Функция расширенного фильтра в Microsoft Excel

Наверняка, все юзеры, которые повсевременно работают с Microsoft Excel, знают о таковой полезной функции данной программки как фильтрация данных. Но не любой в курсе, что есть также и расширенные способности у этого инструмента. Давайте разглядим, что умеет созодать расширенный фильтр Microsoft Excel и как им воспользоваться.

Внедрение расширенного фильтра в Excel

Недостаточно сходу запустить расширенный фильтр — для этого нужно выполнить очередное условие. Дальше мы поведаем о последовательности действий, которые следует сделать.

Шаг 1: Создание таблицы с критериями отбора

Чтоб установить расширенный фильтр, до этого всего требуется сделать доп таблицу с критериями отбора. Ее шапка в точности таковая, как у главный, которую мы, фактически, и будем фильтровать. Для примера мы расположили доп таблицу над главный и окрасили ее ячейки в оранжевый цвет. Хотя располагать ее можно в любом вольном месте и даже на другом листе.

Сейчас вписываем в доп таблицу сведения, которые необходимо будет отфильтровать из главный таблицы. В нашем определенном случае из перечня выданной сотрудникам зарплаты мы решили избрать данные по основному персоналу мужского пола за 25.07.2016.

Шаг 2: Пуск расширенного фильтра

Лишь опосля того как доборная таблица сотворена, можно перебегать к запуску расширенного фильтра.

Перебегаем на вкладку «Данные» и на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» нажимаем по «Добавочно».

Таковым образом, можно прийти к выводу, что расширенный фильтр предоставляет больше способностей, чем рядовая фильтрация данных. Но недозволено не отметить, что работа с сиим инвентарем все-же наименее комфортна, чем со обычным фильтром.

Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении препядствия.

Кроме данной статьи, на веб-сайте еще 12327 инструкций.
Добавьте веб-сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы буквально еще пригодимся для вас.

Отблагодарите создателя, поделитесь статьей в соц сетях.

Опишите, что у вас не вышло. Наши спецы постараются ответить очень стремительно.

ITGuides.ru

Вопросцы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК (Персональный компьютер — компьютер, предназначенный для эксплуатации одним пользователем)

{Инструкция} по созданию и использованию фильтов данных в Excel

Время от времени при работе с большенный базой данных в Microsoft Office Excel возникает необходимость отобрать информацию по определенному аспекту (к примеру, показать лишь тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода употребляется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор нужных данных из перечня для следующей работы с ними. Результатом данной процедуры будут определенные строчки, которые подступают под аспекты отбора. Другие записи временно скрываются и не употребляются до того времени, пока юзер не отключит фильтр. С отобранными данными можно делать обычные деяния: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 метода фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». При помощи первого варианта осуществляется резвый отбор нужной инфы с ординарными аспектами поиска. В режиме автофильтра большая строчка таблицы в каждой колонке будет содержать клавишу со стрелочкой, кликнув на которую можно указать аспекты для отбора. Для всякого столбца можно установить свои опции. В данном режиме можно установить последующие характеристики:

1. Сортировка по возрастанию либо по убыванию.
2. «Все» — Excel покажет (восстановит) все строчки.
3. «1-ые 10» — Excel покажет 1-ые 10 записей. При выбирании этого пт раскроется новое окно, в котором можно указать число записей, избрать, какие из их демонстрировать (самые большие либо меньшие), также установить ограничение на количество отображаемых записей.
4. «Условие» — тут юзер может без помощи других сделать 2 аспекта отбора данных, объединяя их ординарными операторами И, ИЛИ.
5. Хоть какой из частей. Тут можно избрать хоть какое значение, которое находится в колонке. К примеру, если столбец состоит из наименований продуктов, то в списке частей будут указаны полностью все продукты. Юзер может указать хоть какой из их.
6. «Пустые» и «Непустые» — Excel покажет пустые (либо непустые) ячейки. Данная функция возникает лишь в том случае, если в столбце есть незаполненные поля.

Пример сотворения автофильтра данных Excel

Чтоб удалить фильтр из одной колонки, необходимо кликнуть в списке частей на пункт «Все». Если необходимо отменить его для всей таблицы, нужно избрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Показать все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его пуск.

Расширенный фильтр

Пример сотворения расширенного фильтра — нужно задать спектр начальных данных, фильтров и спектр, куда помещаются отфильтрованные данные

2-ой вариант фильтрации предоставляет юзеру больше способностей для отбора нужных данных.Чтоб запустить расширенную опцию, нужно сделать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет спектр критерий. Потом нужно заполнить этот спектр аспектами отбора. Но здесь принципиально придерживаться правил: если необходимо, чтоб значения отбирались по двум характеристикам (например, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строчку; если же аспекты будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машинки либо размер мотора), тогда они записываются в различные строчки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование продукта и количество. Всего продуктов 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. Опосля того как будет скопирована шапка, можно сделать условие, к примеру, показать продукты, количество которых меньше либо равно 15. Другими словами под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» нужно написать <=15. Потом нужно запустить расширенный фильтр, указать начальный спектр (начальная таблица), спектр критерий (таблица, где обозначено «кол-во <=15») и надавить «ОК». Начальная таблица поменяется: сейчас здесь будут отображены лишь бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таковым образом, механизм работы фильтрации в Microsoft Excel должен быть понятен. Сиим методом можно отбирать любые элементы из базы данных, как большенный она бы ни была. Таковая процедура поможет упростить работу юзера с большенными размерами данных.

Применение расширенного фильтра в Excel

Excel славится своим весьма богатым функционалом. Фильтрация данных – одна из самых фаворитных функций данной программки. Непременно, большая часть юзеров с ней знакомы и интенсивно употребляют ее при работе с большенными документами. Но, далековато не все догадываются о наличии расширенных способностей данной функции.

Из этого управления вы узнаете о способностях расширенного фильтра в программке Эксель, также научитесь использовать этот нужный инструмент.

Применение расширенного фильтра

Итак, у нас есть таблица с данными, которые требуется отфильтровать.

Для того, чтоб применить инструмент расширенного фильтра необходимо выполнить последующие шаги.

1. Сперва будет нужно сделать вторую вспомогательную таблицу с критериями фильтра. Для ее сотворения нужно скопировать шапку начальной таблицы и вставить во вспомогательную.
   Для наглядности поместим доп таблицу сверху, рядом с главный. Также пометим ее, залив иным цветом (это делается для большей наглядности и не непременно). Вспомогательную таблицу можно поместить полностью в любом месте документа, при этом, совсем не непременно, чтоб она была на том же самом листе, где размещается основная таблица.
2. Потом приступим к наполнению вспомогательной таблицы данными, которые потребуются для работы. А необходимы нам значения из главный таблицы, по которым нужно отфильтровать данные. В нашем случае, мы желаем отобрать информацию по женскому полу и виду спорта – теннис.
3. Когда вспомогательная таблица готова, можно приступать к последующему шагу. Поместив курсор на всякую ячейку исходной либо вспомогательной таблицы, в основном меню программки кликните по вкладке «Данные», изберите из открывшегося блока инструментов “Фильтр” пункт “Добавочно”.
4. В итоге обязано показаться окно с опциями расширенного фильтра.
5. У данной функции есть два варианта внедрения: «Скопировать результаты в другое пространство» и «Фильтровать перечень на месте».Как можно осознать из заглавий, эти функции отвечают за то, каким образом будет выводится отфильтрованная информация. В первом варианте данные будут выведены раздельно в обозначенном вами месте документа. Во 2-м – конкретно в начальной таблице. Избираем пригодный вариант (в нашем случае оставляем фильтрацию на месте) и двигаемся далее.

Как отменить расширенную фильтрацию

1. Для того чтоб отменить расширенную (равно как и всякую другую) фильтрацию, перейдите во вкладку “Основная”, в блоке инструментов “Фильтр” нажмите клавишу «Очистить».
2. Также, очистить фильтр можно и иным методом. Перейдите во вкладку “Основная”, щелкните по разделу “Редактирование”, дальше раскройте перечень “Сортировка и фильтр” и изберите пункт “Очистить”.
3. Если вы сделали отдельную новейшую таблицу с отфильтрованными данными в новеньком месте, чистка фильтров не удалит ее, и создать это необходимо будет вручную.

Заключение

Итак, мы пошагово разобрали, каким образом воспользоваться расширенной фильтрацией данных в таблице Эксель. Для этого нам всего только будет нужно новенькая вспомогательная таблица с критериями фильтрации. Невзирая на то, что данный метод несколько труднее обыкновенной фильтрации, он дозволяет сходу отфильтровать данные по нескольким параметрами, что в определенных ситуациях является главным аспектом удачного выполнения поставленной задачки в программке Excel.

Расширенный фильтр в Excel

Расширенный фильтр поэтому так и именуется, что владеет расширенными и вправду бескрайними и неповторимыми по сопоставлению с автофильтром способностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в данной статье.

. мы тщательно разглядим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части инфы от взгляда юзера с целью облегчения восприятия оставшейся части либо для вывода на печать лишь избранных записей базы данных.

Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно. Пределом способностей этого инструмента является лишь фантазия юзера!

Вы читаете 4-ый пост в цикле статей о разработке баз данных в MS Excel и организации обработки инфы.

Фильтр №2 – расширенный фильтр!

Для начала работы нужно сделать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся аспектами отбора расширенного фильтра. (Время от времени удобнее такую таблицу расположить на новеньком листе.)

Помните, при разработке примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они пригодятся позднее при анализе данных? Это время пришло.

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую сначала действовать шаблонно, не задумываясь о задачках, которые предстоит решать. Копируем все заглавия столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к главный работе.

Для размеренной и безошибочной работы фильтра меж таблицей критериев отбора и таблицей базы данных непременно обязана быть хотя бы одна пустая строчка!

Продолжим учить расширенный фильтр в Excel, решая практические задачки на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Задачка №5:

Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

1. Записываем параметр фильтрации – слово «опора» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

2. Активируем («встаем мышью») всякую ячейку снутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое наполнение окошка «Начальный спектр» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через основное меню программки. Избираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на скриншоте, расположенном ниже этого текста.

Расширенный фильтр дозволяет фильтровать перечень на месте, но может и скопировать итог фильтрации в другое, обозначенное юзером пространство.

5. Итог работы расширенного фильтра – на последующем скриншоте. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «опора» в столбце «Изделие» — задачка выполнена.

Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

Правила совместной «работы» нескольких критерий отбора

Расширенный фильтр в Excel дозволяет выполнить отбор по разным очень сложным сочетаниям критерий фильтрации. Можно задать несколько различных критерий для нескольких столбцов, можно задать несколько критерий для 1-го столбца либо задать характеристики отбора формулой – вариантов весьма много!

Но основных правил — всего два! Все другие случаи — разные сочетания этих 2-ух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном либо нескольких различных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру демонстрировать строчки, для которых производятся сразу все без исключения эти условия. (Характеристики отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на различных строчках в одном либо нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру демонстрировать все строчки, для которых производится хотя бы одно из этих критерий. (Характеристики отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Потому что последовательность действий юзера при включении расширенного фильтра мы детально разглядели в прошлом примере, то дальше будут показаны лишь условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задачка №6:

Отфильтровать информацию о пластинках массой наименее 0,1 тонны по всей базе.

В итоге работы расширенного фильтра показаны все пластинки базы данных, имеющие массу наименее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задачка №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинках, а так же о иных всех изделиях массой наиболее 1 тонны.

Задачка решена – показаны записи обо всех пластинках базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены деяния расширенного фильтра нужно выполнить команду головного меню программки Excel «Данные» — «Фильтр» — «Показать все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля правильности указания начального спектра базы данных и спектра таблицы критерий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

А именно, в крайнем примере нужно указать: «Спектр критерий: $A$1:$F$3»!

Если в спектре критерий либо в вашей базе окажутся на сто процентов пустые строчки, то расширенный фильтр работать не будет!

Итоги.

При вводе критерий поиска можно употреблять принятые знаки подстановки и математические знаки:

• * — хоть какое количество всех знаков
• ? – один хоть какой знак
• = — равно
• < — меньше
• > — больше
• <= — меньше либо равно
• >= — больше либо равно
• <> — не равно

Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Аспекты отбора постоянно перед очами юзера в виде таблицы критериев отбора, что, непременно, весьма комфортно.

Если записей весьма много, а в настоящих базах данных неповторимых записей тыщи, то отфильтровывать нужные становится проблематично при помощи автофильтра, потому что в выпадающем перечне приходится воспользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недочета.

«Поколупайтесь» без помощи других в способностях этого инструмента — он стоит того, чтоб в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы неоднократно перекроет издержки времени потраченного на исследование!

Продолжение темы хранения и управления большенными размерами инфы — в последующих статьях цикла.

Прошу уважающих труд создателя подписаться на новости статей в окне, расположенном в конце каждой статьи либо в окне вверху странички!

Почетаемые читатели, вопросцы и замечания пишите в комментах понизу странички.