Как настроить общий доступ к excel файлу - Учим Эксель

Кооперативный доступ к файлу Excel сразу

Кооперативный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сходу нескольким юзерам. 10-двадцать человек на различных компах сразу заносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Основной юзер» имеет возможность выслеживать деяния рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые конфигурации. Как настроить совместную работу в Excel.

Индивидуальности работы с общим файлом

В книжке Excel со совместным доступом не все задачки можно делать.

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, поменять либо просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Соединять воединыжды или делить ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить нелегальную задачку – опять включить доступ.

Совместное использование ограничивает для участников еще ряд задач:

Неприемлимо Реально
Вставлять или удалять группу ячеек Добавлять строчку либо столбец
Добавлять или изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать либо изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими опциями проверки
Создавать либо редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять либо редактировать картинки и графические объекты Просматривать имеющиеся картинки и графические объекты
Вставлять либо поменять гиперссылки Перебегать по имеющимся ссылкам
Назначать, редактировать или удалять пароли Имеющиеся пароли работают
Ставить или снимать защиту листов и книжек Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять либо просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не соединены с труднодоступными задачками
Изменять либо удалять формулы массива Воспользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новейшую информацию Находить информацию в форме данных



Как создать кооперативный доступ к файлу Excel?

Поначалу определяемся, какую книжку мы «откроем» для редактирования сходу несколькими участниками. Создаем новейший файл и наполняем его информацией. Или открываем имеющийся.

  1. Перебегаем на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книжке». Рецензирование-Доступ к книге.
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким юзерам сразу». Управление доступом к файлу.
  3. Перебегаем к инструменту «Подробнее», чтоб настроить характеристики многопользовательского редактирования. Настройки в Подробнее.
  4. Жмем ОК. Если мы открываем общий доступ к новейшей книжке, то избираем ей заглавие. Если совместное использование предполагается для имеющегося файла – нажимаем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Избираем команду «Сохранить как». Избираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компах.
  6. Местом сохранения избираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Жмем «Сохранить».

Внимание! Недозволено применять для сохранения общего файла веб-сервер.

Сейчас проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения». Данные-Подключения.
  2. Поменять ссылки / поменять связи. Если таковая клавиша отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Перебегаем на вкладку «Состояние», чтоб проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей показывает клавиша ОК.

Открытие книжки с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Жмем «Открыть».
  3. Избираем общую книжку.
  4. Когда книжка открыта, жмем на клавишу Microsoft Office. Перебегаем на вкладку «Характеристики Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя юзера». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм). Имя пользователя.

Все. Можно редактировать информацию, вводить новейшую. Опосля работы – сохранить.

Случается, что при открытии книжки Excel с совместным доступом к файлу возникает запись «Файл заблокирован». Сохранить не выходит. При следующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Вероятные предпосылки трудности:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько юзеров. Например, вбивают различные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время использования совместным файлом ведется журнальчик конфигураций (кто заходил, когда, что делал). Книжка возрастает. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-либо из юзеров, но пока ему не произнесли о этом. Тогда блокировка может показаться лишь на его компе.
  4. Большая перегрузка на сетевой ресурс.

Что можно создать, если кооперативный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить или удалить журнальчик конфигураций.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а позже опять активировать кооперативный доступ.
  4. Открыть книжку xls в OpenOffice. И опять сохранить ее в xls.

Увидено, что запись «Файл заблокирован» пореже возникает в новейших версиях Excel.

Как удалить юзера

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книжке». Доступ к книге.
  2. В разделе «Правка» мы лицезреем список юзеров. Список пользователей.
  3. Избираем имя – жмем «Удалить».
Интересно почитать:  Как в excel скрыть строки в плюсик

Перед удалением проверьте, что юзеры окончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все юзеры должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если нужно бросить журнальчик, соблюдаем аннотацию:

  1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления». Выделить исправления.
  2. Устанавливаем характеристики «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Юзером» и «В спектре» сняты. Напротив «заносить конфигурации на отдельный лист» — стоит. Нажимаем ОК. Вносить изменения на отдельный лист.
  3. Раскроется Журнальчик конфигураций. Его можно сохранить или распечатать.

Чтоб отключить кооперативный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» надавить «Доступ к книжке» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким юзерам».

Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

Сравнимо не так давно (опосля весенне-летних обновлений 2017 года) почти все юзеры Office 2016 увидели возникновение в левом верхнем углу экрана на панели резвого доступа новейшего значка необыкновенного вида:

Автосохранение

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от новейшего режима совместного редактирования, не так давно показавшегося в крайней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у хоть какой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами очень затейливо.

Общий доступ в старенькых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование 1-го файла сходу несколькими юзерами было в Excel еще с 1997 года. Книжку необходимо было положить в общую сетевую папку, а потом избрать в меню либо на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

Общий доступ в старых версиях Excel

В действительности фактически никто данной для нас функцией не воспользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

  • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал беспощадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с начальным файлом (и всю вашу работу за крайние N минут) и т.д.
  • При одновременном изменении одних и тех же ячеек различными юзерами обязано было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это бывало далековато не постоянно.
  • Конфигурации, внесенные иными юзерами, становились видны лишь опосля того, как эти юзеры сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
  • В таком режиме совместного редактирования весьма много ценных функций и инструментов Excel становились недосягаемы. К примеру, недозволено было пользоваться фильтром либо сортировкой, выстроить сводную таблицу либо диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и настоящей полезности не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавнешними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Сейчас для одновременной работы вы должны сохранить файл в пасмурное хранилище (OneDrive либо SharePoint) и пригласить остальных юзеров при помощи клавиши Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Кнопка Поделиться

Можно избрать подходящих людей прямо из адресной книжки либо сделать маленькую прямую ссылку на документ, нажав на подобающую команду в правом нижнем углу:

Вероятен на выбор режим и полного редактирования и лишь чтения. Полученную ссылку можно здесь же скопировать в буфер и выслать сотрудникам для совместной работы:

Разные ссылки

По приобретенной ссылке остальные юзеры сумеют войти в общий документ и редактировать его сразу с вами. Вы в настоящем времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) можете созидать кто и в котором месте листа на данный момент работает — активные ячейки остальных юзеров наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Совместное редактирование в Excel 2016

Всех участников редактирования также можно узреть на иконках в правом верхнем углу окна:

Иконки пользователей

И что совершенно отлично — никаких особенных ограничений на применение инструментов Excel сейчас в этом режиме совместного редактирования нет. Сможете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать либо сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новеньком формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старенькый xls) и в книжке не обязано быть включенной защиты листов либо ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старенькых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления рисунки на дисплее при совместной работе сделалось Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматом сохраняет ваш текущий файл опосля всякого деяния, отправляя остальным участникам внесенные вами конфигурации.

Интересно почитать:  Как закрепить строку в эксель при прокрутке

С одной стороны, это отлично, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и показывает деяния остальных юзеров в общей книжке практически в настоящем времени. Также эта функция дозволяет просто откатиться к прошедшим версиям книжки, т.к. они автоматом сохраняются. При помощи команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

Откат к старым версиям

. можно показать панель со всеми доступными прошлыми версиями файла и открыть всякую из их:

Просмотр старых версий

С иной стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

  • Далековато не постоянно необходимо сохранять конфигурации, которые вы вносите в книжку. Представьте для себя, к примеру, что вы открыли файл, чтоб проверить какую-то идею либо возможный сценарий. Занесли конфигурации, поглядели на пересчитанный итог и позже просто желаете закрыть файл без сохранения, оставив его в начальном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже нереально. В таковой ситуации сейчас необходимо сходу опосля открытия файла не запамятовать отключить Автосохранение, по другому все внесенные «на пробу» конфигурации останутся в документе навечно.
  • Автосохранение постоянно по-умолчанию включено для всех файлов в пасмурных хранилищах и его статус («вкл» либо «выкл») запоминается снутри всякого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для всякого файла раздельно. Глобального переключателя, включающего либо выключающего Автосохранение сходу для всего Excel нет (поточнее, придется лезть в реестр Windows, что не любому под силу)
  • Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — сейчас их подменяет Сохранить копию (Save a Copy) :

Пропали команды Сохранить и Сохранить как

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новейший режим совместного редактирования для вас совсем буквально не нужен, а Автосохранение, напротив, очень мешает, то отключить его можно лишь методом редактирования реестра Windows.

Предупреждение : реестр — это, собственного рода, база данных со всеми внутренними опциями Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем необходимо — и человек заместо излечения оглох (Excel не стал запускаться и т.п.). Если вы никогда ранее не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Не считая того, большинству корпоративных юзеров таковых прав не дают по определению, потому придется обращаться к системным админам.

Если, все таки, отважились создать все сами, то нажимаем на клавиатуре сразу клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и нажимаем ОК:

редактор реестра

Потом на дереве в левой панели находим подходящую ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Ветка реестра

Сейчас щелкаем правой клавишей мыши в правую панель окна и избираем Сделать (New) — Параметр типа DWORD:

Создаем параметр DWORD

Потом вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:

Значение параметра

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение обязано отключиться для всего Excel.

Как создать общий доступ к файлу excel остальным юзерам

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это дозволяет оперативно записывать значения по ячейкам и заполнять информацией начальный файл. Microsoft Office Excel имеет в собственном арсенале специальную функцию для таковых случаев и сейчас разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel остальным юзерам.

Внедрение

Для редактирования рабочей книжки excel группой людей нужно поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все юзеры. Обычно это делается по локальной сети в рамках 1-го кабинета, компании либо компании. Потом нужно отдать разрешение через редактор. Чтоб создать общий доступ к файлу excel, нужно создать последующее:

  1. На Панели инструментов перебегайте во вкладку Рецензирование и нажимаете клавишу Доступ к книжке в блоке Конфигурации.

Общий доступ к файлу excel 1

  1. Раскрывается диалоговое окно, в каком отображается перечень людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

Общий доступ к файлу excel 2

  1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнальчика конфигураций, периодичность обновления файла, также приоритетность конфигураций.

Общий доступ к файлу excel 3

Если файл лишь сотворен, то программка предложит сохранить документ. Непременно сохраняйте в сетевой папке, чтоб не было заморочек с доступом у остальных людей.

Общий доступ к файлу excel 4

Опосля этого в заглавии рабочей книжки обязано показаться слово Общий, что свидетельствует о способности совместной работы.

Общий доступ к файлу excel 5

Чтоб поглядеть перечень конфигураций, нужно выделить исправления с помощью отдельной функции.

Общий доступ к файлу excel 6

В открывшемся окне настраиваете характеристики отображения конфигураций.

Общий доступ к файлу excel 7

Опосля нажатия клавиши ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это именуется журнальчиком конфигураций, который можно сохранить раздельно на компе либо распечатать.

Ограничения

К огорчению, при работе нескольких человек в одной книжке, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования инфы:

  1. Недозволено вставлять диаграммы, картинки, сводные таблицы и остальные объекты.
  2. Запрещено редактирование макросов.
  3. Группировка данных по столбцам и строчкам ограничена.
  4. Недозволено изменять формулы начального файла.
  5. Удаление листов книжки также запрещено.

Если нужно выполнить одну из схожих операций, нужно попросить админа отключить общий доступ, провести редактирование и опять включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книжки excel программка выдает ошибку «Файл заблокирован». Предпосылкой этому могут служить последующие трудности:

  1. Большая перегрузка на локальную сеть
  2. Два различных юзера добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт (наиболее острый способ разрешения противоречий в интересах, целях, взглядах, возникающий в процессе социального взаимодействия).
  3. Перегружена оперативка из-за огромного размера документа и комп не может совладать с перегрузкой.
  4. Юзер был удален из перечня в однобоком порядке.

Чтоб убрать общий доступ, довольно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через опции совместной работы. При всем этом в перечне юзеров должен остаться один человек – админ.

Общий доступ к файлу excel 8

Пасмурные хранилища

Также вместе можно редактировать документы и через веб. Для этого админ должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Разглядим примеры обеспечения общего доступа на самых фаворитных пасмурных хранилищах:

  1. На yandex диске щелкаете по загруженному файлу и в высшей части нажимаете Поделиться.

Общий доступ к файлу excel 9

Опосля этого выпадет перечень вероятной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При всем этом на значок документа добавляется особый знак в виде звеньев цепи, который свидетельствует о общем доступе.

Общий доступ к файлу excel 10

  1. На google диске нажимаете по документу правой кнопкой мыши и из выпадающего перечня выбираете строчку Открыть доступ.

Общий доступ к файлу excel 11

В показавшемся окне можно скопировать ссылку, также ввести имена контактов либо адреса электрической почты для предоставления доступа к файлу. В конце непременно нажимаете клавишу Готово.

Общий доступ к файлу excel 12

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не тяжело. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов однообразный. Кроме этого существует возможность редактирования документов через пасмурные хранилища, что дозволяет изменять документ из хоть какой точки мира по средствам сети веб.

Настройка доступа для остальных юзеров в Excel Online

Настройка доступа для других пользователей в Excel Online

Эксель Онлайн предоставляет возможность коллективной работы над файлами. Для этого в нём реализована функция опции группового доступа к редактированию. Она дозволяет как просматривать содержимое, так и поменять его. Коллективный доступ реализуется 2-мя методами – для всякого из их предусмотрена отдельная {инструкция}.

Статусы юзеров

В табличном редакторе Эксель Онлайн предусмотрены три статуса юзеров, привлекаемых к совместной работе:

  • Читатель – может лишь читать.
  • Комментатор – читает, вставляет комменты, но прав на внесение конфигураций у него нет.
  • Редактор – имеет полный доступ к редактированию.

Задачка создателя таблицы – назначить юзерам нужные права.

Доступ по ссылке

Самый обычный метод открыть кооперативный доступ – сделать ссылку на документ. Действуйте согласно аннотации:

  1. Изберите файл, над которым необходимо поработать командой.
  2. Нажмите клавишу Опции доступа в верхнем правом углу.
  3. Кликните по строке Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка .
  4. Ссылка сформирована – назначьте права юзерам, которые получат ссылку, выбрав один из трёх статусов.
  5. Нажмите Копировать ссылку , дальше нажмите Готово .

Доступ открыт – отправьте ссылку людям из вашей команды.

Доступ юзерам

Потому что ссылка может попасть в третьи руки, воспользуйтесь наиболее неопасным методом:

  1. Изберите файл, над которым необходимо поработать группой юзеров.
  2. Нажмите клавишу Опции доступа .
  3. Вчеркните адреса электрической почты людей, которым будет предоставлен доступ.
  4. Назначьте права для данной для нас группы людей.
  5. По мере необходимости, добавьте сообщение.
  6. Нажмите Выслать .

Обозначенные юзеры получат извещения и сумеют подключиться к редактированию.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector