9 обычных, но принципиальных лайфхаков по работе с Гугл Таблицами

Были времена, когда «эксель» считали только размером одежки, а бухгалтера пересчитывали сметы за электрическими таблицами на калькуляторе. На данный момент же решения строятся на всестороннем анализе цифр, а Big Data издавна стали мировым трендом. Ну и работа в Гугл Spreadsheets издавна стала нормой и повседневностью. Вот лишь почти все ограничиваются общими познаниями о их, не вникая поглубже в способности. Так возникают стереотипы о том, что Гугл Spreadsheets — это трудно, нудно и лучше с ними дела излишний раз не иметь.

Основоположник Ringostat Александр Максименюк — реальный поклонник Гугл Spreadsheets и понимает о таблицах чуток наиболее, чем все. С его подачи (также просто поэтому, что это весьма комфортно) мы работаем в Spreadsheets повсевременно: составляем медиапланы и отчеты, строим прогнозы, графики и дашборды различных уровней. За время работы у нас накопилось приличное количество лайфхаков, частью из которых мы делимся в данной для нас статье.

1. Нейминг

Почти все запамятывают прописывать наименования документов либо относятся к данной для нас части работы, как персонаж известного мульта: «И так сойдет!». Документов становится больше и вот уже команда тонет в хаосе безымянных файлов, выискивая единственный подходящий.

Именуйте документы так, чтоб сходу отыскать подходящий, стукнув кулаком по клавиатуре в четыре часа утра опосля бурной вечеринки. Шуточка, естественно, но прописать главные слова в заглавии таблицы будет совершенно не излишним. У нас в Ringostat таковой шаблон дизайна заглавий:

Что в документе / Для чего он нужен / Кому он нужен / Главные слова

К примеру, если оформить документ так, его можно будет отыскать, вбив в поиске хоть какое слово, связанное с таблицами и оформлением:

2. Жаркие клавиши

Совет «используйте жаркие клавиши» так тривиален, что его дают даже тренеры личного роста и тайм-менеджмента. Доведенное до автоматизма внедрение жарких кнопок сберегает время и просит наименьшей концентрации внимания, чем поиск подходящей функции в меню и выпадающих окнах. Если вы пока не освоили жаркие клавиши, начните со перечня ниже. А если уже встали на путь работы без мышки, все равно пробегитесь по списку из справки, там много полезного.

3. Оформление

Закрепите «шапку» таблицы. Если информация не помещаются на одном экране, юзеру приходится скролить туда-обратно в поисках строчки либо столбца, описывающих данные. Это беспристрастно неловко и нерационально. Потому изберите в меню «Вид — Закрепить» и настройте строчки и столбцы, которые не будут пролистываться.
Настройте сглаживание данных. Тексты стоит сглаживать по левому краю, ведь читаем мы слева вправо. Числа же, напротив, логичнее выстроить по правому краю, чтоб не сбивалась разрядность. К слову, разрядность устанавливается клавишами в меню редактирования.
Удалите излишние ячейки. Для чего нагружать себя «белоснежным шумом» пустых клеток, когда можно просто уменьшить таблицу? Законченная таблица, с четкими границами даст юзеру осознание, что вся нужна информация снутри этих границ и находить данные кое-где ниже либо правее никчемно. Используйте аддон Crop Sheet, чтоб удалить пустые ячейки.

Выделяйте данные цветом. Так вы можете лучше ориентироваться в документе. При всем этом используйте светлые тона, на их фоне лучше видны надписи.

4. Валидация

Если вы работаете с огромным массивом цифр, велика возможность ошибиться по невнимательности. К примеру, если посреди спектра чисел притаится одна ячейка с процентом, таблица не сумеет посчитать формулу.

Во избежание таковых недостатков, используйте проверку данных. Она понадобится как при ручном вводе значений, так и при «подтягивании» инфы снаружи. Чтоб начать валидацию, избираем в меню «Данные — Проверка данных» и настраиваем ее под свои нужды.

Можно запретить любые данные — хоть даты в неверном формате, хоть текст без буковкы «а». При проверке уже заполненных ячеек, валидация показывает на ошибки. Позднее эта функция, зависимо от опции, или перекрывает ввод неправильных данных, или предупреждает о ошибке.

5. Пророчества

В электрических таблицах почти все строится на подсчете, формулах и функциях. Вы наверное знакомы с таковыми формулами как SUM, AVERAGE либо ROUND, потому сейчас мы поведаем нечто наиболее захватывающее.

Интересно почитать: Что такое впр в excel

Функция FORECAST, либо ПРЕДСКАЗ в российской локализации, выстраивает прогноз того, как будут заполнены следующие клеточки, исходя из наполнения прошлых. Машинный подсчет будет несколько груб, но он может описать тенденцию.

Попробуем предсказать изменение аудитории веб-сайта. Для этого возьмем данные о посещении и запишем их рядом с номером соответственного месяца. Добавим еще пару строк для месяцев, которые будем предвещать:

Потом в ячейке B8, где мы желаем узреть данные на будущее, прописываем такую формулу:

ПРЕДСКАЗ — это сама формула;

A8 — это показатель, для которого будет рассчитываться итог формулы;

$B$2:$B$8 — это спектр узнаваемых данных, на базе которых Гугл Spreadsheets составляет прогноз;

$A$2:$A$8 — это независящие данные, в нашем случае — месяца.

Символ $ нужен, чтоб формула не «сползла» в случае переноса.

В итоге таблица указывает, как аудитория веб-сайта вырастет, если продолжать работать в обыкновенном темпе.

6. Диаграммы

В прошлом примере нам довольно было «на глаз» оценить характеристики, чтоб осознать: аудитория вырастает, при том практически умеренно. Но для работы с сотками и тыщами характеристик, беглого взора на числа будет не много. Здесь на помощь приходят диаграммы, которые конвертируют массив инфы в понятную схему.

столбчатые;
линейчатые;
радиальные;
точечные;
географические;
графики;
остальные.

Любая из категорий имеет свои подвиды, есть также инструменты для сотворения блок-схем, лепестковых диаграмм остальных необычных решений.

Чтоб выстроить диаграмму, избираем в меню «Вставка — Диаграмма». Поверх таблицы покажется активное поле элемента, а в правой части экрана раскроется меню «Редактор диаграмм». Изберите наружный вид графика, в поле «Спектр данных» отметьте числа, которые будут отражаться в виде графика, в нашем случае — столбец с количеством гостей. В поле диаграммы возникает голубая линия, иллюстрирующая разницу меж показателями. Значение оси Y автоматом подтянулось, исходя из разряда чисел. В поле «Ось X» избираем столбец с номерами месяцев, опосля чего же на диаграмме возникает сетка координат и можно сориентироваться, какому месяцу соответствует любой показатель.

7. Чек-листы

В Гугл Spreadsheets есть возможность перевоплотить ячейку в чекбокс, по этому таблица становится к тому же чек-листом. Для этого избираем в меню «Вставка — Флаг». К примеру, при подготовке выставочного щита, чекбоксы можно добавить прямо в смету и мониторить готовность к мероприятию в одном документе. Чекбоксы понадобятся и для мониторинга эффективности команды: сотрудники могут записывать недельный план в общую таблицу и отмечать задачки по мере выполнения. А подсчитать продуктивность поможет формула:

ЕСЛИОШИБКА — сама формула.

СЧЁТЕСЛИ — формула подсчета выполненных задач

B1:B5 — ячейки, в каких находятся чекбоксы

«TRUE» — уточнение, что чекбокс должен быть отмечен

СЧЁТЗ — формула подсчета намеченных целей

A1:A5 — ячейки, в которые должны быть вписаны задачки

В итоге таблица сама посчитает, как сотрудник выполнил план

8. Работа с текстом

GOOGLETRANSLATE(текст; язык_оригинала; язык_перевода) — Переводит текст с 1-го языка на иной.
PROPER(текст) — конвертирует 1-ые буковкы слов в большие.
LOWER(текст) — конвертирует буковкы данной ячейки в нижний регистр.
UPPER(текст) — конвертирует буковкы данной ячейки в верхний регистр.
ISMAIL(текст) — инспектирует, является ли обозначенный текст адресом электрической почты.
TRIM (текст) — инспектирует на наличие двойных пробелов и удаляет излишние.
LEN ([ячейка_с_текстом]) — считает длину текста в знаках с пробелами.

9. Магическая ARRAYFORMULA

Если формула повторяется во всем столбце, юзер, обычно, растягивает ее на подходящую длину вручную. Но есть наиболее обычный метод — ARRAYFORMULA. Вписываем ее в первую ячейку, избираем спектры для подсчета, и она выдаст итог в соответственных ячейках:

Используйте эти хаки и вы полюбите Гугл Spreadsheets так же, как любим их мы 🙂

Как работать с Гугл Таблицами: полное управление

Гугл Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда лишь из браузера Chrome. В данной для нас статье мы научим вас воспользоваться Гугл Таблицами и поведаем о их функционале.

Интересно почитать: Сортировка эксель по алфавиту

Как работать с Google Таблицами

Изучаем панель инструментов

Чтоб сделать документ-таблицу в Гугл Sheets, довольно надавить на блок с плюсом либо избрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.

Вы окажетесь в сделанном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы на данный момент и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в любом из которых находится от одной до 5 опций. Левый последний блок содержит инструменты:

Отмена деяния.
Повтор деяния.
Печать документа.
Копировать форматирование (аналог функции «Формат по эталону» в Excel).

Во 2-м слева блоке есть только один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и наращивает зрительный размер документа. Аналогичную функцию делает сочетание кнопок CTRL и «+» либо «-» (на Mac OS заместо CTRL жмите CMD).

В 3-ем блоке можно поменять формат данных. К примеру, избрать валютный, денежный, денежный, процентный, временной и остальные форматы. Тут же можно уменьшить либо прирастить число символов опосля запятой.

4-ый и 5-ый блоки разрешают выбирать шрифт и его размер.

6-ой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:

Полужирный.
Курсив.
Зачеркнутый.
Цвет текста.

Клавиши седьмого блока используются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы либо объединение ячеек.

В восьмом блоке размещаются инструменты для сглаживания текста, его переноса либо поворота.

Девятый блок содержит 5 нужных опций:

Вставить ссылку.
Добавить комментарий.
Сформировать диаграмму.
Фильтровать.
Применить формулу.

В десятом блоке находится клавиша для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.

Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки ввысь. Он дозволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, опции доступа и оставлять лишь панель инструментов.

Понизу таблицы есть доборная панель. Тут создается новейший лист либо раскрывается перечень уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку возникает меню, через которое можно сделать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.

Что можно созодать с отдельными элементами в Гугл Таблицах

Работайте с элементами таблицы с помощью пт «Поменять», или через контекстное меню. Тут можно добавлять новейшие ячейки, столбцы и строчки, также удалять, вставлять либо скрывать. Поначалу выделите элемент, который желаете отредактировать либо удалить. Потом нажмите на пункт «Поменять» и изберите нужную операцию. Или вызовите контекстное меню правой клавишей мыши.

В Гугл Sheets, как и в Excel, можно закреплять строчки и столбцы таблицы. Для чего же это необходимо? Для удобства. Представим, у вас документ, который состоит из сотен либо тыщ строк. При скроллинге заглавия уходят ввысь за границы экрана и становится неясно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строчки с заголовками, то они постоянно будут на виду. Чтоб закрепить строчки либо столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и изберите пригодный для вас параметр.

По мере необходимости все элементы таблицы можно двигать и поменять местами. Для этого выделите ячейку, строчку либо столбец, который желаете переместить, нажмите на пункт «Поменять» в меню, укажите необходимое для вас действие.

Если переместить элемент таблицы необходимо на случайное пространство, просто перетащите его. Выделите ячейку, строчку либо столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор воспримет форму руки. Потом зажмите левую клавишу мыши и перетащите ячейку, строчку либо столбец туда, куда для вас нужно.

Сортировка и фильтрация данных

Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и оборотном порядке. Если в таблице лишь числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Чтоб не затрагивать строчку заголовков, нажмите на «Сортировка спектра…» опосля того, как выберете подходящую часть документа, и пометьте пункт «Данные со строчкой заголовка». Потом кликните по кнопочке «Сортировать».

Что касается фильтров, они разрешают скрывать в таблице определенные данные, оставляя лишь те, что необходимы на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:

«Сделать фильтр» (сокрытие инфы для всех юзеров).
«Фильтры» => «Сделать новейший фильтр» (фильтрация сведений себе).

Интересно почитать: Ечисло поиск excel

Активируйте фильтр, позже нажмите на его иконку в заголовке строчки. Таковой значок присваивается любому столбцу.

Фильтрация от А до Я и напротив работает аналогично сортировке. Тут же можно избрать разные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на иной.

История конфигураций документов в Гугл Таблицах

Если вы что-то изменили в таблице и позднее нашли, что конфигурации неверны и необходимо возвратить всё, как было, ― не торопитесь переделывать вручную. Гугл Sheets сохраняет все версии документов совместно с данными о создателях и времени конфигураций. Они доступны по клику на надпись: «Все конфигурации сохранены на Диске» либо меню «Файл ― История версий ― Глядеть историю версий».

Тут можно отменить конфигурации и вернуть хоть какой из вариантов. Естественно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.

В Гугл Таблицах еще есть много опций, которые понадобятся хоть какому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и разные дополнения. Изучайте все способности сервиса и делитесь своими впечатлениями с обществом 1C-UMI в соц сетях ― ВКонтакте и Facebook!

Как работать в Гугл Таблицах – пошаговое управление для новичков

Гугл таблицы – что это и как воспользоваться? Как сделать Гугл таблицу? Как закрепить строчку либо столбец? Как создать google таблицу доступной для всех? Как работать с фильтрами? Как сохранить в Excel? Ответим на эти и почти все остальные вопросцы в нашей аннотации для новичков.

Гугл-таблицы – это эволюция традиционного Excel, но не стоит забывать о том, что это продукты различных компаний. Основное преимущество продукта от Гугл – это работа в облаке, которое дает широкие способности совместной работы над документом в режиме настоящего времени. Не надо пересылать файлы и всякий раз мыслить о том, какая из версий свежее. Не надо совершать огромное количество излишний телодвижений (сохранить документ, закрыть его, открыть email, отыскать юзера, переслать ему файл и т.д.). Довольно скопировать ссылку из браузера и переслать здесь же хоть каким комфортным методом, или выслать ссылку на приглашение к совместной работе из встроенного отправщика. Можно созидать правки, вносимые сотрудником, объяснять их и дискуссировать прямо в файле. Создатели Excel (детище Билла Гейтса и компании Microsoft), пробуют не упустить собственных позиций и стараются облагораживать собственный продукт, для чего же ввели интеграцию с облаком OneDrive. Но на практике все это смотрится топорно, приходится совершать больше действий, из-за чего же пропадает скорость и эффективность работы.

Исследовав наш материал, вы станете продвинутым юзером Гугл-таблиц. Для удобства освоения, материал состоит из текста со снимками экрана, также оснащен добавочно видеоуроками. Приступим.

Общие вопросцы работы с Гугл-таблицами

Как сделать Гугл таблицу

Чтоб работать с Гугл таблицами, для вас нужен акк в Гугл. Сделайте почту на gmail и авторизуйтесь.

Введите в поисковик запрос «google таблицы» и кликните на 1-ый веб-сайт в выдаче. Либо сходу перейдите на страничку выбора тарифа. Для выполнения большинства задач довольно будет «Личного тарифа», он бесплатный. Кликните «Открыть Гугл Таблицы».