначительно темнее цвета таблицы.

Как создать: выделяем верхнюю строчку → жмем «Цвет заливки» → избираем серый цвет.

Далее выравниваем заглавия по тому, как выровнен текст в колонке. Если колонка с цифрами — заголовок выравниваем по правому краю. Если весь столбец выровнен по левому краю — заглавия слева.

5. Установить правильные форматы ячеек

В таблицах есть различные форматы ячеек:

• текст;
• числа;
• процент;
• валюта;
• дата и остальные.

Для чего устанавливать форматы ячеек:

1. Однообразный вид. Можно устанавливать количество символов опосля запятой. Определять, как отделять сотки от тыщ: 1000, 1 000 либо 1.000. Избрать пространство для знака процентов: %25 либо 25%. Единый формат делает данные схожими, зрительно понятными и не дает запутаться.
2. Правильность данных. К примеру, дата «1/4/2016». Если не установить формат даты для таковой ячейки, слеш (/) будет читаться как символ «поделить».
3. Верный подсчет. Представьте, что для вас необходимо перемножить два столбца — числа и проценты. Если форматы установлены некорректно, необходимо переводить проценты 20% в число 0,2. Либо в формуле множить значение на 100. И это еще весьма обычной подсчет — со сложными многокомпонентными формулами будет ужаснее. Установив правильные форматы, вы не рискуете запамятовать что-то перевести либо домножить. Данные числятся верно.

Формат чисел

При установке формата чисел необходимо направить внимание на количество цифр опосля запятой. Никому не любопытно знать, что среднее количество продаж — 81,39847. Довольно 81.

Как создать: выделяем колонку → жмем «Формат» → «Числа» → уменьшаем число символов опосля запятой.

Установите единую границу меж сотками и тыщами.

Границу меж сотками и тыщами в различных странах пишут по-разному. Кто-то привык применять точку, кто-то — запятую. У нас принято делить пробелом. Если поделить данные пробелом вручную, получить 2 различных числа в ячейке. К примеру, 18 346 — это 18 и 346. Потому верно прописывать границу через формат.

Как это создать: выделяем колонку → жмем «Формат» → «Числа» → «Остальные форматы» → «Остальные форматы чисел» → прописываем таковой формат «### ### ##0».

Формат средств

Чтоб столбцы с средствами выглядели идиентично, обусловьте пространство для значка валюты. $100 либо 100$ — до либо опосля суммы. Не имеет значения, где стоит символ. Основное, чтоб он стоял идиентично во всех ячейках.

Сходу же обращайте внимание на количество символов опосля запятой и границу меж сотками и тыщами. В обычных форматах валюты сотки и тыщи отделяются запятой.

Как создать: если все равно, как делить сотки и тыщи: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Остальные форматы» → «Остальные форматы валют» → избираем подходящий формат.

Если необходимо, чтоб сотки и тыщи делились пробелом: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Остальные форматы» → «Остальные форматы чисел» → прописываем формат «### ### ##0$» либо «$### ### ##0».

Переформатируйте другие ячейки — с процентами и датами. Используем уже знакомое меню «Формат» → «Числа».

Чтоб сберечь время, используем копирование форматов. Если в таблице есть похожие столбцы, не стоит форматировать любой. Устанавливаем верный формат для 1-го, а позже копируем его для всех других.

Как создать: жмем на ячейку с установленным правильным форматом → жмем «Копирование форматов» → выделяем ячейки, на которые желаем перенести формат.

6. Выделить Total

Если понизу таблицы есть строчка с суммой по колонкам (Total), выделите ее полужирным шрифтом.

Как создать: выделяем строчку Total → жмем «Полужирный».

7. Выровнять ширину столбцов

Чтоб заглавия выглядели аккуратненько, необходимо создать три конфигурации:

• применять перенос по словам, чтоб очень длинноватые наименования столбца не обрезалось, а делилось на несколько строк. Как создать: выделяем строчку → «Формат» → «Перенос текста» → «Переносить по словам»;
• длинноватые наименования перевести в недлинные. К примеру, «List Name / DB size» переводим в «DB size»;
• установить ширину столбцов двойным кликом. Как создать: кликаем 2 раза на границу меж столбцами → ширина колонки приспосабливается под текст.

8. Создать схожие наименования значений, дополнить таблицу

Приведите таблицу в единый вид. Если есть несколько схожих значений, написанных по-разному, исправьте это. К примеру, значение Buy now и buy now делаем схожим — Buy now.

Для чего необходимы схожие значения:

• для фильтров;
• для сводных таблиц.

Excel и «Гугл Таблицы» определяют значения различными, если они написаны в разном регистре. Чтоб просто структурировать либо фильтровать данные, приведите значения в единый вид.

Далее дополните ячейки, в которых нет значений. К примеру, колонка прибыли (Profit) заполнена лишь отчасти. Если есть прибыль либо убыток. Но если прибыли либо убытка нет, ячейки пустые. Заполните их, добавьте «0».

9. Применять условное форматирование

Если в таблице есть колонка с прибылью, выделите ее цветом. Если есть прибыль (значение больше 0) — зеленоватый цвет. Если прибыли нет (значение 0 либо меньше) — красноватым.

Как создать: выделяем столбец → жмем «Формат» → «Условное форматирование» → в новеньком окне жмем «Добавить правило» → прописываем условие → избираем цвет.

10. Если файл заполняет несколько человек

Когда над одним файлом работают несколько человек, происходит неурядица. Кто-то вставил неверное значение. Кто-то добавил информацию не в ту ячейку. Кто-то употребляет остальные форматы. Чтоб избежать недоразумений, используйте последующие приемы.

Проверка данных

Представим, что у нас отчет веб-аналитика лишь за 2016 год. Менеджер что-то перепутал и возжелал добавить данные за 31 декабря 2015 год. Если настроить проверку данные, таблица предупредит менеджера о ошибке либо воспретит прописывать такие данные.

Как создать: чтоб установить ограничение по дате выделяем колонку Date → жмем «Данные» → «Проверка данных» → в строке «Правило» избираем «Дата» → «в спектре» → прописываем спектр.

Защищенные спектры

В таблице могут быть колонки, которые заполняете лишь вы. К примеру, лишь у вас есть информация о количестве продаж и прибыли. Защитите столбцы и лишь вы можете добавлять в их значение.

Как создать: избираем «Данные» → «Защищенные листы и спектры» → выделяем колонки для защиты → вписываем людей, которые могут редактировать колонки.

Ячейки, которые можно заполнять

В таблице, не считая защищенных столбцов, есть колонки с формулами. И те, и остальные недозволено заполнять остальным юзерам.

Чтоб не появлялось неурядицы, выделите желтоватым цветом колонки, которые заполняет менеджер. Либо напротив — красноватом цветом пометьте те колонки, которые недозволено заполнять. Основное в таком случае не запамятовать обсудить правила с иными юзерами.

11. Сводные таблицы

Данные заполнены верно, зрительно понятно. Крайний шаг подготовки неплохого отчета — структурирование.

Сводные таблицы — удачный и обычной инструмент для аналитики. Смотрите пример использования сводных таблиц. Они упрощают работу с огромным объемом данных. Структурируют, демонстрируют связи.

Мы создаем сводную таблицу, которая покажет сколько продаж и прибыли принесли различные форматы баннеров.

Как создать: жмем в меню «Данные» → «Сводные таблицы» → избираем область таблицы, на базе которой будет строиться сводная → в документе возникает новенькая вкладка с опциями сводной таблицы → в поле «Строчки» добавляем Format → в поле значение добавляем количество продаж (# Sales) и стоимость продаж ($ Sales).

Что вышло

Мы отредактировали отчет, привели его в единый формат, подготовили к работе в команде и сделали сводную таблицу. Сравните таблицу до и опосля редактирования.