Подготовительный просмотр в Excel: как поглядеть

До этого, чем отправлять готовый документ на печать, лучше поначалу проверить, как он будет смотреться в распечатанном виде, потому что его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. К примеру, часть документа может не поместиться на листе либо будет отображаться не так, как мы ждали. В Экселе для данной цели существует особая функция – подготовительный просмотр. Давайте разберемся, что же это все-таки за инструмент, и как им воспользоваться.

Для чего нужен подготовительный просмотр документа

Предпросмотр дозволяет посмотреть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страничкам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно осознать, будет ли нас удовлетворять конечный итог на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить характеристики печати либо внести корректировки в сам документ, чтоб привести его к тому виду, который нам нужен.

Естественно, документы можно распечатывать и без подготовительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и опять выслать его на печать. Но таковой подход нерационален и не экономичен, потому что в случае неудачной пробы мы зря израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая напрасно потраченного времени.

Как открыть подготовительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий животрепещущ для Excel 2019, но, с маленькими поправками он применим и к наиболее ранешным версиям программки, к примеру, версии 2010 года.

  1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.Переход в меню Файл
  2. В открывшемся перечне установок слева кликаем по надписи “Печать”.Раздел Печать в меню Файл
  3. В итоге на мониторе отобразится окно для опции характеристик печати. С правой стороны мы можем узреть, как будет смотреться документ в распечатанном виде. Тут же будет обозначено, на скольки листах он будет распечатан.Как открыть предварительный просмотра файла

Примечание: Чтоб, минуя 1-ые два шага выше, сходу попасть в опции печати документа с областью предпросмотра можно пользоваться жаркими кнопками – Ctrl+F2.

Пролистывание страничек в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит наиболее одной странички, в окне предпросмотра по дефлоту отображается его 1-ая страничка. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной странички, а справа будет показано общее число страничек открытого документа.

Пролистывать странички можно различными методами:

  1. Кликаем по области предпросмотра и потом крутим колесо мыши вверх-внизПролистывание страниц в режиме предпросмотра
  2. Используем для пролистывания клавиши вправо-влево, расположенные сходу под областью подготовительного просмотра, либо пишем в поле с текущим номером странички (меж этими клавишами) желаемую цифру, опосля чего же нажимаем Enter.Пролистывание страниц в режиме предпросмотра
  3. Пользуемся доп инструментами скролинга снутри области предпросмотра:
    • зажав левой клавишей мыши тянем ползунок вверх-вниз;
    • либо кликаем по стрелкам, размещенным на концах полосы прокрутки.Пролистывание страниц в режиме предпросмотра
  4. Жмем клавиши на клавиатуре:
    • End – перемещение в конец документа
    • Home – перемещение в начало документа
    • Стрелка ввысь – пролистывание вспять
    • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы подготовительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться меж разными режимами, что осуществляется средством 2-ух клавиш, находящихся справа понизу окна.

  1. Для отображения полей документа кликаем по кнопочке «Показать поля», которая находится слева.Режимы предварительного просмотра
  2. Размер полей, очевидно, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы подходящего поля и как курсор поменяет вид на соответствующий крестик, передвигаем линию, зажав левую клавишу мыши.Режимы предварительного просмотра
  3. Для того чтоб скрыть показ полей, снова щелкаем по кнопочке “Показать поля”.Режимы предварительного просмотра
  4. С правой стороны еще есть одна клавиша – “По размеру странички”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен буквально в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.Режимы предварительного просмотра
  5. Для выхода из режима “По размеру странички”, соответственно, щелкаем снова по данной же кнопочке.Режимы предварительного просмотра

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ смотрится в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, конкретно, в данные таблицы, так и настроить характеристики печати. В крайнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Настройка печати документа

Здесь можно поменять ориентацию странички, настроить поля, избрать формат бумаги и т.д. Тут же предусмотрена возможность конфигурации масштаба печатаемого документа, чтоб уместить его на листе. Опосля внесения нужных правок можно приступать к печати документа, нажав на подобающую клавишу.

Предпросмотр в наиболее ранешних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра производится по другому. Хотя эти версии программки на нынешний денек навряд ли употребляет большая часть юзеров, мы все таки поведаем, как это создать.

Интересно почитать:  Excel впр функция

Метод действий в Эксель 2007:

  1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программки слева).
  2. В показавшемся списке установок избираем курсором “Печать”.
  3. В итоге раскроется перечень доп установок, где жмем на “Подготовительный просмотр”.
  4. В итоге проделанных действий раскроется окно с подготовительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

  1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
  2. В показавшемся перечне установок кликаем по надписи “Подготовительный просмотр”.
  3. Раскроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой очень полезна. С ее помощью можно выявить все недостатки перед отправкой документа на печать и поправить их заблаговременно. Это дозволяет сберечь кучу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), потому что при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать 1-го и такого же файла по пару раз с целью получения подходящего результата.

ПРОСМОТР Функция Excel

Поиск также быть может известен как наиболее древняя версия функции vlookup, где в vlookup мы отыскиваем справочное значение и сопоставляем его во всей таблице либо данных, в значении поиска мы делаем то же самое в одном столбце либо строке, есть две функции для находить как обе функции как различные аргументы, когда мы используем формулу поиска в Excel, мы получаем подсказку с вопросцем, какую функцию мы желаем применять.

Функция LOOKUP возвращает значение из спектра значений (строчка либо столбец) либо из массива. Это интегрированная функция в Excel.

ПРОСМОТР формулы

ПРОСМОТР Формула Синтаксис: 1 (вектор)

Формула функции LOOKUP

Аргументы, применяемые в данной формуле LOOKUP

  • значение Значение для поиска.
  • lookup_vector Строчка либо спектр столбцов, в котором необходимо находить значение.. Вектор следует отсортировать по возрастанию
  • result_vector [optional] Строчка либо спектр столбцов, которые соответствуют lookup_vector и содержит хотимый итог.

ПРОСМОТР формулы Синтаксис II: (массив)

Функция LOOKUP

Функция LOOKUP excels отыскивает ценность в первой строке либо столбце массива и возвращает соответственное значение в крайней строке либо столбце массива.

Аргументы, применяемые в данной формуле LOOKUP

  • значение Значение для поиска.
  • массив — Массив значений. 1-ая строчка / столбец массива похожа на lookup_vector выше (синтаксис I), а крайняя строчка / столбец массива подобна result_vector выше (синтаксис I).

Разъяснение

Зависимо от размера строчки и столбца в данном массив, функция решает, разглядывать ли строчку либо столбец для поиска. Если размер строчки больше, чем размер столбца, он отыскивает значение в первом ряду. Если размер строчки меньше либо равен размеру столбца, он отыскивает значение в первом столбце и возвращает соответственное значение в крайнем столбце.

В result_vector и lookup_vector должны быть схожего размера. Функция LOOKUP превосходит запросы в поисковике значение в находить_вектор и возвращает значение, занимающее ту же позицию в result_vector. Если этот параметр не указан, он возвратит 1-ый столбец данных. В значение, lookup_vector, и result_vector быть может хоть каким типом данных — числовым значением, строчкой, датами, валютой и т. д.

Вывод

Функция LOOKUP возвращает хоть какой тип данных, к примеру строчку, число, дату и т. Д. Этот тип данных аналогичен типу данных для result_vector. Но он возвращает лишь один тип данных. Если есть повторение значение в находить_вектор, он будет разглядывать крайнее вхождение значение в находить_вектор и возвратить соответственное значение из итог_вектор.

Когда значение отсутствует в lookup_vector

Если функция ПРОСМОТР не может отыскать четкое совпадение в находить_вектор, он считает наибольшее значение в lookup_vector что меньше либо равно значение. Если Значение меньше, чем все значения в lookup_vector, то функция ПРОСМОТР в Excel выдает ошибку. Если lookup_vector не отсортирован по возрастанию, функция ПРОСМОТР в excel возвратит неправильное значение. В таковых вариантах вы сможете разглядеть возможность использования функции ВПР.

Функция ПРОСМОТР в Excel

Как применять функцию ПРОСМОТР в Excel?

Функция LOOKUP весьма ординарна и комфортна в использовании. Давайте разберемся с работой функции LOOKUP на примерах.

Пример # 1

Представим, у вас есть перечень продуктов, к примеру цветочки, его идентификатор и крайняя стоимость, как показано ниже.

Функция LOOKUP, пример 1

Сейчас по идентификатору можно выяснить стоимость цветка. Синтаксис такого же будет:

ПРОСМОТР (ID_to_search, A5: A10, C5: C10)

Значение, которое вы желаете отыскать, также быть может ссылкой на ячейку. Представим, что идентификатор, который вы желаете отыскать, находится в E5, тогда синтаксис будет последующим:

Интересно почитать:  Функция счет если в excel по нескольким критериям

ПРОСМОТР (E5, A5: A10, C5: C10)

Пример функции LOOKUP 1-1

Приведенный выше синтаксис возвратит 50.

Буквально так же вы сможете применять заглавие цветка для поиска его цены. Если вы желаете поглядеть стоимость орхидеи, вы зададите синтаксис как:

LOOKUP («орхидея», B5: B10, C5: C10)

который возвратит 90.

Пример # 2

Представим, у вас есть данные о нескольких транзакциях, совершенных с 2009 года, как показано ниже.

Функция LOOKUP, пример 2

Сейчас, беря во внимание хоть какой год в ячейке D4, вы сможете извлечь информацию о крайней транзакции, выполненной в этом году, используя последующий синтаксис:

= ПРОСМОТР (D4; ГОД (A4: A18); B4: B18)

где YEAR (A4: A18) будет извлекать год из дат в A4: A18.

Пример функции LOOKUP 2-1

Так как D4 = 2012, он возвратит 40000.

Буквально так же вы сможете извлечь последнюю транзакцию, выполненную в марте, как:

= ПРОСМОТР (3; МЕСЯЦ (A4: A18); B4: B18)

который возвращает 110000

Пример # 3

Вы также сможете получить последнюю запись столбца при помощи функции ПРОСМОТР Excel. Представим, у вас есть данные (перечень идентификаторов) в столбце B,

вы сможете найти последнюю запись в столбце B, используя формулу LOOKUP Excel:

= ПРОСМОТР (1,1 / (B: B <> ””); B: B)

Тут значение равно 1; lookup_vector равно 1 / (B: B <> ””); result_vector — это B: B.

B: B <> ”” сформирует массив настоящего и неверного. Правда значит, что некое значение находится, а ересь — отсутствует. Потом 1 делится на этот массив, чтоб сформировать очередной массив из 1 и 0, соответственный настоящему и неверному.

Значение равно 1, потому он будет находить 1 в массиве 1 и 0, совпадает с крайним 1 и возвращает соответственное значение совпадения. Соответственное значение тут является фактическим значением в данной позиции, которое в приведенном выше примере функции поиска равно 10.

Если крайнее значение 20 в ячейке B23, оно возвратит 20, как показано ниже.

Пример 3-2

Давайте разглядим пример функции поиска в массиве, в которой вы бы употребляли синтаксис II.

Пример # 4

Представим, у вас есть массив B3: I24, содержащий номер (ID) ученика в перечне 1. ул столбец, за которым следуют их имена, оценки по 5 разным предметам и средние оценки, приобретенные в крайнем столбце, как показано ниже.

Пример 4

Вы сможете получить средние оценки хоть какого ученика, используя его / ее ID. Если идентификатор для поиска находится в ячейке K4, то синтаксис будет иметь последующий вид:

ПРОСМОТР (K4, B4: I24)

Пример 4-1

Он возвратит надлежащие средние оценки студента.

То, что необходимо уяснить

  • Lookup_vector должен быть отсортирован в порядке возрастания.
  • Result_vector и lookup_vector должны быть 1-го размера.
  • Когда значение не найдено в lookup_vector, функция соответствует большему значению в lookup_vector, которое меньше либо равно значению.
  • Если lookup_value больше всех значений в lookup_vector, функция соответствует крайнему значению.
  • Когда значение меньше меньшего значения в lookup_vector, функция возвращает ошибку (# N / A).
  • Он не чувствителен к регистру.

Приложения

Функция ПРОСМОТР употребляется для поиска значения, когда известна одна из его пар. Ниже приведены некие внедрения функции:

Функция ГПР в Excel

Функция ГПР в Excel применяется для поиска совпадений значений в иной таблице и, в конечном итоге, употребляется для совмещения разных таблиц на базе совпадений значений в подобных строчках.

По механизму работы функция ГПР в Excel подобна иной, не наименее нужной формуле данной программки, осуществляющей «вертикальный» поиск. Подробнее про функцию ВПР читайте тут.

Для «чайников» поясняем — функция ГПР в Excel работает со строчками (буковка «Г» значит «горизонтальный») таблиц, другими словами её необходимо применять в тех вариантах, когда в 2-ух либо наиболее таблицах есть строчки с схожим содержимым. Порядок столбцов в объединяемых таблицах значения не имеет.

Ниже кратко рассмотрена работа функции ГПР, её синтаксис (для ручного написания, также осознания аргументов функции) и рассмотрен обычный пример внедрения ГПР на практике.

Дальше для ясности функция ГПР рассматривается на ординарном примере с 2-мя таблицами, которые представлены на снимке экрана ниже. Красноватым шрифтом выделены результаты работы функции ГПР, в итоге которой значения заработной платы попадают из 2-ой (нижней) таблицы в первую (сверху).

Функция ГПР в Excel, пример
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с веб-сайтов

Синтаксис функции ГПР

Добавить формулу в ячейку Вы сможете или вручную, или с помощью Мастера функций. Крайний метод лучше, так как дозволяет указывать как минимум половину характеристик просто с помощью мышки.

Обобщённый синтаксис формулы ГПР последующий:
ГПР(искомое_значение; таблица; номер_строки; [интервальный_просмотр])

Интересно почитать:  Функция замены в excel

Характеристики формулы имеют последующее значение:

  • искомое_значение
    Адресок ячейки в первой таблице (где наша функция ГПР), которое необходимо отыскать в аналогичной по содержанию строке 2-ой таблицы. Заместо адреса ячейки можно указать текст либо число, но обычно это не имеет значения, потому что для различных ячеек разыскиваемое значение изменяется. Это неотклонимый аргумент. В нашем примере для ячейки B5 разыскиваемым значением является наименование должности в ячейке B4.
  • таблица
    Спектр ячеек, в которых ищется совпадение по значению, обозначенное в аргументе 1. Спектр должен быть указан таковым образом, чтоб строчка, в которой делается поиск совпадений, была первой (считая сверху вниз). Заглавия таблицы не надо включать в спектр. В нашем примере это $B8:$D9 (направьте внимание на знак бакса — он нужен чтоб спектр оставался постоянным при копировании формулы в остальные ячейки первой таблицы).
  • номер_строки
    Порядковый номер строчки в обозначенном спектре ячеек (параметр «таблица»), значение из которого будет являться результатом работы функции ГПР. Конкретно это значение будет возвращено функцией (вставлено в ячейку), если совпадение искомого значения найдено. В нашем примере для ячейки B5 это 2 (строчки нумеруются начиная с 1 от верхнего края спектра).
  • интервальный_просмотр
    Значение 0 либо 1. Число 0 значит поиск четкого совпадения искомого значения; 1 — ориентировочный. В примере мы отыскиваем четкое совпадение, так как нам требуется отыскать соответствие заработной платы по должности.

Принципиально! Внедрение функции ГПР имеет смысл в тех вариантах, когда в обоих таблицах с данными есть строчки с схожим контентом.

Как работает функция ГПР в Excel

Формула ГПР делает «горизонтальный» поиск в обозначенном спектре. Если в первой строке спектра найдено совпадение с разыскиваемым значением, то функция возвращает значение из строчки с обозначенным в аргументе 3 номером и вставляет его в ячейку с функцией.

Если совпадение не найдено, то ГПР возвращает значение «#Н/Д».

Почему не работает функция ГПР

Если не выходит извлечь нужные значения из обозначенного спектра, то более возможно, что есть ошибка в аргументах формулы. Вот несколько обычных ошибок:

  • Ошибочно указан спектр для поиска (в том числе стоит проверить, что спектр не меняется при копировании формулы в остальные ячейки).
  • Ошибочно указан номер столбца в спектре (к примеру, столбца с таковым номером нет либо есть, но там не те данные).
  • Не задан интервальный просмотр (вообще-то это не неотклонимый параметр, но практика указывает, что лучше его указывать очевидно).

Если делается обработка огромных массивов данных, в особенности импортированных из наружных источников, то полностью возможно, что совпадения могут быть не для всех ячеек. В настоящих вариантах значения «#Н/Д» в неких ячейках является обычным (можно выборочно проверить несколько таковых ячеек вручную, чтоб убедиться в том, что это не ошибка, а просто отсутствие совпадений).

В нашем примере для ячейки B5 во 2-ой таблице будет найдено значение заработной платы по значению должности. Метод поиска работает так:

  • В ячейке B4 указана должность «Директор»;
  • Функция ГПР просматривает таблицу 2 (нижнюю, см. снимок экрана) и в первой строке отыскивает слово «Директор»;
  • Если в первой строке 2-ой таблицы (там, где написаны должности) будет найдено совпадение, то функция вернёт значение заработной платы из 2-ой строчки таблицы.

Итого в итоге для ячейки B5 итог работы ГПР будет таковой: «40000»

Для функции ГПР принципиально верно указать характеристики в первой формуле перед её копированием, чтоб убедиться в том, что всё работает. И лишь позже скопировать функцию в остальные ячейки!

ГПР в Excel, примеры

Показанный выше пример рассмотрен на видео. Также Вы сможете скачать Excel файл с сиим примером.

Больше практических примеров по работе в Excel, включая исследование программки с самых основ есть в нашем спецкурсе на видео. Поглядеть примеры уроков и учебный план можно тут.

Комменты по практическому применению ГПР в Эксель можно добавить опосля статьи. Также приветствуются Ваши примеры по применению данной формулы.

Глядеть видео
Функция ГПР в Excel

Функция ГПР в Excel видео

Прикреплённые документы

Вы сможете просмотреть хоть какой прикреплённый документ в виде PDF файла. Все документы открываются во всплывающем окне, потому для закрытия документа пожалуйста не используйте клавишу «Вспять» браузера.

  • Справка по функции ГПР в Excel.pdf

Файлы для загрузки

Вы сможете скачать прикреплённые ниже файлы для ознакомления. Обычно тут располагаются разные документы, также остальные файлы, имеющие конкретное отношение к данной публикации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector