Создание перечня в Excel

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только лишь создать этот процесс очень резвым, да и унифицировать написание тех либо других слов и определений. Крайнее конкретно касается сотворения так именуемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и наполнения

Списки для сортировки и наполнения, это те списки, элементы которых размещаются в серьезной последовательности, не считая того, они циклически повторяются. Примерами таковых списков являются деньки недельки, месяца года и т.п.

Приложение Excel дозволяет не вчеркивать в ячейки всякий раз последующий денек недельки. Довольно один раз вписать в ячейку, к примеру, пн и выполнить автоматическое наполнение данными следующих строк либо столбцов с помощью мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам необходимо.

Изменять характеристики такового перечня можно в меню списки, которое раскрывается в главных параметрах Excel. Находим клавишу «Поменять списки» и жмем ее. В показавшемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новейшие. Для этого в окне «Элементы перечня» необходимо поочередно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, за ранее выделив нужный спектр.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только лишь вставлять в ячейку лишь заблаговременно определенные значения, да и не дают способности допустить ошибки при написании частей этого перечня. Чтоб в выпадающем окошке возникал список необходимо его за ранее сделать. Это можно создать как на открытом, так и на другом листе книжки Excel.

Создание выпадающего перечня с источником на этом же листе

Чтоб воспользоваться выпадающим перечнем необходимо поначалу этот список сделать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем корректность написания его составляющих. Потом выделяем ячейку либо несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое раскрывается по прохождении последующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне избираем тип данных — список, в строке источник указываем спектр ранее сделанного списка-источника. Можно ввести этот спектр с клавиатуры, но легче это создать, просто выделив его мышью. Опосля нажатия клавиши ОК увидим, около нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш список.

Создание выпадающего перечня с источником на другом листе

Внедрение списка-источника, размещенного на том же активном листе, не совершенно комфортно, так как можно «ненамеренно» поменять его содержимое. Потому лучше этот список «упрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше методом не обойтись, потому что при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на иной лист, чтоб выделить либо найти спектр ячеек начального перечня. В этом случае пользуются предназначением имени начальному списку.

Исполняем это так: создаем список данных на одном листе, потом выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем поочередно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя перечня. Если, за ранее мы не выделили список, то задаем спектр его ячеек.

Перебегаем к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы перечня, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим символ равенства и имя требуемого перечня.

Как скрыть лист с источником перечня

Лист с источниками выпадающих списков лучше открывать как можно пореже, чтобы случаем не внести в него ненадобные конфигурации. Для этого лист можно запаролить и скрыть его отображение. Для того, чтоб упрятать лист необходимо кликнуть по его ярлыку правой кнопкой мыши и в открывшемся списке установок надавить скрыть.

Таковым образом Excel представляет огромные способности по созданию списков, даже по сопоставлению с текстовым микропроцессором Word Office.

Три метода, как в Excel добавить строчки

Иногда, чудилось бы, обыкновенные деяния в программке Excel производятся не совершенно понятным методом. Так, почти все юзеры испытывают некие трудности по мере необходимости добавить новейшую строчку в свою таблицу. Естественно, необходимо отметить, что хоть это действие можно выполнить в несколько кликов мыши, оно несет за собой время от времени совершенно не те последствия, которые были запланированы. Тем наиболее для каждой цели есть собственный способ.

Как вставить строчку в Excel

Всего можно разглядеть три метода вставки новейших строк в табличном редакторе Excel. Они все зависят от преследуемых юзером целей. Так, порядок действий для прибавления строчки меж строк достаточно очень различается от тех, что нужно делать для прибавления строчки в конце таблицы. Конкретно потому нужно разглядеть любой способ, как в Excel добавить строчки, в отдельности, чем мы на данный момент и займемся.

Метод 1: вставка меж строк

Сперва разберемся, как добавить в Excel строчки меж строк, потому что конкретно это действие юзеры создают почаще всего. А производится оно достаточно просто:

1. Установите курсор в той ячейке, над которой для вас нужно добавить новейшую строчку.
2. Нажмите правую клавишу мыши.
3. В показавшемся контекстном меню изберите опцию «Вставить. ». Время от времени бывает и такое, что в меню будет две строчки «Вставить», непременно выбирайте вторую по счету.
4. Покажется новое окно, в котором для вас необходимо указать, что конкретно вы желаете вставить. Соответственно, установите переключатель в положение «Строчку» и нажмите ОК.

Если вы желаете убыстрить процесс вставки строчки меж строк, то можно прибегнуть к использованию жарких кнопок заместо контекстного меню. Дело в том, что окно «Вставить» вызывается нажатием кнопок Ctrl+ «+». Но заметьте, что кнопку «плюс» для вас нужно жать на цифровой панели, которая размещена в правой части клавиатуры. Опосля нажатия жарких кнопок покажется то же самое окно, в котором нужно избрать пункт «Строчку» и надавить клавишу ОК.

Метод 2: вставка в конце таблицы

Мы разобрались, как добавить строчки в Excel меж строк, но при попытке выполнения этих действий с целью сотворения новейшей строчки в конце таблицы юзер потерпит фиаско. Строчка будет добавлена, но она не перенесет форматирование таблицы и будет обособлена от нее. В этом случае придется прибегнуть к неким ухищрениям, о которых и пойдет на данный момент речь:

1. Зажав левую клавишу мыши, выделите самую нижнюю строчку сделанной вами таблицы.
2. Наведите курсор на квадратик, находящийся в нижнем правом углу выделения.
3. Зажмите левую клавишу мыши и протяните это выделение на необходимое количество строк вниз.
4. Отпустите кнопку мыши.

Опосля этого таблица расширится, но юзера данное положение дел может не устроить, потому что совместно с форматированием в новейшие строчки перенесся и текст из крайней строчки. Чтоб это поправить, сделайте последующие деяния:

1. Выделите новейшие ячейки, информацию из которых необходимо убрать.
2. Нажмите правой клавишей мыши по выделению.
3. Из контекстного меню изберите пункт «Очистить содержимое».

Сходу опосля этого весь текст из ячеек будет удален, а форматирование остается.

Метод 3: создание «умной» таблицы

Чтоб работать с таблицей сделалось еще проще, нужно выполнить группировку строк в Excel. Иными словами, сделать «умную» таблицу. Это дозволит не прибегать ко различным ухищрениям, о которых было поведано в прошлом методе. Делается это просто:

1. Выделите всю таблицу.
2. Перейдите на главную вкладку.
3. На панели изберите пункт «Форматировать как таблицу».
4. Из перечня шаблонов изберите понравившийся.

Сходу опосля этого будет сотворена «умная» таблица. Сейчас добавить новейшие строчки можно в ней как в конце, так и в середине. Это был 3-ий метод, как в Excel добавить строчки, он же крайний.

Заключение

Вот мы и разобрались, как в Excel добавить строчки меж строк и в конце таблицы. В особенности охото выделить крайний метод, подразумевающий создание «умной» таблицы. В итоге он облегчит работу с данными в ней в пару раз, что, непременно, является преимуществом.

Как стремительно сделать многоуровневые (каскадные) выпадающие списки в Excel

Мир вокруг нас полон иерархических структур. Часто при разработке форм в Microsoft Excel мы сталкиваемся с задачей организации выбора характеристик, имеющих некоторую иерархию, к примеру, адреса (страна-город-улица-дом), организационная структура компании (департамент – управление – отдел-сотрудник) либо же номенклатура продуктов магазина. Практически любой юзер Excel умеет создавать в ячейке выпадающий список, наиболее продвинутые могут сделать 2-ой, связанный с первым выпадающий список.

А можно ли создавать наиболее сложные системы списков в Excel? По сути да, при этом количество уровней таковых списков ничем не ограничено и определяется лишь вашей потребностью. Разглядим методику, которая дозволяет стремительно и без особенного труда строить многоуровневые выпадающие списки.

Основное преимущество данной методики состоит в том, что приобретенная система является вполне динамической, т.е. в неё можно добавить любые данные, даже целые ветки иерархии, и они автоматом попадут в выпадающие списки.

База методики – организация начальной инфы в «Умных таблицах», т.е. специально структурированных объектах Excel. «Умную таблицу» можно сделать кнопками Ctrl+T либо клавишей Таблица на вкладке Вставка, опосля чего же таблице нужно задать имя (во всплывающей при её выделении вкладки Конструктор). Основное требование – наименования нижестоящих таблиц должны соответствовать элементам вышестоящих . В качестве примера разглядим фрагмент 6-уровневой иерархии продуктов магазина, оформленной в “Умных таблицах”:

Другие данные организуются по такому же принципу. Опосля того, как данные организованы, нужно конкретно сделать выпадающие списки, которые задаются особыми формулами, вводимыми в поле Источник в меню Проверка данных – Список:

Всего вероятны три вида выпадающих списков:

1 уровень (первичный, не связанный ни с чем список)

2 уровень (имеющий одну связь на один вышестоящий выпадающий список: имя таблицы либо имя поля)

3 уровень (имеющий две связи на вышестоящие списки: на имя таблицы и имя поля)

Направьте внимание! Все уровни иерархии моделируются с внедрением этих трёх видов выпадающих списков, сгруппированных в разных композициях.

Итак, вот формулы, которые подставляются в Проверку данных в зависимости от определенной ситуации. Направьте внимание, заместо красноватого текста подставляются конкретно наименования таблиц и полей, а заместо оранжевого – ставится ссылка на выпадающий список вышестоящего уровня:

Выпадающий список 1 уровня:

Сделать список определенных умных таблиц книжки: Таблица1 ; Таблица2 ; Таблица3

Сделать список полей определенной таблицы: =ДВССЫЛ(“ Таблица1 “&”[#Заголовки]”)

Сделать список частей определенного поля определенной таблицы: =ДВССЫЛ(“ Таблица1 “&”[ Поле1 ]”)

Выпадающий список 2 уровня:

Сделать список полей таблицы, избираемой в вышестоящем перечне: =ДВССЫЛ( A1 &”[#Заголовки]”)

Сделать список частей избираемого поля определенной таблицы: =ДВССЫЛ(“ Таблица1 “&”[“& А1 &”]”)

Выпадающий список 3 уровня

Сделать список частей избираемого поля избираемой таблицы: =ДВССЫЛ( A1 &”[“& B1 &”]”)

Как создать выпадающий список в Excel

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут время от времени повторяться, к примеру, заглавие продукта, либо имя сотрудника, то, чтоб не вводить подходящий параметр всякий раз, проще и легче один раз сделать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы разглядим, как создать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем обычный выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в перечне. Сейчас выделим ячейку, в которой сделаем выпадающий список – В2 .

Перебегаем на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных» .

На вкладке «Характеристики» в поле «Тип данных» избираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения разными методами:

1 – вводим значения для перечня вручную, через точку с запятой;

2 – указываем спектр ячеек, в которые введены данные для выпадающего перечня;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой клавишей мыши и избираем из меню «Присвоить имя» .

Далее вчеркните «Имя» для выделенных данных.

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , потом пишем сделанное имя.

Таковым образом, мы сделали обычный выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями необходимо заполнять каждую строчку, то выделите не одну ячейку, а спектр ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего перечня необходимое значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При всем этом мы будем дописывать значения в подходящий спектр, а они будут автоматом добавляться в выпадающий список.

Выделяем спектр ячеек – D1:D8 , потом на вкладке «Основная» жмем «Форматировать как таблицу» и избираем хоть какой стиль.

Подтверждаем размещение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопке «Проверка данных» . В последующем окне, в поле «Источник» , пишем последующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, потому пишу «Таблица1» , если будет 2-ая – «Таблица2» , и так дальше.

Сейчас добавим новое имя сотрудника в наш список: Ирина. В выпадающем перечне оно возникло. Если мы удалим хоть какое имя из таблицы, из перечня оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими перечнями находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам весьма поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку либо спектр ячеек, потом кликаем по кнопке «Проверка данных» .

Перебегаем на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем подходящий спектр ячеек.

Сейчас можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Представим, у нас есть три спектра: имена, фамилии и отчества служащих. Для всякого, необходимо присвоить имя. Выделяем ячейки оного спектра, можно и пустые – в их с течением времени можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем перечне. Кликаем по ним правой клавишей мыши и избираем из перечня «Присвоить имя» .

1-ый называем «Имя» , 2-ой – «Фамилия» , 3-ий – «Отч» .

Создадим очередной спектр, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .

Делаем 1-ый выпадающий список, который будет состоять из наименования диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» избираем «Проверка данных» .

В поле «Тип данных» изберите «Список» , в поле источник – либо введите «=Сотрудники» , либо выделите спектр ячеек, которому присвоено имя.

1-ый выпадающий список сотворен. Сейчас в ячейке F2 сделаем 2-ой список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во 2-м отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» избираем «Список» , в поле источник прописываем последующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Тут Е1 – это ячейка с первым выпадающим перечнем.

По такому принципу можно созодать зависимые выпадающие списки.

Если в предстоящем, необходимо будет вписать значения в спектр, которому задано имя, к примеру, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Сейчас в имени спектра избираем «Фамилия» , и понизу, заместо крайней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. Опосля этого спектр возрастет, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматом будут появляться в выпадающем перечне.