Трюк №14. Предотвращение распухания рабочей книжки Excel

Вы когда-нибудь замечали, что рабочая книжка возрастает в размере с пугающей скоростью без какой-нибудь тривиальной предпосылки? Это происходит по нескольким причинам, и мы хотим предложить решения, помогающие вашим книжкам похудеть.

Бывало ли с вами такое, что из-за переедания случались задачи пищеварения? Распухание книжки в Excel весьма похоже на такую ситуацию. Распухание рабочей книжки — это термин, обозначающий ситуацию, когда в книжке изготовлено так много и она возросла до такового размера, что не может верно работать.

Мы проверили размер обычной книжки, содержащей довольно много данных. Лишь с данными размер файла книжки был равен 1,37 Мбайт. Потом мы добавили сводную таблицу, которая ссылалась на четыре полных столбца начальных данных, и увидели, что размер файла значительно возрос — до 2,4 Мбайт. Добавьте еще мало форматирования, и размер обычной книжки вырастет фактически в два раза опосля выполнения всего только нескольких действий.

Одна из более нередко встречающихся обстоятельств распухания файла, в особенности в ранешних версиях Excel, — это наложение форматирования на столбцы либо строчки полностью, а не только лишь на применяемый спектр данных. Иная причина — это ссылки на полные столбцы как на источники данных для диаграмм и сводных таблиц, а не только лишь на ячейки с фактическими данными. Чтоб поправить эти ошибки, пригодится исключить излишнее форматирование и ограничить источники данных лишь подходящими спектрами ячеек.

Устранение лишнего форматирования

1-ый шаг при устранении лишнего форматирования — это вычисление ячейки, где завершаются данные на рабочем листе, другими словами правого нижнего угла таблицы данных. Не полагайтесь на команду Правка → Перейти → Выделить → Последнюю ячейку (Edit → Go To → Special → Last Cell), потому что она приведет вас к крайней ячейке, содержащей форматирование, а не фактические данные. Вручную найдите последнюю ячейку с фактическими данными, выделите строчку сходу же за ней. Удерживая клавиши Ctrl и Shift, жмите на клавиатуре стрелку вниз, чтоб выделить все строчки ниже, и изберите команду Правка → Очистить → Все (Edit → Clear → All), чтоб очистить их.

Сейчас примените ту же логику к ненужному форматированию в столбцах. Найдите ячейку в крайнем столбце, содержащем данные, и щелкните клавишу столбца справа. Удерживайте сочетание кнопок Ctlr+Shift и жмите на клавиатуре стрелку на право, чтоб выделить все другие столбцы справа, а потом очистите их командой Правка → Очистить → Все (Edit → Clear → All).

Если у вас есть макросы, то сейчас нужно обратиться к модулям, в которые помещен код макросов. Это довольно резвый, безболезненный и тривиальный процесс, который включает экспорт всех модулей и пользовательских форм UserForm на твердый диск, удаление имеющихся модулей и форм, сохранение и импортирование лишь что экспортированных модулей.

Чтоб создать это, перейдите в редактор Visual Basic и в окне Project Explorer правой клавишей мыши щелкните любой модуль и изберите команду Remove Module1 (считайте, что заместо Module1 стоит имя хоть какого вашего модуля). Когда покажется сообщение с вопросцем, необходимо ли экспортировать модуль перед удалением, ответьте Yes и запомните путь, куда будут экспортированы модули.

Сделайте это для всех модулей по очереди, также для всех форм UserForm, которые у вас могут быть. Не запамятовывайте личные модули вашей книжки и листов, если в их также содержится код. Окончив, сохраните рабочую книжку. Потом изберите команду Файл → Импорт (File → Import File) и импортируйте все модули и формы UserForm назад в рабочую книжку. При всем этом будет сотворен текстовый файл для всякого модуля и удалено все избыточное, что может содержаться в модулях.

В сети можно отыскать несколько бесплатных утилит, которые до некой степени автоматизируют эту задачку, но мы встречались со вариантами, когда такие утилиты лишь усложняли код, увеличивая размер файлов. Если вы все таки применяете подобные утилиты, постоянно поначалу сохраняйте запасную копию книжки, потому что создатели утилит не несут ответственности за утрату данных.

Настройка источников данных

Если опосля выполнения прошлых действий вы все таки убеждены, что размер файла очень большенный, можно проверить ссылки на неиспользуемые ячейки в сводных таблицах (PivotTable) и сводных диаграммах (PivotChart). Это в особенности касается сводных таблиц, потому что юзеры нередко делают ссылки на все 65 536 строк, чтоб избежать обновления диапазонов вручную опосля прибавления данных. Если это ваш вариант, используйте динамические именованные спектры [Трюк № 42] для источников данных.

Чистка покоробленных книжек

Если вы все так же считаете, что ваша книжка очень большая, может быть, эта книжка либо составляющие ее листы повреждены. К огорчению, определение точки повреждения просит выполнить процесс исключения вручную.

Для всякого листа: удалите лист, сохраните книжку и проверьте размер файла, выбрав команду Файл → Характеристики → Общие (File → Properties → General). Если размер файла значительно уменьшился, беря во внимание количество данных на удаленном листе, то вы, возможно, отыскали пространство повреждения.

Чтоб поменять в книжке покоробленный лист, сделайте новейший лист, вручную выделите данные на покоробленном листе, вырежьте (не копируйте!) и вставьте их на новейший лист. Удалите покоробленный лист из книжки, сохраните ее и повторите процесс.

Файл автокад много весит

Сборка личных опций, инструментов, заметок для работы в Автокаде просто и непосредственно

Все мы не раз сталкивались с чрезвычайно огромным весом файлов автокада. На техническом уровне в файле автокада(dwg) нарисован маленький обьем, а файл весит за 10Мб. В особенности приметно когда происходит копирование из 1-го файла в иной «полосы», но копирование может занимать 15 минут и наиболее. Спрашивается чем автокад занимается эти 15 минут.

Автокад при копировании «полосы» может захватить типы полосы, шрифты, блоки и типовые блоки. Рядовая команда _PURGE не помогает т.к. типы линий переносятся в раздел памяти файла как главные и _PURGE их не чистит. Чтоб вынести из перечня главных в доп (для следующего удаления) употребляется последующая команда:

(dictremove (namedobjdict) «ACAD_DGNLINESTYLECOMP»)

Копируем данную команду в командную строчку и применяем команду нажав Enter .

Это удалит словарь библиотеки из файла, и все типы линий станут перед нами в качестве перечня блоков.

Далее повторно применяем команду _PURGE

ps ссылок на первоисточник нет, но спасибо создателям команды за этот превосходный костыль, размер файла может уменьшиться на порядок!

psps само собой очевидно, перед схожими операциями нужно сохранять запасную копию искомого файла

Явное и неописуемое в ОВиК

Хватило нам на старости Scalecleanup и TotalPurge утилит
.
Так к тому же в AutoCAD 2012-2014 возникли DGN стили линий, которые забивают файл до неблагопристойных размеров. Ни Purge, ни Audit, ни Scalelistedit не помогают.

Совершенно все процедуры чистки чертежей, которые животрепещущи на реальный момент, описаны некоторым южноамериканским инженером Стивеном Коста (похож на мормона) тут: http://blog.microsolresources.com/2013/08/23/autocad-large-file-size-problem/

Здесь можно скачать файл, который полностью пустой, а весит 8 МБ. Поиграйтесь обычными средствами и вы поймете, что обыкновенными командами AutoCAD с ним ничего не сделаешь. Нет ни 1-го объекта в модели, ни 1-го объекта на листах. Лишь через команду STATUS можно узреть, что большущее количество объектов висит в теле чертежа (около 200 тыс. штук).

Спасибо разрабам из Autodesk, которые сами делают задачи и сами их решают.

1.Берем файлы тут, распаковываем в какую-нибудь несистемную папку, к примеру в «Мои документы». Это весьма принципиально!

Для AutoCAD 2013, 2014 берем файл тут:
http://usa.autodesk.com/adsk/servlet/ps/dl/index?site >2.Описание процедуры чистки тут: http://images.autodesk.com/adsk/files/AutoCAD_2012_DGN_Hotfix_Readme0.pdf ну и ниже на величавом российском:
Выделяем любой файл из архива, правая клавиша, характеристики.Дальше «разблокировать»:

У меня файл разблокирован, потому данной нам клавиши уже нет.
4.Опосля разблокировки перемещаем эти файлы в папку с системными файлами
5.Запускаем , открываем файл, который необходимо почистить
6.Набираем команду NETLOAD
7.Избираем файл DgnLsPurge.dll
8.Набираем команду DGNPURGE, чистим. Процедура чистки занимает около 10 минут на файл, что критично в неких вариантах… Рекомендую, если работаете по сети, скопировать файл для себя на рабочую станцию.
9.Набираем команду PURGE, чистим
10.Дальше в данной нам сессии продолжаем очистку других чертежей.
11.В новейшей сессии Автокада пункты 5-9 необходимо повторять по новейшей. Можно прописать функцию, чтоб запускалась автоматом.
К примеру, до очистки:

Итог очистки:

Итог:

НУ вот как-то так. Фортуны в нашем нелегком деле!

Если в процессе работы в AutoCAD вы увидели, что размер файла вашего чертежа стал неоправданно возрастать, то следует направить внимание на опции программки, стиль работы, применяемые инструменты и данные. Ниже привожу перечень советов, который дозволит решить вопросец огромных DWG-файлов.

Формат файла dwg

Сохранение файла в формате наиболее старенькых версий AutoCAD (к примеру, при работе в AutoCAD 2014 сохранять в формате AutoCAD 2000) приводит к тому, что файлы растут в размерах. Это происходит из-за того, что объекты, поддерживаемые современными версиями (аннотативные масштабы, параметрические зависимости и пр.) при сохранении в формате наиболее старенькой версии преобразуются в набор обычных объектов, а это ведет к повышению размера файла.

Сохранение иконок подготовительного просмотра

В любом файле dwg по-умолчанию создается изображение для подготовительного просмотра, которое отображается в системе, к примеру при выбирании файла в проводнике Windows

Переменная THUMBSIZE отвечает за размер рисунки подготовительного просмотра. По дефлоту ее значение равно 3, что соответствует размеру 512 х 512. Повышение размера изображения приведет к безосновательному росту размера файла. К примеру, при наивысшем значении переменной равным 8, размер изображения будет составлять 2560 х 2560, т.е. размер файла возрастет приблизительно на 70 кб. Если нет необходимости в использовании подготовительного просмотра, то можно отключить создание картинок, установив значение 0.

Резвое сохранение чертежа

При любом сохранении чертежа AutoCAD проводит или резвое сохранение (в файл дописываются только конфигурации), или полное сохранение (файл на сто процентов перезаписывается). Процент стремительных сохранений устанавливается переменной ISAVEPERCENT. Механизм стремительных сохранений работает так: переменная ISAVEPERCENT устанавливает очень допустимый размер устаревшей инфы, хранимой в файле рисунка, при стремительных сохранениях его конфигураций. Опосля заслуги данного значения AutoCAD делает полное сохранение заместо пошагового. При всем этом часть устаревшей инфы удаляется из файла рисунка. Т.е. чем меньше процент, тем меньше будет размер файла dwg, но при всем этом будет почаще проводится полное сохранение, которое по-времени производится еще подольше, чем резвое. Для оптимизации производительности следует установить значение 50. Значение 20 и ниже существенно понижает производительность системы при сохранении.

Чистка чертежа

Очистите чертеж от неиспользуемых блоков, стилей, слоев и иных данных при помощи команды Очистить (_PURGE)

Удаление всех неиспользуемых объектов приведет к понижению размера файла

Подчистка чертежа

При помощи команды ПОДЧИСТИТЬ (_OVERKILL) можно удалить из чертежа повторяющиеся геометрические объекты, перекрывающиеся полосы, дуги и полилинии, что также приведет к понижению размера файла. Подробнее о подчистке я уже писал тут.

Внедрение аннотативных масштабов

Существенное повышение размера файла может быть в этом случае, если вы используете аннотативные масштабы и сохраняете чертеж в формате AutoCAD 2007 и наиболее поздней. AutoCAD 2007 не поддерживает масштабы инстракций, потому при сохранении чертежа в его формате принципиально установить значение переменной SAVEFIDELITY. Если оно будет равно 0, то данные о масштабах не будут сохранены и не будет способности их использования, если равно 1, то сохранения личных представлений аннотативных объектов для всякого масштаба. Отдельные объекты сохраняются на слоях, применяемых для организации объектов 1-го и такого же масштаба. Таковой размер лишней инфы ведет к повышению размера файла.

Внедрение файлов DGN

Если вы используете в чертеже геометрию, импортированную из файлов DGN (Microstation), то она может приводить к значительному повышению размера файла dwg. Удалить неимпользуемые данные, пришедшие из файлов DGN можно в AutoCAD 2014 с установленным пакетом исправлений и в AutoCAD 2015 при помощи команды Очистить (_PURGE).

К огорчению, всепригодного совета нет и в любом определенном случае нужно употреблять тот либо другой метод, а может и несколько методов.

Почему excel файл много весит

Представим, у вас есть большая книжка, содержащая несколько листов, и сейчас вы желаете выяснить размер всякого листа, чтоб найти, какой лист необходимо уменьшить. Есть ли какие-нибудь резвые методы совладать с данной нам задачей?

• Повторное внедрение чего же угодно: Добавляйте более нередко применяемые либо сложные формулы, диаграммы и все другое в избранное и стремительно используйте их в дальнейшем.
• Наиболее 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строчки; Извлечь либо удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
• Инструменты слияния : Несколько книжек и листов в одну; Соединить несколько ячеек / строк / столбцов без утраты данных; Соедините повторяющиеся строчки и сумму.
• Поделить инструменты : Разделение данных на несколько листов зависимо от ценности; Из одной книжки в несколько файлов Excel, PDF либо CSV; От 1-го столбца к нескольким столбцам.
• Вставить пропуск Сокрытые / отфильтрованные строчки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электрические письма нескольким получателям массово.
• Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к хоть каким листам; Сортировать по неделькам, денькам, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
• Наиболее 300 массивных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Обычное развертывание на вашем предприятии либо в организации.

Проверьте размер всякого рабочего листа при помощи кода VBA

Умопомрачительный! Внедрение действенных вкладок в Excel, таковых как Chrome, Firefox и Safari!

Сберегайте 50% собственного времени и сокращайте тыщи щелчков мышью любой денек!

При помощи последующего кода VBA вы сможете стремительно получить размер всякого рабочего листа в собственной книжке. Пожалуйста, сделайте так:

1. Удерживайте ALT + F11 ключи, и он открывает Окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. Нажмите Вставить > Модульи вставьте последующий код в Окно модуля.

Код VBA: проверьте размер всякого листа в книжке </ p>

3. Потом нажмите F5 ключ для выполнения этого кода и новейший рабочий лист с именованием KutoolsforExcel будет вставлен в текущую книжку, которая содержит имя всякого рабочего листа и размер файла, а единицей измерения является бит. Смотрите снимок экрана:

Проверьте размер всякого рабочего листа при помощи Kutools for Excel

Если у вас есть Kutools for Excel, С его Поделить книжку утилиту, вы сможете поделить всю книжку на отдельные файлы, а потом перейти в определенную папку, чтоб проверить размер всякого файла.

Kutools for Excel включает наиболее 300 комфортных инструментов Excel. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 30 дней. Получить на данный момент.

Опосля установки Kutools for Excel сделайте последующие деяния:

1. Откройте книжку, в какой вы желаете проверить размер всякого листа, и нажмите Предприятие > Рабочие инструменты > Поделить книжку, см. скриншот:

2. В Поделить книжку диалоговое окно, проверьте все рабочие листы и нажмите Трещинка клавишу, а потом укажите папку для размещения файлов новейшей книжки. Смотрите снимки экрана:

3. И потом любой рабочий лист вашей текущей книжки будет сохранен как отдельный файл Excel, вы сможете перейти в свою определенную папку, чтоб проверить размер каждой книжки.

3 метода уменьшить размер документа в MS Word

Не достаточно кто волнуется о размере файлов Microsoft Word: по сопоставлению с играми и видеороликами они фактически не занимают места. Но если вы публикуете документ на каком-нибудь веб-сайте либо отправляете его по почте, да ещё и с неспешным вебом, то на счету любой кб. Вот три метода уменьшить размер Word-документа.

1. Сохраняйте в формате DOCX

Начиная с версии 2007 года животрепещущим форматом Microsoft Word считается DOCX, а не DOC. Единственная причина воспользоваться крайним — необходимость открывать документы в старенькых текстовых редакторах.

Одно из преимуществ DOCX — наименьший размер документа. DOC-файл размером в несколько мб в формате DOCX занимает всего несколько сотен кб.

Чтоб преобразовать документ из старенького формата в новейший, нажмите «Файл», изберите «Конвертировать» и нажмите ОК. Опосля этого сохраните документ как отдельный файл.

2. Сжимайте рисунки

До этого чем вставить изображение в Word-файл, сожмите его в отдельном графическом редакторе. По другому в документ оно попадёт в начальном виде и будет занимать много места.

Не следует просто копировать рисунки в документ — лучше вставлять их в легковесном формате JPG, используя функцию «Вставка» → «Картинки».

Во время сохранения документа можно надавить «Сервис» рядом с клавишей «Сохранить» и избрать «Сжать картинки». Так вы можете указать единое свойство для всех изображений.

В Telegram-канале «Лайфхакер» лишь наилучшие тексты о разработках, отношениях, спорте, кино и многом другом. Подписывайтесь!

В нашем Pinterest лишь наилучшие тексты о отношениях, спорте, кино, здоровье и многом другом. Подписывайтесь!

3. Удаляйте интегрированные шрифты

Если в Word-файле есть пользовательский шрифт, не установленный на компе, то он будет смотреться не так, как должен. К тому же документ будет занимать больше места.

Избавьтесь от таковых шрифтов. Нажмите «Файл» → «Характеристики» и во вкладке «Сохранение» уберите галочку «Ввести шрифты в файл».