11 нужных приемов для опытнейших юзеров Excel

Познание главных функций Microsoft Excel — от сводных таблиц до Power View — поможет для вас влиться в ряды профессионалов по электрическим таблицам.

ANTHONY DOMANICO. 11 tricks for Excel power users. PCWorld, май 2014.

Познание этих функций — от сводных таблиц до Power View — поможет для вас влиться в ряды профессионалов по электрическим таблицам.

Юзеры Microsoft Excel делятся на две группы: представителям первой кое-как удается управляться с малеханькими табличками, а те, кто относятся ко 2-ой, поражают коллег сложными диаграммами, массивным анализом данных и волшебством действенного внедрения формул и макросов. Одиннадцать приемов, которые мы разглядим в данной для нас статье, посодействуют для вас стать полноправным членом 2-ой группы.

ВПР

Функция ВПР помогает собрать данные, разбросанные на разных листах либо хранящиеся в разных рабочих книжках Excel, и расположить их в одном месте для сотворения отчетов и подсчета итогов.

Представим, вы оперируете продуктами, продаваемыми в розничном магазине. Любому товару обычно присваивается неповторимый инвентаризационный номер, который можно применять в качестве связывающего звена для ВПР. Формула ВПР отыскивает соответственный идентификатор на другом листе и подставляет оттуда в обозначенное пространство рабочей книжки описание продукта, его стоимость, уровень припасов и остальные данные.

Функция ВПР помогает отыскивать информацию в огромных таблицах, содержащих, к примеру, список имеющегося ассортимента

Вставьте в формулу функцию ВПР, указав в первом ее аргументе разыскиваемое значение, по которому осуществляется связь (1). Во 2-м аргументе задайте спектр ячеек, в которых следует создавать подборку (2), в 3-ем — номер столбца, из которого будут подставляться данные, а в четвертом введите значение ЛОЖЬ, если желаете отыскать четкое соответствие, либо ИСТИНА, если нужен ближний ориентировочный вариант (4).

Создание диаграмм

Для сотворения диаграммы введите в Excel данные с указанием заголовков столбцов (1), изберите на вкладке «Вставка» пункт «Диаграммы» (2) и укажите требуемый тип диаграммы. В Excel 2013 имеется вкладка «Рекомендуемые диаграммы» (3), на которой находятся типы, надлежащие введенным вами данным. Опосля определения общего нрава диаграммы Excel открывает вкладку «Конструктор», где делается ее наиболее четкая настройка. Большущее количество наличиствующих тут характеристик дозволяет придать диаграмме тот наружный вид, который для вас нужен.

В версии Excel 2013 есть вкладка «Рекомендуемые диаграммы», на которой показываются типы диаграмм, надлежащие введенным вами данным

Функции ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА

К числу более фаворитных функций Excel относятся ЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА. Функция ЕСЛИ дозволяет найти условную формулу, которая при выполнении условия вычисляет одно значение, а при его невыполнении — другое. К примеру, студентам, получившим за экзамен 80 баллов и больше (оценки выставлены в столбце C), можно присвоить признак «Сдал», а тем, кто получил 79 баллов и меньше, — признак «Не сдал».

Функция ЕСЛИ вычисляет итог в зависимости от задаваемого вами условия

Функция ЕСЛИОШИБКА представляет собой личный вариант наиболее общей функции ЕСЛИ. Она возвращает некое конкретное значение (либо пустое значение), если в процессе вычисления формулы произошла ошибка. Например, при выполнении функции ВПР над остальным листом либо таблицей, функция ЕСЛИОШИБКА может возвращать пустое значение в тех вариантах, когда ВПР не находит искомого параметра, задаваемого первым аргументом.

Сводная таблица

Сводная таблица, на самом деле, представляет собой итоговую таблицу, позволяющую подсчитывать число частей и вычислять среднее значение, сумму и остальные функции на базе определенных юзером опорных точек. В версии Excel 2013 добавочно возникли «Рекомендуемые сводные таблицы», упрощающие создание таблиц, в которых будут отображаться нужные для вас данные.

Сводная таблица — это инструмент для проведения над таблицей

разных итоговых расчетов в согласовании с избранными

К примеру, чтоб подсчитать средний балл студентов в зависимости от их возраста, переместите поле «Возраст» в раздел Строчки (1), а поля с оценками — в раздел «Значения» (2). В меню значений изберите пункт «Характеристики полей значений» и в качестве операции укажите «Среднее» (3). Таковым же образом можно подсчитывать итоги и по остальным категориям, к примеру, вычислять число сдавших и не сдавших экзамен в зависимости от пола.

Сводная диаграмма

Сводные диаграммы владеют чертами как сводных таблиц, так и обычных диаграмм Excel. Сводная диаграмма дозволяет просто и стремительно сформировывать обычное для восприятия зрительное представление сложных наборов данных. Сводные диаграммы поддерживают почти все функции обычных диаграмм, в том числе ряды, группы и т.д. Возможность прибавления интерактивных фильтров дозволяет манипулировать избранными подмножествами данных.

Сводные диаграммы помогают получать обычное для восприятия представление сложных данных

В Excel 2013 возникли «Рекомендуемые сводные диаграммы». Откройте вкладку «Вставка», перейдите в раздел «Диаграммы» и изберите пункт «Рекомендуемые диаграммы». Переместив указатель мыши на избранный вариант, вы увидите, как он будет смотреться. Для сотворения сводной диаграммы вручную нажмите на вкладке «Вставка» клавишу «Сводная диаграмма».

Секундное наполнение

Наилучшая, пожалуй, новенькая функция Excel 2013 — «Секундное наполнение» — дозволяет отлично решать ежедневные задачки, связанные с резвым переносом подходящих блоков инфы из смежных ячеек. В прошедшем, при работе со столбцом, представленным в формате «Фамилия, Имя», юзеру приходилось вручную извлекать из него имена либо находить какие-то весьма сложные обходные пути.

«Секундное наполнение» дозволяет извлекать нужные

блоки инфы и заполнять ими смежные ячейки

Представим, что этот же самый столбец с фамилиями и именами есть и в Excel 2013. Довольно ввести имя первого человека в ближайшую справа ячейку (1) и на вкладке «Основная» избрать «Заполнить» и «Секундное наполнение». Excel автоматом извлечет все остальные имена и заполнит ими ячейки справа от начальных.

Резвый анализ

Новейший инструмент резвого анализа Excel 2013 помогает убыстрить создание диаграмм из обычных наборов данных. Опосля выделения данных рядом с правым нижним углом выделенной области возникает соответствующий значок (1). Щелкнув на нем, вы перебегайте в меню «Резвого анализа» (2).

Резвый анализ ускоряет работу с ординарными наборами данных

Там представлены инструменты «Форматирования», «Диаграмм», «Итогов», «Таблиц» и «Спарклайнов». Щелкая мышью на этих инструментах, вы увидите поддерживаемые ими способности.

Power View

Интерактивный инструмент исследования и визуализации данных, Power View, предназначен для извлечения и анализа огромных размеров данных из наружных источников. В Excel 2013 для вызова функции Power View перейдите на вкладку «Вставка» (1) и нажмите клавишу «Отчеты» (2).

Режим Power View дозволяет создавать интерактивные отчеты, готовые к презентации

Отчеты, сделанные при помощи Power View, готовы к презентации и поддерживают режимы чтения и полноэкранного представления. Интерактивную их версию можно даже экспортировать в PowerPoint. Управления по бизнес-анализу, выставленные на веб-сайте Microsoft, посодействуют для вас в кратчайшие сроки стать спецом в данной для нас области.

Условное форматирование

Расширенные функции условного форматирования Excel разрешают просто и стремительно выделять нужные данные. Соответственный отран управления находится на вкладке «Основная». Выделите спектр ячеек, которые требуется отформатировать, и нажмите клавишу «Условное форматирование» (2). В подменю «Правила выделения ячеек» (3) перечислены условия форматирования, которые встречаются почаще всего.

Функция условного форматирования дозволяет выделять нужные области данных с минимумом усилий

Транспонирование столбцов в строчки и напротив

Время от времени возникает потребность поменять в таблице местами строчки и столбцы. Чтоб сделать это, скопируйте подходящую область в буфер обмена, щелкните правой клавишей мыши на левой верхней ячейке той области, в которую осуществляется вставка, и изберите в контекстном меню пункт «Особая вставка». В показавшемся на дисплее окне установите флаг «Транспонировать» и нажмите OK. Все другое за вас сделает Excel.

Функция «Специальной вставки» дозволяет транспонировать столбцы и строчки

Важные композиции кнопок

Приведенные тут восемь композиций кнопок в особенности полезны для резвого перемещения по электрическим таблицам Excel и выполнения нередко встречающихся операций.