Как сгруппировать объекты в экселе

Как сгруппировать объекты в экселе

Когда юзер имеет дело с большими документами с массой промежных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему трудно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае желает создать работу наиболее рациональной, адресована эта статья.

Excel, включая довольно старенькые версии, обеспечен таковым инвентарем, как группировка строк. Применять его можно лишь в том случае, если таблица сотворена с соблюдением определенных правил. На что направить внимание?

Во-1-х, при оформлении заголовков может появиться ситуация, когда заглавие столбца выходит за границы ячейки, и юзер не замечает, что пропустил столбец, а это неприемлимо.

Во-2-х, в ячейки одной и той же графы были бы внесены данные различных типов, к примеру, текст и число, это также неприемлимо.

В-3-х, могли остаться стопроцентно незаполненными столбец либо строчка, за сиим тоже необходимо смотреть.

Если все перечисленное выше учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее созодать, начиная с разделов:

  • выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение заглавие раздела и итоговую строчку);
  • на вкладке Данные откройте перечень Группировать и изберите одноименную команду. В итоге слева от таблицы возникает зона сделанной структуры.

Аналогично сгруппируйте строки второго и следующих разделов.

Если щелкнуть по кнопочке 1, то раздел свернется до наименования и итоговой строки. Чтоб узреть содержимое раздела, щелкните по кнопочке 2.

Дальше можно группировать строки, которые образуют группы снутри разделов. При всем этом первую строчку группы выделять не надо (если строк всего две, то выделяйте лишь вторую). В структуре произойдут конфигурации: добавится 3-ий уровень.

Сейчас можно щелкнуть по кнопочке 2 и свернуть лишь группы (клавишей 3 все можно будет развернуть).

Если группа была сформирована безуспешно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопочке, соответственной концу группы в структуре (это быть может +, если группа свернута, либо , если видна вся структура) и по кнопочке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы «Кладка кирпича».

Если возникает необходимость отрешиться от группировки совершенно, то используйте команду Удалить структуру в перечне команды Группировать. С удалением структуры не торопитесь, потому что отменить это решительное действие будет нереально.

Применение группировки строк дозволит для вас сберегать силы и время во время просмотра таблиц, также сделает их наиболее читабельными для вашего управления либо клиентов.

Как группировать строки либо столбцы в Excel?

Когда данные либо таблица в Экселе занимают много места на листе, их можно сгруппировать и скрыть, открывая для просмотра лишь по мере необходимости. Группировать в Excel можно как строки, так и столбцы, при этом поддерживается несколько уровней группировки данных.

Для группировки данных в Excel нужно выделить группируемые столбцы либо строки, перейти на вкладку «Данные», и избрать пункт меню «Группировать» в области «Структура». Попробуем для примера группировать строки в Excel. Выделяем первую группу значений, и жмем соответственный пункт меню.

  • В показавшемся окошке нужно будет указать, группировать строки либо столбцы.

Опосля группировки строк в Excel в левой части документа возникли доп обозначения.

В самом верху указывается вложенность группы, а напротив тринадцатой строки возник символ минуса, свидетельствующий о раскрытом состоянии строк.

Также в данной для нас строке можно подписать заглавие группы, потому что опосля нажатия на символ минус и сворачивания группированных строк, эта строчка будет напротив знака плюс, которым можно будет развернуть группу назад.

Так можно группировать до восьми уровней вложенности. Нажимая на порядковый номер группы вверху слева можно открывать либо скрывать сходу весь уровень.

  1. Таковым же образом можно группировать столбцы в Excel, указывая при группировке, что группировать следует столбцы.

По дефлоту строчка итогов для строк, которую мы употребляли как подпись группы, делается снизу, а для столбцов справа. Чтоб это поменять, нужно зайти в опции структуры, и убрать все установленные галочки.

Для удаления отдельной группы нужно ее выделить, и избрать в меню «Разгруппировать». При всем этом также придется указывать, строки либо столбцы.

Чтоб сходу разгруппировать все строки и столбцы, нужно в меню «Разгруппировать» избрать пункт «Удалить структуру».

Группировка строк и столбцов в Excel — как создать?

При работе с большенными объёмами данных в Excel часто возникает необходимость создать группировку, которая дозволяет представить всю информацию в структурированном виде.

Группировка в Excel — способности

При помощи особых функций в Эксель (Excel) можно делать группировку строк, группировку столбцов и выводить промежные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

  • Группировка также дозволяет «упрятать» промежные данные.
  • Характеристики группировки
  • В программке Excel по дефлоту строка/столбец с итоговыми данными размещается под данными (группировка строк) либо справа от данных (группировка столбцов).
  • Если вы желаете поменять отображение итогов, то необходимо открыть вкладку «Данные» и в разделе «Структура» надавить на наклонную стрелку.
Интересно почитать:  Excel как объединить одинаковые строки в

Раскроется окно опции, где для вас необходимо будет убрать надлежащие флажки.

Как создать группировку данных в Excel?

Разглядим тщательно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице различными методами:

  1. Группировка по строчкам.
  2. Группировка по столбцам.
  3. Автоматическая группировка.

Группировка по строчкам

У нас есть таблица, отражающая поступление разных продуктов по месяцам. Нужно выполнить группировку данных по любому месяцу.

Поначалу необходимо добавить строку с заглавием группы. В данном примере будет 3 группы — «июль», «август», «сентябрь».

Для того, чтоб создать группировку по строчкам в Экселе (Excel), нужно выделить требуемую область (группу) и в меню избрать пункт «Данные» -> «Группировать». В показавшемся окне избираем «Группировать строки».

  • Поочерёдно избираем строки, надлежащие любому периоду и группируем их при помощи данного инструмента.

Таблица приобретёт последующий вид:

Если необходимо скрыть группу, то необходимо сбоку надавить на минус, а если развернуть — на плюс. Не считая того, Excel показывает число уровней группировки — в нашем примере их 2.

  1. При нажатии на «1» будут показаны лишь итоговые строки, в то время, как цифра «2» разворачивает структуру.

Автоматическая группировка

В программке Excel также можно производить группировку данных автоматом. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

  • Добавим в ранее сделанную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество продуктов по каждой группе (функция СУММ).
  • Для сотворения автоматической группировки строк в Экселе заходим в «Данные» -> «Группировать» -> «Создание структуры».

Как в excel сгруппировать данные

Как сгруппировать объекты в экселе

Здрасти, друзья. Думаю, любому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных.

Группировка в Эксель, почаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некие характеристики согласно данной для нас структуры.

К примеру, реализации по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Поглядите на картинке, как это быть может без группировки:

На рисунке детализированный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если необходимо предоставить руководителям отчет в разрезе лишь только департаментов и помесячно, без детализации? Чтоб было вот так:

Согласитесь, таковой вид таблицы наиболее нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу довольно стремительно, не скрывая и не удаляя ячейки? Весьма просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, деньки недельки в месяцы.

Чтоб скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке данной для нас группы». Чтоб раскрыть – на значке «плюс».

Чтоб показать некий определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Направьте внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Любой следующий вложен в предшествующий. Всего Эксель дозволяет сделать до восьми уровней в строчках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два метода сделать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программка может попробовать сделать структуру автоматом. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Сделать структуру .

Если у Вас верно и разумно записаны формулы суммирования, структура будет сотворена верно. У меня эта функция нередко срабатывает верно, потому поначалу я пробую конкретно автоматическое создание. Структура из примера непревзойденно создалась автоматом.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную дозволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить верный итог. Чтоб структурировать лист вручную, сделайте такие деяния:

  1. Оформите и наполните таблицу, сделайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на малеханькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте размещение строк и столбцов итогов
  1. Выделите строки либо столбцы, которые необходимо группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубочайших». В моем примере это фамилии менеджеров.
  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка на право ). Будет сотворена группировка
  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, позже перебегайте на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы попеременно сгруппируем менеджеров в филиалы, позже филиалы в компанию.
Интересно почитать:  Как вставить строку в excel между строками в таблице

Когда Вы вставляете новейшие строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте аккуратны. Если, к примеру, добавляется новейший менеджер в группу, вставляйте строчку кое-где меж сгруппированными строчками, не первым элементом группы и не крайним. В неприятном случае, новенькая строчка не впишется в структуру.

При копировании спектра ячеек, сокрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они укрыты группировкой – все равно копируются. Чтоб выделить лишь данные, отображенные на дисплее, выделите подходящий спектр и нажмите F5 . В открывшемся окне изберите Выделить – Лишь видимые ячейки . Сейчас ячейки, сокрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Для вас больше не нужна структура – удалите ее. Для этого сделайте на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее место – не только лишь добавляют практичности Вашим таблицам, это правило неплохого тона, когда одну и ту же таблицу можно просто поглядеть как в развернутом виде, так и в детализированном.

Вот и все, треньтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас объяснять изложенный материал, задавайте Ваши вопросцы и делитесь опытом!

Последующая статья будет посвящена подключению наружных данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства юзеров Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Как сгруппировать строки в excel

Желаю облегчить жизнь тем, кто работает с большенными таблицами. Для этого мы на данный момент разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные воспримут структурированный вид, вы можете сворачивать ненадобную в реальный момент информацию, а позже стремительно ее отыскивать. Комфортно, правда?

{Инструкция}

Открываем файл excel и приступаем к группировке:

  • Выделите нужные строки;
  • Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
  • Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;
  • В показавшемся окошке поставьте галочку напротив строк;

Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/либо сверху полоску. Под ней находится символ минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтоб опять их узреть, нажмите на плюсик сверху.

Задаем заглавие

Если вы еще не давали заглавие блоку из выделенных строк, сделайте это на данный момент. С заголовком для вас будет легче отыскивать подходящую часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное размещение некорректно. И будете правы. Такие опции выдуманы разрабами, но мы создадим по-своему:

  • Сделайте те же деяния, что описаны в аннотации выше. Но не торопитесь использовать команду «Группировать».
  • Поначалу нажмите на небольшой квадратик рядом со словом «Структура».
  • В показавшемся окне «Размещение итоговых данных» снимите все галочки.

Сейчас нам нужно поправить заданную ранее классификацию:

Автоматическая структуризация

Ранее мы делали группировку вручную вручную. Есть и автоматический метод создать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные соединить. Стоит дать подабающее, он управляется логикой. К примеру, описывает заголовок и ячейки с суммированием, а строки меж ними группирует и дозволяет их сворачивать.

Благодаря этому таблица не занимает много места.

Правда, не постоянно программка структурирует то, что необходимо. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Но если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка скорее всего для вас подойдет. Чтоб ее применить, команде «Группировать» изберите подпункт «Создание структуры» — готово.

Как отменить группировку, сделанную вручную, вы узнали выше. Как это создать опосля внедрения автоматического метода? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

Как сортировать данные таблицы?

Очень улучшить вашу таблицу поможет таковая функция экселя как сортировка данных. Ее можно создавать по различным признакам. Я расскажу о главных моментах, которые посодействуют для вас в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некие строки, ячейки либо текст в их остальным цветом? Либо лишь желали бы так создать? Тогда этот метод поможет для вас стремительно их сгруппировать:

  • Во вкладке «Данные» перебегаем к полю «Сортировка и фильтр».
  • Зависимо от версии excel подходящая нам команда может называться просто «Сортировка» либо «Настраиваемая». Опосля нажатия на нее обязано показаться новое окно.
  • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» изберите нужный столбец.
  • В разделе сортировки кликните, по какому условию нужно выполнить деление. Для вас необходимо сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
  • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы сможете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «На лево» — по строке.
Интересно почитать:  Как в excel поднять строку вверх

Примечание: чтоб выполнить те же деяния с иными значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». Опосля того, как вы сохраните файл, можно выполнить снова такое же объединение. Нужно в этот же поле надавить клавишу «Применить повторно».

Объединение значений

Программка дозволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это комфортно, когда для вас нужно отыскать поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтоб это создать, сделайте 1-ые два деяния из предшествующей аннотации, а в 3-ем пт заместо цвета изберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый перечень», нажав на который вы сможете пользоваться предложением сортировки по перечням экселя либо настроить свой. Таковым методом можно соединить данные по денькам недельки, с схожими значениями и пр.

Упрощаем огромную таблицу

Excel дозволяет использовать не одну группировку в таблице. Вы сможете сделать, например, область с подсчетом годичного дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно создать 9 категорий. Это именуется многоуровневой группировкой. Как ее сделать:

На этом всё, друзья.

Если же вы желаете изучить Excel глубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неведомый Excel ».

Группировка данных в Microsoft Excel

Группирование в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые заходит огромное количество строк либо столбцов, животрепещущим становится вопросец структурирования данных. В Экселе этого можно достигнуть методом использования группировки соответственных частей. Этот инструмент дозволяет не только лишь комфортно структурировать данные, да и временно упрятать ненадобные элементы, что дозволяет сконцентрировать своё внимания на остальных частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

До этого чем перейти к группировке строк либо столбцов, необходимо настроить этот инструмент так, чтоб конечный итог был близок к ожиданиям юзера.

    Перебегаем во вкладку «Данные».

Переход во вкладку Данные в Microsoft Excel

Переход в настройки структуры в Microsoft Excel

Настройка группировки в Microsoft Excel

На этом настройка характеристик группировки в Эксель завершена.

Группировка по строчкам

Выполним группировку данных по строчкам.

    Добавляем строку над группой столбцов либо под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новейшей ячейке вводим случайное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

Добавление итоговой ячейки в Microsoft Excel

Выделяем строки, которые необходимо сгруппировать, не считая итоговой строки. Перебегаем во вкладку «Данные».

Перемещение во вкладку Данные в Microsoft Excel

На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопочке «Группировать».

Переход к группировке в Microsoft Excel

Установка группировки строк в Microsoft Excel

На этом создание группы завершено. Для того, чтоб свернуть её довольно надавить на символ «минус».

Сворачивание строк в Microsoft Excel

Чтоб поновой развернуть группу, необходимо надавить на символ «плюс».

Разварачивание строк в Microsoft Excel

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

    Справа либо слева от группируемых данных добавляем новейший столбец и указываем в нём соответственное наименование группы.

Добавление столбца в Microsoft Excel

Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, не считая столбца с наименованием. Кликаем на клавишу «Группировать».

Переход к группировке столбцов в Microsoft Excel

Группирование столбцов в Microsoft Excel

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только лишь группы первого порядка, да и вложенные. Для этого, необходимо в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать раздельно. Потом следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете либо со строчками.

Создание вложенной группы в Microsoft Excel

Опосля этого вложенная группа будет готова. Можно создавать огромное количество схожих вложений. Навигацию меж ними просто проводить, перемещаясь по цифрам, размещенным слева либо сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки либо столбцы.

Навигация по группам в Microsoft Excel

Разгруппирование

Если вы желаете переформатировать либо просто удалить группу, то её необходимо будет разгруппировать.

    Выделяем ячейки столбцов либо строк, которые подлежат разгруппированию. Нажимаем на клавишу «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке опций «Структура».

Разгруппирование в Microsoft Excel

Разгруппирование строк в Microsoft Excel

Сейчас выделенные группы будут расформированы, а структура листа воспримет собственный начальный вид.

Как лицезреем, сделать группу столбцов либо строк достаточно просто. В то же время, опосля проведения данной процедуры юзер может существенно облегчить для себя работу с таблицей, в особенности если она очень большая. В этом случае также может посодействовать создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении препядствия.

Кроме данной для нас статьи, на веб-сайте еще 11905 инструкций.
Добавьте веб-сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы буквально еще пригодимся для вас.

Отблагодарите создателя, поделитесь статьей в соц сетях.

Опишите, что у вас не вышло. Наши спецы постараются ответить очень стремительно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector