Сверка в Excel – просто и стремительно
В выпуске «Прогрессивного бухгалтера» № 3, апрель 2019 г., мы разглядели способности отчета «Акт сверки» в «1С». Но бывают случаи, при которых акт длиной с «Войну и мир» и непрост в осознании. В этом случае на помощь придет Excel.
Почему Excel
Перевод бухгалтерского учета в спец программки можно сопоставить с переходом из каменного века к веку металлическому. В современных критериях было бы нереально вести учет обложившись кипой бумаг либо же делая расчеты в разных файлах. Но есть вещи, которые не теряют свою полезность, невзирая на прогресс. Вот и в неких вопросцах старенькый хороший Excel не растерял собственной полезности в плане сверки данных огромных актов, хотя в почти всех остальных вариантах функциональность «1С» больше оставляет его «без работы».
Несколько годов назад нам необходимо было выровнять взаиморасчеты с поставщиком за три года. 52 548 строк – это были реализации и премии, курсовые различия и возвраты, взаимозачеты… Сверяли месяц, но результат не шел. У сотрудника уже замылился глаз, тогда эту стопку бумаги передали мне, произнесли – осталась неделька. Мне сделалось гнусно, поэтому что сообразила: я недельку его лишь листать буду, не то что сверять.
Но когда кажется, что выхода нет, к нам приходит вдохновение и свежайшие мысли. Я запросила акт сверки поквартально в формате Excel и вывела за те же периоды и в том же формате наш. Скопировала данные в один файл и приступила к сортировке и сверке.
Как приготовиться к сверке
Для сверки нам необходимо получить 2 колонки – дебет и кредит. Для этого форматируем акт последующим образом: копируем данные из акта сверки – нам необходимы лишь колонки: дата, документ, дебет, кредит – шапка и сальдо не требуются, вставляем их на иной лист книжки, дальше снимаем объединение ячеек – нажимаем правой клавишей по выделенному фрагменту (весь наш акт) и избираем «Формат ячеек», во вкладке «Сглаживание» убираем все из пт «Объединение ячеек».
Удаляем пустые столбцы, если строчки вышли очень широкими, их высоту можно поменять через «Автоподбор высоты строчки».
Дальше нам требуется установить фильтр нужно всеми столбцами. Для этого выделяем нужные нам столбцы, во вкладке «Основная» в правом углу экрана кликаем «Сортировка и фильтр», выпадает перечень функций, избираем «Фильтр».
Опосля этого ставим фильтр нужно всеми столбцами.
Сортировка данных в акте
Древнейшие римляне гласили: «Дели и владычествуй» – в нашем случае тоже можно применить этот способ. Если в вашем акте не только лишь реализации, да и остальные операции, то сделайте в фильтре текстовый отбор и разложите их на отдельные листы книжки Excel. Допустим, мы желаем сверить лишь «Поступления продуктов и услуг», корректировки сверим позже. Через настраиваемый фильтр отбираем ПТУ и копируем на отдельный лист.
Опосля этого делаем отбор в столбцах с нашими данными, лишь в поле содержит вбиваем «прих».
Дальше выделяем столбец с суммами и делаем сортировку по возрастанию.
Предстоящий отбор и сверка
Возникает окошко, в нем нажимаем «Сортировка».
Суммы выстроятся в порядке возрастания. Тоже самое делаем для данных нашей организации. В последующий столбец забиваем формулу: в пустой ячейке ставим символ равно (=), следом избираем ячейку с суммой из первого столбца, дальше ставим символ минус (-) и избираем ячейку с суммой из второго столбца, щелкаем кнопкой «Enter». Чтоб протянуть формулу для всех ячеек столбца, наводим курсор на правый нижний угол ячейки с уже рассчитанной различием (непринципиально, равна она 0 либо нет), у нас возникает темный крестик, мы, нажав и не отпуская левую клавишу мыши, протягиваем формулу на все следующие ячейки в столбце. Так у нас возник столбец расчета, в котором мы лицезреем, по каким строчкам у нас идет разница в суммах.
Дальше ставим фильтр на столбец расчета и отбираем ячейки в которых есть расхождения.
Для удобства можно выделить их остальным цветом, записать на листке номер ячейки и снять отбор.
Дальше мы идем к строке, в которой начал двигаться «минус» и смотрим, в чем причина разногласий. Сравнивая номера и даты документов, мы усвоим, внесено ли у нас на неправильную сумму либо же просто нет документа.
На 1-ый взор может показаться, что необходимо создать очень много отборов и сортировок. Но в критериях многостраничных актов сверки, мы, потратив на это 15 минут, сэкономим некоторое количество дней и освободимся от нудной тщательной работы.
Если вы отыскали ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Создатель: Надежда Игнатьева,
И.О. заместителя управляющего отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»
