Сверка в Excel – просто и стремительно

В выпуске «Прогрессивного бухгалтера» № 3, апрель 2019 г., мы разглядели способности отчета «Акт сверки» в «1С». Но бывают случаи, при которых акт длиной с «Войну и мир» и непрост в осознании. В этом случае на помощь придет Excel.

Почему Excel

Перевод бухгалтерского учета в спец программки можно сопоставить с переходом из каменного века к веку металлическому. В современных критериях было бы нереально вести учет обложившись кипой бумаг либо же делая расчеты в разных файлах. Но есть вещи, которые не теряют свою полезность, невзирая на прогресс. Вот и в неких вопросцах старенькый хороший Excel не растерял собственной полезности в плане сверки данных огромных актов, хотя в почти всех остальных вариантах функциональность «1С» больше оставляет его «без работы».

Несколько годов назад нам необходимо было выровнять взаиморасчеты с поставщиком за три года. 52 548 строк – это были реализации и премии, курсовые различия и возвраты, взаимозачеты… Сверяли месяц, но результат не шел. У сотрудника уже замылился глаз, тогда эту стопку бумаги передали мне, произнесли – осталась неделька. Мне сделалось гнусно, поэтому что сообразила: я недельку его лишь листать буду, не то что сверять.

Но когда кажется, что выхода нет, к нам приходит вдохновение и свежайшие мысли. Я запросила акт сверки поквартально в формате Excel и вывела за те же периоды и в том же формате наш. Скопировала данные в один файл и приступила к сортировке и сверке.

Как приготовиться к сверке

Для сверки нам необходимо получить 2 колонки – дебет и кредит. Для этого форматируем акт последующим образом: копируем данные из акта сверки – нам необходимы лишь колонки: дата, документ, дебет, кредит – шапка и сальдо не требуются, вставляем их на иной лист книжки, дальше снимаем объединение ячеек – нажимаем правой клавишей по выделенному фрагменту (весь наш акт) и избираем «Формат ячеек», во вкладке «Сглаживание» убираем все из пт «Объединение ячеек».

Интересно почитать:  Excel функция поиск

Как подготовиться к сверке

Как подготовиться к сверке

Удаляем пустые столбцы, если строчки вышли очень широкими, их высоту можно поменять через «Автоподбор высоты строчки».

Как подготовиться к сверке

Как подготовиться к сверке

Дальше нам требуется установить фильтр нужно всеми столбцами. Для этого выделяем нужные нам столбцы, во вкладке «Основная» в правом углу экрана кликаем «Сортировка и фильтр», выпадает перечень функций, избираем «Фильтр».

Опосля этого ставим фильтр нужно всеми столбцами.

Как подготовиться к сверке

Сортировка данных в акте

Древнейшие римляне гласили: «Дели и владычествуй» – в нашем случае тоже можно применить этот способ. Если в вашем акте не только лишь реализации, да и остальные операции, то сделайте в фильтре текстовый отбор и разложите их на отдельные листы книжки Excel. Допустим, мы желаем сверить лишь «Поступления продуктов и услуг», корректировки сверим позже. Через настраиваемый фильтр отбираем ПТУ и копируем на отдельный лист.

Сортировка данных в акте

Сортировка данных в акте

Опосля этого делаем отбор в столбцах с нашими данными, лишь в поле содержит вбиваем «прих».

Дальше выделяем столбец с суммами и делаем сортировку по возрастанию.

Предстоящий отбор и сверка

Дальнейший отбор и сверка

Дальнейший отбор и сверка

Возникает окошко, в нем нажимаем «Сортировка».

Дальнейший отбор и сверка

Суммы выстроятся в порядке возрастания. Тоже самое делаем для данных нашей организации. В последующий столбец забиваем формулу: в пустой ячейке ставим символ равно (=), следом избираем ячейку с суммой из первого столбца, дальше ставим символ минус (-) и избираем ячейку с суммой из второго столбца, щелкаем кнопкой «Enter». Чтоб протянуть формулу для всех ячеек столбца, наводим курсор на правый нижний угол ячейки с уже рассчитанной различием (непринципиально, равна она 0 либо нет), у нас возникает темный крестик, мы, нажав и не отпуская левую клавишу мыши, протягиваем формулу на все следующие ячейки в столбце. Так у нас возник столбец расчета, в котором мы лицезреем, по каким строчкам у нас идет разница в суммах.

Интересно почитать:  Вычитание функция в excel

Дальнейший отбор и сверка

Дальше ставим фильтр на столбец расчета и отбираем ячейки в которых есть расхождения.

Дальнейший отбор и сверка

Для удобства можно выделить их остальным цветом, записать на листке номер ячейки и снять отбор.

Дальнейший отбор и сверка

Дальше мы идем к строке, в которой начал двигаться «минус» и смотрим, в чем причина разногласий. Сравнивая номера и даты документов, мы усвоим, внесено ли у нас на неправильную сумму либо же просто нет документа.

На 1-ый взор может показаться, что необходимо создать очень много отборов и сортировок. Но в критериях многостраничных актов сверки, мы, потратив на это 15 минут, сэкономим некоторое количество дней и освободимся от нудной тщательной работы.

Если вы отыскали ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Создатель: Надежда Игнатьева,
И.О. заместителя управляющего отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector